Skicka nyhetsbrev enligt GDPR – regler och samtycke

Nyhetsbrev är ett kraftfullt verktyg för ökad försäljning med relativt låg kostnad. Men hur skickar du nyhetsbrev som följer dataskyddsförordningen GDPR? Många upplever reglerna som krångliga, men det behöver inte vara svårt. Här går vi igenom vad GDPR innebär för nyhetsbrev, hur du samlar in samtycke och hur du enkelt kan skicka godkända utskick till dina kunder.

Letar du efter ett verktyg som kan hjälpa dig att skapa och skicka nyhetsbrev som är godkända enligt GDPR? Testa Paloma och effektivisera din e-postmarknadsföring idag!

Vad är GDPR och varför påverkar det dina nyhetsbrev?

GDPR (General Data Protection Regulation) eller dataskyddsförordningen är en EU-förordning som trädde i kraft 2018. Förordningen ställer tydliga krav på hur personuppgifter får hanteras och på säkerheten kring dessa uppgifter, vilket direkt påverkar hur företag får skicka nyhetsbrev.

Syftet med GDPR

Dataskyddsförordningen ger privatpersoner större insyn i hur deras personuppgifter hanteras, samlas in och lagras. Den ger individer rätt att själva välja hur deras data får användas. GDPR skapar ett starkare skydd för individer och ger dem kontroll över sin personliga integritet och säkerhet.

Vad räknas som personuppgifter enligt GDPR?

En personuppgift är information som kan kopplas till en specifik person. Detta inkluderar bland annat:

• E-postadresser
• Namn
• Personnummer
• IP-adresser
• Bilder

När du samlar mailadresser till ditt nyhetsbrev behöver du därför följa GDPR-reglerna för hantering av personuppgifter.

Samtycke – nyckeln till GDPR-godkända nyhetsbrev

För att kunna skicka nyhetsbrev som följer GDPR måste du ha samtycke från mottagaren. Men alla typer av samtycke räknas inte – det finns specifika krav:

Aktivt samtycke

Samtycket måste vara aktivt – personen måste själv välja att tacka ja till dina nyhetsbrev. Förifyllda kryssrutor eller att personen varken tackat ja eller nej räknas inte som giltigt samtycke enligt GDPR. Mottagaren måste göra ett aktivt val att prenumerera på ditt nyhetsbrev.

Specifikt samtycke

Samtycket måste vara specifikt för det innehåll dina nyhetsbrev handlar om. Om du börjar skicka nyhetsbrev om ett helt annat ämne än vad personen gett samtycke till, måste du be om ett nytt samtycke för just detta innehåll.

Informerat samtycke

När du ber om samtycke för nyhetsbrev måste du ge tillräckligt med information för att personen ska kunna göra ett informerat beslut. Detta inkluderar:

• Hur personuppgifterna kommer att hanteras
• Hur länge uppgifterna sparas
• Syftet med behandlingen
• Vem som är personuppgiftsansvarig

För mer information om vad du måste informera mottagare om när du frågar om samtycke, läs vår guide om GDPR.

Hur du skickar GDPR-säkrade nyhetsbrev

När du väl har ett giltigt samtycke kan du börja skicka nyhetsbrev till dina kunder. Men även själva utskicket måste följa vissa regler:

Tydlig avsändare

Det måste framgå tydligt i ditt nyhetsbrev vem som är avsändaren. Mottagaren ska enkelt kunna identifiera ditt företag som källan till utskicket.

Enkel avregistrering

Varje nyhetsbrev måste innehålla en tydlig och enkel avregistreringslänk. Mottagaren ska när som helst kunna välja att avsluta sin prenumeration utan krångel.

GDPR och nyhetsbrev – vad behöver företag tänka på?

För företag som arbetar med nyhetsbrev finns flera viktiga aspekter att tänka på:

Dokumentera samtycke

Se till att du har ett tydligt samtycke från alla mottagare – ett samtycke som du kan bevisa om det skulle behövas. Detta gäller även för prenumeranter i gamla register. Utan bevisbart samtycke behöver du be om nytt godkännande.

Utbilda personalen

Alla som arbetar på ditt företag bör ha grundläggande kunskap om GDPR-säkerhet och hur det påverkar ert arbete med nyhetsbrev. Medarbetarna ska känna till hur personuppgifter ska hanteras och vilka processer ni följer.

Granska era rutiner

Kontrollera regelbundet att ni inte sparar, samlar in eller hanterar personuppgifter utan rättslig grund. Era processer för hantering av personuppgifter ska vara motiverade och nödvändiga – inte bara baserade på gamla rutiner.

Fördelar med att följa GDPR när du skickar nyhetsbrev till kunder

Att anpassa sig till GDPR ger också flera fördelar för ditt företag:

Bättre struktur och effektivitet

För att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen behöver du ha ordning och struktur i dina register och processer. Detta leder ofta till bättre effektivitet i verksamheten.

Ökat förtroende hos kunderna

När ditt företag kan visa att ni tar säker hantering av personuppgifter på allvar skapar det förtroende hos era kunder. De känner sig trygga med att lämna sina uppgifter till er.

Konkurrensfördel

Att tydligt visa att ditt företag följer GDPR och tar dataskydd på allvar kan bli en konkurrensfördel gentemot andra företag som inte är lika noggranna.

Paloma – verktyget som gör GDPR-anpassade nyhetsbrev enkla

Att hålla koll på alla GDPR-regler för nyhetsbrev kan kännas utmanande. Med Paloma får du en plattform med alla verktyg du behöver för att enkelt skapa och skicka nyhetsbrev som följer GDPR.

Inbyggda GDPR-funktioner i Paloma

Vår plattform har flera funktioner som förenklar arbetet med GDPR-säkerhet:

Samla in e-postadresser med samtycke

Med våra prenumerationsformulär kan du enkelt uppfylla kraven för aktivt samtycke. Lägg till anpassad text om samtycke och all nödvändig information som GDPR kräver.

Automatisk hantering av personuppgifter

Paloma erbjuder tidsinställd radering av icke-nödvändiga adresslistor så att du inte sparar personuppgifter längre än nödvändigt. Registrerade personer kan också enkelt begära att bli borttagna ur alla register.

Fler smarta funktioner i Paloma

• Enkel design av professionella nyhetsbrev
• Färdiga mallar för snabb start
• Segmentering för att nå rätt målgrupp
• Tydlig uppföljning och statistik
• Automatiserade utskick som sparar tid
• Teamsamarbete direkt i plattformen
• Möjlighet att låsa delar av designen för enhetlig stil

Börja skicka GDPR-godkända nyhetsbrev idag

Att följa GDPR-reglerna för nyhetsbrev behöver inte vara krångligt när du har rätt verktyg. Med Paloma får du hjälp att planera, skapa och skicka nyhetsbrev som både följer reglerna och ger resultat.

Behöver du en plattform som hjälper dig med GDPR-säker e-postmarknadsföring? Testa Paloma idag!