Paloma
– verktyget för att skapa seminarier, föreläsningar och seminarieverksamhet

Prova Paloma gratis!
Du förbinder dig inte till någonting. Inga kortuppgifter behövs. Endast två steg för att skapa kontot. Det är allt, mycket nöje!
Guide till bättre nyhetsbrev

Guide till bättre nyhetsbrev

Inledning

Nyhetsbrev via e-post är en av de mest effektiva marknadsföringskanalerna i dag, men hur lyckas man egentligen fixa träffsäkra nyhetsbrev som skapar värde för både dig och mottagaren? Här kan du läsa om hur kommer igång och jobbar smart med företagets e-postmarknadsföring, vilka fällor du bör undvika och vad du bör tänka på för att uppnå bästa möjliga resultat. Du får reda på hur du steg för steg gör en strategisk plan för ditt nyhetsbrev, och konkreta tips kring allt från att ta fram innehåll till att underhålla adresslistan och säkra utskickens leveransbarhet.

Denna guide är baserad på kunskap och erfarenheter vi på Paloma har fått bland annat i samarbetet med våra kunder. Du kan läsa guiden från början till slut, men du kan också dyka ned i och återvända till enskilda avsnitt – därför upprepas också somligt på flera ställen.

Tveka inte att kontakta oss om du har frågor och funderingar!

Varför ska mitt företag ha ett nyhetsbrev?

Nyhetsbrev och e-postutskick är en kostnadseffektiv kanal. Med rätt verktyg kan du effektivt och snabbt ordna utskick till obegränsat antal mottagare. Förutom stärkt kundlojalitet och relation till varumärket kan du använda nyhetsbrev för att driva trafik till webbplatsen, och ökad försäljning.

  • Du bygger lojalitet
  • Din webbplats får fler besökare
  • Responsen är lätt att mäta
  • Lätt att genomföra mätningar och undersökningar
  • Lätt att målgruppsanpassa innehållet
  • Varumärkesbyggandet underlättas
  • Samtycket ger engagerade prenumeranter
  • En utmärkt informationskanal & säljkanal
  • Låg kostnad & hög avkastning på investering.

brev till kunder exempel
Lätt att nå önskad målgrupp

Du kan enkelt sortera dina mottagare i olika segment för att kunna strukturera och anpassa dina budskap till rätt målgrupp. Därefter kan du filtrera dina utskick så att en viss typ av budskap når en önskad målgrupp. Du kommunicerar alltså individualiserat i större grad; med individer snarare än en folkmassa. När du har tillgång till information om vilka prenumeranter som har öppnat vilken länk i brevet blir det ännu lättare att målgruppsanpassa ditt budskap och förfina innehållet.

Bygg varumärke & lojalitet – kom närmare kunderna

Genom e-postutskick med relevant information och innehåll som ger mervärde åt läsarna skapar du ett starkare band till dina kunder. Här har du också möjlighet att positionera ditt företag som expert inom ert område, och därigenom bygga förtroende och lojalitet. Med rätt tonläge och kvalitativt innehåll får gamla och nya kunder en försäkran om att de är i goda händer hos er.

Tips! Om du låter kunderna interagera och vara delaktiga lär du dig mer, och kommer närmare dina kunder. Du kan till exempel infoga en snabbfråga i brevet, där mottagaren snabbt och enkelt svarar på frågor. Frågan kan vara relaterad till brevets innehåll, behov och önskemål och rådande situation i omvärlden. Med snabb återkoppling slipper du undra och gissa hur läget är.

Hög respons till låg kostnad

Skillnaden mellan e-postmarknadsföring och reklam som banners eller direktreklam, är att mottagaren samtyckt till att ta emot informationen. Bara det gör att nyhetsbrev ger mycket högre respons. I kombination med den låga distributionskostnaden gör det e-post till en väldigt effektiv form av marknadsföring för ert företag. Med e-post kan du i princip få idén, skapa innehållet, skicka och få respons – inom en timme. Ingen annan kanal kan konkurrera med e post när det gäller att snabbt nå många mottagare till en låg kostnad.

Är inte folks inboxar överfulla redan som det är?

Faktum är att det ökade informationsflödet är en av anledningarna till att allt fler väljer att använda nyhetsbrev i sin marknadsföring. Genom att skapa bra och relevant innehåll, så kan du spara tid och skapa värde åt dina prenumeranter. Har du koll på de grundläggande bitarna och sköter e-postutskicken via ett välfungerande system kommer du snart se att det är väl mödan värt.

Mätbar respons

Till skillnad från andra medier ger e-postmarknadsföring direkt en tydlig indikation på hur kampanjen gick eller hur många som läste nyhetsbrevet. I samma ögonblick en mottagare öppnar nyhetsbrevet eller klickar på en länk kommer detta till avsändarens kännedom. Du kan i realtid följa hur antalet klick ökar och dra slutsatser kring vad som gick hem och vad som inte fungerade lika bra. Rätt använd hjälper denna information dig att i framtiden erbjuda bättre och bättre nyhetsbrev.

Informationskanal eller säljkanal?

Är nyhetsbrev informationskanal eller säljkanal? Svaret är förstås bådadera. Nyhetsbrev fungerar som säljkanal, men på ett annorlunda och mer långsiktigt sätt. Du bygger upp kundkontakt, goda affärsrelationer och skapar goodwill för ditt företag. Förutsatt att du  också har en kvalitativ informationskanal. Nyhetsbrev ger hög emotionell respons av sina läsare, vilket ställer höga krav på kvalitet och användbarhet. Dagens e-postläsare ser snabbt igenom alltför uppenbart säljsnack. Är informationen inte av omedelbart värde kastar man brevet och väljer att inte ta emot fler.

Innehållet fortfarande viktigast

Med allt detta sagt – det är lätt att bli fartblind av enkelheten i e-postmarknadsföring, samtidigt som andra göromål i verksamheten pockar på.  Men effektiviseringar och rationaliseringar i all ära. Något du aldrig bör göra avkall på är kvaliteten, både när det gäller innehåll, text och layout. För att nå fram med dina budskap är tydlig och tilltalande kommunikation viktigare än någonsin. Därför väljer många att anlita externa skribenter och kvalificerade grafiska formgivare för att få bästa läsvärde på nyhetsbrevet. Det höjer i regel såväl öppningsfrekvens som klickfrekvens  avsevärt om brevet är snyggt, välskrivet och anpassat för webben, och det håller också prenumeranterna kvar i högre utsträckning inför nästa nummer. Mer om detta längre fram.

Hur gör jag en strategisk plan för mitt nyhetsbrev?

E-postmarknadsföring blir allt vanligare, eftersom fler och fler inser att det ger ordentliga resultat. Undersökningar visar att digitala nyhetsbrev är ett av de allra mest kostnadseffektiva verktygen för marknadsföring i dag, i nivå med sökmotoroptimering. Frågan är – hur gör man?

Att bara lite hipp som happ skicka ut information och erbjudanden i cyberrymden är inte något bra sätt. Nyhetsbrev med e-post ska vara genomtänkta och noggrant avvägda – du måste veta när, hur och till vem du behöver skicka. Till detta kan det vara bra med någon form av marknadsföringsplan. Men det låter komplicerat och tidskrävande för många. Hur ska du få tid till det, utöver allt annat du har att göra? Det behöver faktiskt varken vara svårt eller ta så mycket tid. Det här avsnittet tar dig steg för steg genom utformningen av en plan för din e-postmarknadsföring. Vad det handlar om är att arbeta effektivt, strategiskt och systematiskt så att dina nyhetsbrev når rätt målgrupper med rätt information, vare sig det gäller nyhetsbrev, erbjudanden eller en kombination av båda.

Steg 1: Definiera din målgrupp

Det allra första du ska göra är att fundera kring vilka det är du i första hand vill ska ta del av ditt nyhetsbrev – det vill säga definiera din målgrupp. När du gjort det kommer det att vara lättare att bestämma vad ditt utskick ska innehålla. Hur ser din målgrupp ut? Är det företagsledare och chefer? Kunder – nuvarande och/eller nya? Medlemmar i någon organisation eller förening?

När du bestämt dig vilka det är du i första hand vill nå med ditt utskick kan det vara bra att beskriva dem med några få ord. Vilka de är – och vad det är du vill att de ska få ut av den kampanj du planerar. Detta för att ditt utskick ska passa mottagarna – och i slutändan leda till att din e-postmarknadsföring ger resultat.

Några exempel:

Du planerar ett nyhetsbrev för företagsledare och chefer. Några saker som de kan ha nytta av:

✓ Företagsnyheter och trender inom deras verksamhetsområde

✓ Information om vad som är på gång när det gäller marknadsföring och intressanta

resultat från aktuella marknadsundersökningar

Du vill göra utskick till nuvarande och nya kunder. Några saker som kan väcka deras intresse:

✓ Information och recensioner av aktuella produkter

✓ De allra senaste produktnyheterna

✓ Specialerbjudanden och extrapriser

Steg 2: Ringa in syftet

När du definierat vilka du vill nå är det dags för nästa steg – att bestämma syftet med din e-postmarknadsföring. Det får du genom svaret på dessa två frågor:

  1. Vad vill du uppnå med din e-postmarknadsföring?
  2. Vad har dina läsare för nytta av den information du förser dem med?

Tänk på att båda punkterna är lika viktiga. Det spelar ingen roll vilken information eller vilka erbjudanden du skickar ut, om inte mottagaren upplever innehållet som relevant och intressant.

Genom att tänka igenom och definiera syftet av din e-postmarknadsföring får du en grund för hur du ska utforma innehållet i ditt utskick. När du funderar på om något ska ingå eller inte i till exempel ett nyhetsbrev – tänk efter om det ligger i linje med ditt syfte. Om inte, låt bli att ta med det.

Steg 3: Sätt upp ett antal mål

Att definiera ett antal mål är en viktig del i planeringen av en marknadsföringsplan. Genom att sedan följa upp målen har du möjlighet att se om din satsning på marknadsföring med digitala nyhetsbrev är framgångsrik eller inte. Målen kan variera över tiden. Ett första mål kan till exempel vara att öka antalet mottagare av ditt utskick. På längre sikt kan målet vara att öka försäljningen och/eller antalet trogna/återkommande kunder. Du kommer förmodligen inte att se någon dramatisk effekt direkt. Den första tiden handlar det om att stärka den bas av lojala prenumeranter du har, och att skaffa fler. Men så småningom kommer du att se resultat. Förutsättningen är att du skapar utskick av god kvalitet och att du gör dem kända genom att lyfta fram dem i olika sammanhang. Fundera på vad du hoppas få ut av din e-postmarknadsföring det närmaste halvåret.

Formulera det sedan i tre punkter:

Ditt mål. Till exempel att öka antalet prenumeranter med 40 procent eller att öka

försäljningen med 20 procent.

Medel att nå målet. Till exempel genom nyhetsbrev, specialerbjudanden och –

inte minst – genom marknadsföring av nyhetsbrevet i marknadsföringsmaterial,

på olika webbplatser och i sociala medier, så att du når nya prenumeranter/kunder.

Mätning av måluppfyllelse – alltså hur du nått målet, genom till exempel försäljningsstatistik, öppningsgrad och klick.

Steg fyra: Bestäm hur ofta du ska göra utskick

Kommer nyhetsbrevet för ofta kan det upplevas som tröttsamt, och i värsta fall uppfattas som spam, skräppost. Blir det tvärtom mycket glest mellan utskicken riskerar du att mottagarna glömmer bort dig och, i sämsta fall, även här uppfattar utskicket som skräppost. I många fall brukar utskick en gång i månaden vara ganska lagom men frekvensen beror självklart på vad du har att förmedla. Är det till exempel försäljningsresultat eller nyheter som kommer varannan vecka, och som dina mottagare har nytta av, bör frekvensen anpassas till det. Är dina mottagare mycket tidspressade, till exempel högre chefer, kan du antingen välja mycket kortfattade nyhetsbrev som kommer oftare eller lite längre som kommer mer sällan.

Vilken utgivningsfrekvens du än väljer är det viktigt att hålla sig till den. Mottagarna ska veta att de får den information de behöver när de förväntar sig den. Men givetvis kan du göra undantag. Är det viktiga nyheter eller erbjudanden som skickas ut en viss dag bör mottagarna få dem samma dag, eller ännu hellre någon dag tidigare, det vill säga som VIP-behandling. Å andra sidan, om du en månad inte har något speciellt att berätta – då kan det vara bättre att hoppa över utskicken än att servera skåpmat. Men gör inte sådana hopp i utgivningen till regel, de ska vara undantag.

Steg fem: Gör en tidsplan

Nu har du grunden klar för din e-postmarknadsföring. Du har ringat in målgrupp, syfte och mål och du har bestämt hur ofta du ska kontakta dina e-postmottagare. Då är det dags att göra en tidsplan för produktionen av dina utskick. E-marknadsföring bygger i de flesta fall på återkommande kontakt och en tidsplan hjälper dig att avsätta tillräcklig tid för att kunna göra regelbundna utskick.

Jag vill veta mer!

Jag vill veta mer om er plattform för nyhetsbrev och Marketing Automation.

Gör ditt utskick

Utifrån den här planeringen kan du reservera tid i din kalender för varje utskick. Om du vill fördela punkterna 2-4 över två eller flera dagar bestämmer du själv. Det ska kännas att materialet fortfarande är aktuellt när du gör utskicket, men ha inte alltför bråttom. Slarvfel och faktafel drar ned intrycket av såväl utskicket som det du vill marknadsföra.

Glöm inte att ta hänsyn till helgdagar och semester när du gör din tidsplan. Kanske vill du skicka ut ett extra erbjudande inför julen eller semestern. Du som skickar nyhetsbrev till andra företag bör undvika att göra utskick när de flesta företag och organisationer har helgstängt. Risken är att ditt nyhetsbrev antingen drunknar i all annan e-post som ska läsas efter ledigheten eller att det känns inaktuellt.

Steg för steg

  1. Definiera din målgrupp
  2. Ringa in syftet med din e-postmarknadsföring
  3. Sätt upp ett antal mål
  4. Bestäm hur ofta du ska göra utskick
  5. Gör en tidsplan.

Hur skapar jag innehåll till nyhetsbrevet?

Här hittar du viktiga förhållningssätt och strategier för att bestämma och skapa innehåll till nyhetsbrev. Dessutom får du konkreta förslag på innehåll som du kan använda som utgångspunkt för företagets nyhetsbrev.

Tänk alltid mervärde

För att skapa attraktiva nyhetsbrev och behålla prenumeranter krävs innehåll som skapar mervärde åt mottagaren. Vilken typ av innehåll skapar mervärde då? Jo, innehåll som hjälper, inspirerar, utbildar och innehåller. Vilket i sin tur kräver att du känner målgruppen. Ta reda på vad som är relevant, intressant och underhållande för målgruppen för ditt nyhetsbrev. Här kan du behöva stanna upp och lägga band på dig, om du var på väg att börja slå på säljtrumman. Framför rent sälj, tänk på hur du kan hjälpa din kundkrets på ett sätt som leder till att de verkligen värdesätter dig. När du bygger och vårdar relationer äger säljet rum som en sidoeffekt. En del använder sig av tumregeln att minst 90 procent bör vara undervisande och maximalt 10 procent sälj när det gäller innehållet i nyhetsbrev. Det här med mervärde brukar inte vara svårt att förstå, men det kan vara lätt att tappa ur sikte. Att halka in i inifrånperspektiv är mänskligt. Därför är det bra att återupprepa “tänk mervärde” som ett mantra. Ta för vana att ta ett steg tillbaka i arbetet med innehåll för att ställa frågan “hur skapar det här mervärde?”

Formulera en innehållsförklaring

Vilken typ av innehåll ska ni ta fram, och vilken typ av innehåll kan den som anmäler sig till ert nyhetsbrev förvänta sig? Förankra och förtydliga detta både internt och utåt genom att formulera en innehållsförklaring. Det räcker med ett kort stycke som klargör vem utskicken vänder sig till, inom vilka ämnen och vad mottagaren får ut av det. Har din verksamhet en uttalad vision? Se till att innehållsförklaringen knyter an till den. Ett exempel: Med våra nyhetsbrev kan du som X hålla dig uppdaterad och fördjupa dig inom X, X och X. Det kan göra det enklare och roligare att X.

Låt kanalerna samspela & mixa materialet

Utnyttja innehållet på din webbplats och i dina sociala kanaler i dina nyhetsbrev. Därmed utnyttjar du ju också dina nyhetsbrev för att uppmärksamma och dra trafik till dina andra kanaler. Kom också ihåg att innehåll är mer än text. Förutom blogginlägg, nyhetsartiklar och guider är det även smart att ta vara på filmklipp, bilder och eventuella poddavsnitt.

Planera & förbered innehåll till nyhetsbrev

Underlätta det kontinuerliga arbetet med att ta fram nyhetsbrev betydligt genom att upprätta en enkel innehållsstrategi med ett grundupplägg. Fastställ vad varje nyhetsbrev ska innehålla, till exempel en branschnyhet, en tipsartikel, en intern nyhet och ett erbjudande. Det gör det redaktionella arbetet betydligt enklare inför varje nyhetsbrev, och en genomtänkt grund ger jämnare kvalitet och igenkänning för mottagaren. Förbered innehållet till utskicken i god tid innan, men allt måste inte vara spikat – lämna utrymme för aktuella ämnen.

En del väljer att ha ett övergripande tema för varje nyhetsbrev, men för exempelvis en verksamhet som följer täta uppdateringar i branschen kan det passa bättre att hålla det öppet. Oavsett vad du väljer – håll alltid fokus på syftet med varje enskilt nyhetsbrev. För att se till att varje nyhetsbrev är relevant ska du aldrig fylla ut med roligheter eller triviala fakta som inte relaterar till nyhetsbrevets tema eller innehållsförklaringen.

Nyhetsbrevs mallar

Idéer på innehåll

Här är en lista med idéer att använda som utgångspunkt för innehåll till företagets nyhetsbrev.

Vittnesmål från kunder

Ett möte med en faktisk kund är värdefullt, både för interna och externa mottagare. Gör ett inslag där ett visst projekt är i fokus, eller hela företagets resa. Vad är spännande och inspirerande att lyfta? Addera foto och ett highlightat citat.

Kommentar på branschnyheter

Oavsett om dina läsare stöter på dessa branschnyheter från andra källor eller inte kan din syn och reaktion tillföra något och ge djupare insikter.

Släpp fram expertisen

Vilka ämnesexperter har du bland medarbetarna? Ge dem utrymme att förklara det de kan bäst, klurigheter eller trender inom området.

Topp 10

Topp 10-listor är en tacksam typ av innehåll. Lista till exempel värdefulla resurser av något slag, eller främsta tipsen när det gäller att tackla en viss utmaning.

Guide om företagets produkter

Tänk utifrån och in. Vilken input kan du ge för att hjälpa kunderna maximera nyttan?

Oväntad användning

Överraskande historier och sinnrika lösningar brukar uppskattas. Finns det någon som använder din produkt på ett oväntat sätt?

Nya ansikten

Presentera och välkomna nya medarbetare med kort profilbeskrivning och intervju.

Bakom kulisserna

Ge en inblick bakom kulisserna. Hur tillverkas saker, hur fungerar saker och ting hos er?

Vanliga frågor

Lyft och besvara vanliga frågor inom ett område. Det behöver inte komma från er vanliga FAQ, utan kan belysa ett aktuellt ämne.

Tack från VD

Ett uppriktigt tack till medarbetare och/eller kunder har absolut sin plats i ett nyhetsbrev.

Sätt ansikte på företaget

Lyft de anställda på företaget. Gör intervjuer, visa vad de gör och vilka de är som personer.

Rapportera från evenemang

Rapportera om din närvaro på evenemang, summera och kommentera färska fokusämnen därifrån.

Sprid inbjudningar

Kurs, föreläsning, webbinarium eller andra evenemang? Lägg in inbjudan i nyhetsbrevet.

Ordna tävlingar

Tävlingar är inslag som tenderar att höja öppningsgraden för nyhetsbrev. Erbjud spännande vinster men se också till att själva deltagandet är enkelt och roligt.

Fixa en gästkolumn

Låt någon eller några profiler i branschen skriva krönikor som ett återkommande inslag.

Följ årshjulet

Vad är aktuellt kring din produkt under året? Använd dig av det. Påminn till exempel om specifika egenskaper under specifika årstider och ge snabba tips, när det kan vara dags för underhåll och service och så vidare.

Lyft det mest populära

Lista och länka till de mest lästa/sedda blogginläggen, videoklippen eller liknande. Det kan vara “just nu”, från säsongen eller året som gått. Ett grepp som gärna väcker nyfikenhet hos mottagaren. Fundera på vilket innehåll du skapar direkt för nyhetsbrevet, och vilket som skulle passa att först publiceras som till exempel blogginlägg för att sedan lyftas i nyhetsbrevet.

Utforma innehållet & färdigställ nyhetsbrevet

Slutligen: kom ihåg att du behöver möta mottagarna i skumläsningsstadiet, och kroka tag i dem där. Brevet ska vara överskådligt och läsbart. Det ska vara lätt att skumma och få med sig huvudpunkterna. Dra läsarens blick dit du vill genom en medveten utformning av textinnehållet. Här är verktygslådan för det:

✔ Attraktiv rubrik och ämnesrad

✔ Bra första stycke med det viktigaste

✔ Kärnfulla underrubriker

✔ Punktlistor

✔ Korta meningar

✔ Fetstil

✔ Tydlig CTA som sticker ut.

Bilder är onekligen viktiga, men välj dem väl och överbelasta inte nyhetsbrevet med bilder och grafik. Tydligt och avskalat bildspråk är nyckeln. Använd alltid ALT-texter till bilderna.Hur ska jag skriva nyhetsbrev

Hur ska jag skriva för att bli läst?

Var intressant och tydlig. Du har bara några sekunder på dig. Vips! Är du inte intressant, relevant eller tydlig så har du förlorat din läsare. Du konkurrerar nämligen ständigt med tusentals andra webbplatser, bloggar och nyhetsbrev om din läsares uppmärksamhet. det här avsnittet är en vägledning till att skriva bättre texter för nyhetsbrev och webb.

Förstå förutsättningarna på webben

När vi söker information på nätet läser vi inte på samma sätt som när vi läser en bok eller en tidning. Lässituationerna är totalt olika. Man brukar säga att datorn, läsplattan och mobilen är framåtlutade medier, läsaren är ivrig och otålig i jakten på information. Boken eller tidningen är bakåtlutade medier, läsaren har valt ut vad han eller hon ska läsa och är fokuserad och koncentrerad.

Undersökningar visar att vi generellt läser på webben som skumläsare. Vi ögnar snabbt igenom texten på jakt efter nyckelord som intresserar oss. Det finns förstås också så kallade metodiska läsare som läser från början till slut. Men de bestämmer sig tidigt för om de ska fortsätta läsa eller inte.

De flesta som surfar runt på nätet söker specifik information. Undersökningar visar att vi läser ungefär en femtedel av det som finns att läsa på en webbplats. Pratiga och täta texter lockar få läsare. Säg det du ska säga på ett kärnfullt sätt, och se till att texten är överskådligt upplagd.

Håll det kort alltså. Men om din läsare blir intresserad av din text vill väl hen gärna läsa mer? Javisst, inget hindrar egentligen att du lägger ut texten och berättar utförligt om ditt intressanta ämne även när du skriver för webben. Så länge du gör det på rätt ställe. Mer om detta kommer strax.

Ha koll på målgruppen

Vem skriver du för? Företag vill självklart nå potentiella kunder. Men tänk också på att det är viktigt att behålla dina befintliga kunder. Potentiella kunder vill läsa om vad du har att erbjuda och vad som skiljer dig från dina konkurrenter. De vill till exempel veta om din produkt eller tjänst är prisvärd, om du kan din sak och om du är seriös, erfaren och trevlig att ha att göra med. Befintliga kunder ska du försöka behålla till varje pris. Det är dyrt och tidsödande att skaffa nya. Ge dem anledning att titta in på din webbplats då och då eller att läsa ditt e-nyhetsbrev.

Tänk också på att sidan kan få besök av kvalificerade personer som är på jakt efter en ny anställning. Om du ger ett oproffsigt och/eller trist intryck kan det få konsekvenser för om du kommer att lyckas rekrytera viktiga medarbetare i framtiden. Dela med dig av det du kan inom det område som intresserar målgruppen. Berätta om nyheter och erbjudanden. Det är lätt att bli hemmablind. Be gärna någon utomstående titta på din webbplats med kritiska ögon.

Använd utifrånperspektiv & personligt tilltal

Tänk på din läsare. En ovan skribent utgår ofta ifrån sig själv och vill berätta allt. Man tänker inifrån och ut – inifrånperspektiv. Många börjar med att berätta att företaget startades av farfar för hundra år sedan, att man nu har 200 anställda och att företagets vision är att ge kunden det kunden vill ha. Gör det då! Tänk utifrån och in – se till att dina texter har utifrånperspektiv. Vad har läsaren för behov och begär? Vad löser ditt erbjudande och vilken nytta tillför din service? Tänk på din läsare. Även om ditt företag riktar sig mot andra företag är det en individ som läser. Skriv inte ni. Skriv du. Däremot kan du ibland skriva “du och din verksamhet/ditt företag” eller “du och dina medarbetare” och liknande.

Strukturera texten väl

Ingress

Nästan alla texter behöver en inledande sammanfattning, utom mycket korta texter. Ingressen ger läsaren en chans att förstå vad sidan handlar om. Är den bra skriven lockar den till vidare läsning.

Börja med det viktigaste

En bra webbplats har korta inledande texter för den som snabbt vill hitta det viktigaste. Hjälp din läsare att förstå vad som är viktigast, så gör du det samtidigt lättare att se att webbsidan, bloggartikeln eller nyhetsbrevet är värd uppmärksamheten. Tänk på en pyramid. Placera den viktigaste informationen i toppen och fyll på med bakgrund och fakta längre ner i texten eller strukturen. Här kan du också lägga broschyrer, guider och beskrivningar i pdf-form.

Exempel på inledning

Före:

Malmö den 30 juni 2011, Projektråd. Representanter för skolledning, byggföretag, byggbranschen och regionförbunden i Skåne träffas för att tala om viktiga framtidsfrågor för regionens byggindustri. Hur vi ska omvandla ny kunskap och forskning på energi- och klimatområdet till kunskap hos eleverna på Bygg- och Anläggningsutbildningen är en viktig fråga.

(Här har skribenten börjat ”från början”. Först i slutet av texten får vi veta det viktiga.)

Efter redigering:

Bygglärarna i Malmö har fått ny energi- och klimatkompetens. Ett nytt projekt har startat som ska energi- och klimatanpassa utbildningarna.

Försök också att börja med det viktigaste när du formulerar en mening. Låt läsaren slippa kämpa i uppförsbacke för att komma fram till det som är intressant.

Rubrikerna är viktiga

Den otåliga skumläsaren på nätet behöver stöd av tydliga rubriker och nyckelord för att orientera sig. Tänk på att rubrikerna ska stå för sig själva. Poetiska och/eller fyndiga rubriker som funkar bra i en papperstidning blir otydliga och luddiga på en webbplats. Om din läsare inte förstår slutar han eller hon att läsa och söker information någon annanstans. Om du måste välja mellan att vara tydlig och att vara rolig – var tydlig! Fundera igenom vilka nyckelord som kan intressera dina läsare. Tänk på att lägga nyckelorden tidigt i rubriken.

Det som står i dina rubriker påverkar också hur din webbplats rankas i sökmotorerna, framför allt på Google, som är överlägset störst i Sverige. Det räcker inte att viktiga nyckelord finns i brödtexten. Resultatet blir bättre om sökordet/sökfrasen finns i rubriken. På Google finns verktyg som kan hjälpa dig att välja och värdera sökord/sökfraser/rubriker.

Informativa mellanrubriker

Mellanrubriker bidrar till att lyfta fram viktig information och lockar till läsning. De underlättar för läsaren att skumläsa texten och att hitta rätt information. Om du inte hittar lämpliga mellanrubriker är det läge att ta ett steg tillbaka och fundera över textens innehåll och struktur.

Viktig information i faktarutor…

Samla gärna viktig information, eller bryt ner långa uppräkningar, i faktarutor. Det gör att läsaren får en snabb överblick. Du avlastar också brödtexten genom att befria den från långa och krångliga uppräkningar.

…eller i punktlistor

  • Faktarutor och punktlistor lockar till läsning.
  • Ibland är det bra om punktlistan är numrerad.
  • Gör inte punktlistan för lång.

Skriv kort

Några tumregler för webbtexter:

  • Texten bör vara högst 1 500 tecken inklusive mellanslag.
  • Texten ska synas på skärmen utan att läsaren behöver skrolla mer än en gång på en normalstor bildskärm.

Men det finns inga regler utan undantag. Idag surfar folk på paddor och i smarta telefoner. Använd ditt omdöme. Tänk på din läsare och försök att anpassa din text.

Stryk ner

Ovana skribenter skriver gärna för långt, omständligt och detaljerat. Det är jobbigare och svårare att skriva kort än att skriva långt. Det bästa sättet är att försöka rensa texten i flera omgångar. Var stenhård mot dig själv: Vilka stycken, meningar eller ord kan du ta bort? Stryk, stryk, stryk!

Fixa styckeindelning & formatering

Nytt stycke

Den som skumläser läser bara några ord och hoppar sedan till nästa stycke. Om styckena är för långa kan dina läsare missa viktig information. Styckeindelning göras på två sätt, antingen genom indrag eller genom blankrad. Nytt stycke gör din text lättare att läsa. Var inte rädd för att det ska bli för många. Inget är tråkigare och jobbigare än att läsa en jättelång text – som liksom aldrig tar paus.

Blankrad

Indrag betyder att du börjar det nya stycket en bit in på raden och är vanligast i tryckta texter, till exempel böcker och tidningar. Blankrad betyder att du lämnar en tom rad mellan det föregående och det efterföljande stycket. Blankrad rekommenderas i brev och för texter som skrivs för webben. Lägg in en blankrad för varje ny tankegång eller när det kommer ny information. Blankraderna gör det lättare att skumläsa texten.

Undvik versaler

Att skriva en text med VERSALER är en riktigt dålig idé. Många använder versaler för att markera att något är särskilt viktigt. Tvärtemot vad många tror gör versalerna texten svårläst. De blir bromsklossar i läsningen som tröttar ut din läsare.

Undvik kursiva bokstäver

Kursiv text kan vara ansträngande att läsa på skärm och bidrar också till att ge sidan ett rörigt intryck.

Gärna fet stil – men överdriv inte

Om du vill markera särskilt viktig information är det bäst att använda fet stil. Den feta stilen hjälper din läsare att orientera sig i texten och att hitta rätt information. Du kan använda fet stil i brödtexten trots att du har mellanrubriker i fet stil – bara du inte överdriver. Använd inte fet stil för att det är dekorativt, utan bara för att markera viktig information. Resultatet blir annars att allt syns lika dåligt.

Sätt språket

Du skriver inte för att briljera med snygga och invecklade formuleringar. Du skriver för att bli läst. Och förstådd. Undvik svåra ord, bisatser och långa krångliga meningar. Om du kan välja mellan ett lätt eller ett svårt ord – välj det lätta.

Skriv begripligt

Var sparsam med kommatecken och inskjutna bisatser. Sätt punkt istället. Men tänk på att för många korta meningar efter varandra ger ett hackigt intryck. Bäst blir det om du varierar längden på meningarna. Läs gärna texten högt för dig själv när du har skrivit klart. Då märker du om texten flyter på ett bra sätt.

Rensa bort onödiga ord

”Det dunkelt tänkta, är det dunkelt sagda”.

Du kommer att bli förvånad när du upptäcker hur många ord och meningar som du kan stryka för att berätta det du egentligen vill säga. Det som händer när du städar i din text är att den blir tydligare.

Undvik särskrivningar

Många gör sig lustiga över att allt fler har börjat särskriva (sär skriva) ord. Förmodligen beror fenomenet på att vi blir alltmer influerade av engelskan, som är fylld av särskrivningar.

Felaktiga särskrivningar ger texten ett oseriöst och hafsigt intryck. Men många saknar denna språkliga fingertoppskänsla, samtidigt som de kan vara mycket kunniga inom sitt ämnesområde. Du är kanske inte ens medveten om hur du skriver? Var uppmärksam.

Spruta inte utropstecken

Använd inte utropstecken i onödan. Det ger ett oseriöst intryck. Men allt fler faller för frestelsen. Egentligen är det bara i mycket speciella situationer som ett utropstecken är befogat: ”Det är krig!”. Om du tänker att du bara får använda utropstecken när ett krig just har brutit ut (ja, vi överdriver), kanske du blir mer restriktiv och uppmärksam på fenomenet.

Använd rättstavningsprogrammet – men med en nypa salt

Rättstavningsprogrammet är ett bra verktyg. Men det har en tendens att felmarkera även sådant som är korrekt, och upptäcker inte heller alla de fel som ett mänskligt öga ser. Du kan aldrig lita på det till 100 procent.

Låt texten vila innan korr

Du har skrivit din text. Du har läst högt för dig själv och strukit bort alla onödiga ord och meningar. Bäst är det om du också hinner sova på saken. Nästa dag har du fått distans till texten och upptäcker fler saker som behöver justeras. Korrläs helst på papper, då är det lättare att upptäcka eventuella småfel och brister.

Låt någon annan läsa din text

Låt också någon annan läsa texten med kritiska ögon. Försök att inte försvara din text när du får kritik, utan tacka för hjälpen och ta dig en ordentlig funderare: Vem är det du skriver för egentligen? För dig själv eller för din läsare?

Skriv nyhetsbrev & webbtexter som en journalist

För att göra din text mer intressant och läsvärd kan du ta till journalistiska grepp och metoder.

Spegling

Vad journalisten själv egentligen tycker får aldrig vara uppenbart i texten. Texten byggs istället runt en eller flera intervjupersoner som uttalar sig. Citaten används för att stödja berättelsen och för att föra den framåt.

Underbyggda resonemang

Ett annat knep som journalisten använder för att ge ett trovärdigt intryck är att hänvisa till undersökningar, statistik, forskning, rapporter och annat som kan stödja berättelsen.

Pratminus

Journalister använder så kallat pratminus, inte citationstecken. Det är standard i svenskspråkiga tidningar (och böcker). Exempel:

– Jag hörde bromsar som skrek och när jag tittade upp så small det, berättar Karin Larsson.

Bra-att-ha-frågor

Journalister får lära sig att ställa följande frågor när de ska skriva en text. De är bra att ha i bakfickan om du måste skriva eller intervjua någon helt oförberett:

När – hände det? ska det hända? ska det åtgärdas?

Var – hände det? ska det hända?

Hur – hände det? kunde det hända? ska ni göra nu?

Varför – hände det/hände det inte? gör/gjorde ni inget?

Vad – hände? har hänt? ska hända?

För vem – är det bra eller dåligt?

Layout nyhetsbrev

Hur fixar jag utformning och design på bästa sätt?

Det finns i praktiken två format att välja mellan när du ska utforma dina nyhetsbrev: vanlig text eller HTML-format. Vanlig text garanterar att alla mottagare med alla e-postläsare kan läsa ditt utskick. Å andra sidan har du färre möjligheter till utformning, och framförallt till uppföljning.

Mottagare ser ditt brev på olika sätt

Olika mejlklienter behandlar ditt nyhetsbrev olika och därför är det svårt att veta exakt hur den grafiska utformningen kommer att se ut hos alla dina mottagare. Här kan du använda ett så kallat klienttest. Texten är alltid säkrast – den ser i princip likadan ut hos alla e-postklienter. Med bilder är det värre. Många e-postklienter är inställda för att blockera bilder. Om du har övervägande del bilder i sitt utskick så kommer mottagaren inte att begripa vad det handlar om.

Om du däremot har övervägande del text och ett lagom antal bilder så kommer mottagaren att uppfatta innehållet i ditt brev utan att behöva se bilderna. Då kan mottagaren själv välja att öppna mejlet och därefter se bilderna. Kom ihåg att alltid ha den viktigaste informationen som text.

Ett annat problem med att ha för många bilder med i brevet är att det lätt fastnar i spam-filter. Om du trots allt vill jobba mycket med bilder i sitt nyhetsbrev så är det viktigt att du utnyttjar funktionen för alternativ text som placeras där bilderna ska vara i händelse av att de blir blockerade.

Visa en tydlig avsändare

Om mottagaren inte känner igen den som skickar brevet är risken stor att ditt utskick hamnar i papperskorgen. Ingen vill ha mejl från en okänd avsändare. Därför är det viktigt att du i största möjliga mån visar vem du är. Att exponera sin logotyp på framskjuten position i nyhetsbrevet är viktigt. Men kom ihåg att alla kanske inte ser logotypen som bild. Därför bör du också i texten ange ditt företagsnamn.

Håll dig konsekvent inom den grafiska profilen

Om ni har en uttalad grafisk profil på ert företag så är det viktigt att du håller dig till den när du utformar ditt nyhetsbrev. Allra helst ska det finnas en manual för profilen med tydliga färgkoder och typsnitt för både webb och tryck. Det ger dina mottagare en möjlighet att snabbt känna igen dig och du bygger därigenom ditt varumärke. Nyhetsbrevet får gärna likna din webbsida, men bör inte vara alldeles för likt. Nyhetsbrevet ska vara sin egen kanal till dina kunder; de ska märka skillnaden men ändå känna igen sig i det grafiska uttrycket. Använd dig av ett rutnät när du layoutar ditt nyhetsbrev. Prenumeranten känner sig tryggare om nyheter och bilder följer osynliga räta linjer. Om bilder och text ”flyter omkring” lite huller om buller så ger det ett oroligt och nervöst intryck.

Typsnitt på webben

Att välja typsnitt för webbpublicering är mer begränsat än i pappersformat. Vissa typsnitt är bättre lämpade på skärmläsning, till exempel Arial, Verdana och Calibri. Det är så kallade linjära typsnitt där bokstäverna är baserade på raka linjer utan snirklar. De så kallade seriftypsnitten som Times New Roman är lite svårare att läsa på skärmen.

Nyhetsbrevet ska locka till fördjupning

I ett nyhetsbrev är det ur grafisk synpunkt mycket viktigt att prioritera innehållet. Mottagarna kanske bara ägnar någon sekund åt att bedöma om brevet ska slängas eller läsas. Din viktigaste nyhet ska alltid komma först. Du kan förstärka budskapet genom att låta denna artikel få breda ut sig lite grand med större typsnitt i rubriken och en lite större bild. Men låt den inte bli alltför stor. En tumregel är alltid att hålla nyheterna korta och koncisa. Om du har mycket att berätta så kan du i nyhetsbrevet bara publicera rubriken och en kort ingress och länka vidare till din webbplats. På detta sätt leder du också dina besökare in på din webbplats och ökar din trafik dit.

Utrymmet är ofta begränsat

Du kan aldrig veta hur i hur stort format din mottagare har valt att visa förhandsgranskning av sin e-post. Nyhetsbrevdesignen bör hålla sig inom 500–600 pixlars bredd för att de ska vara synliga i de flesta e-postklienterna. När du använder bilder i din förstanyhet så ska du också tänka på att de inte får vara för höga. Är bilden för stor tränger den undan all annan yta där viktig information ska presenteras. Följden kan bli att mottagaren slänger brevet direkt.

En tumregel: ge läsarna en överblick i nyhetsbrevet och locka dem till vidare läsning på webben.

Avsätt yta för vissa nödvändiga detaljer

Du måste alltid erbjuda en lätthittad avregistreringslänk för den som inte längre vill vara prenumerant. Du ska också erbjuda en länk till webbversionen av ditt nyhetsbrev (den ska helst komma högst upp i mejlet). Låt det bli en del av layoutarbetet att avsätta plats för dessa. Länkar ska du alltid skilja ut med en annan färg än den övriga texten så att man tydligt ser vad som är klickbart.

Prova dig fram till bästa resultat

Det är inte säkert att det som man tror ska funka verkligen funkar. Trial and error är ofta en effektiv väg till framgång om man har tålamod att prova sig fram. Testa genom att ena gången ha med få bilder och andra gången ha med många bilder. Kolla i statistiken hur många som har öppnat vissa artiklar och försök avgöra vad som har lockat dem. Du kan också skicka ut en enkät och fråga dina mottagare vad som lockar dem mest.

Exempel på hur du formaterar för överskådlig text

Styckeindelning. En tanke är lika med ett stycke. Undvik långa förklaringar

eller resonemang, håll dig till saken. Är det viktigt med utförligt material, så skicka med en länk till en webbsida.

Listor. Undvik uppräkningar i löpande text – bryt ned dem i punktlistor eller numrerade listor. Men kom ihåg att listor också tar utrymme, ha därför inte för många listor i samma nyhetsbrev.

Fet stil. Utnyttja att webben har högre toleransnivå än papper för fetstil i text, både för rubriker och för nyckelord. Men undvik att göra nyhetsbrevet till en uppräkning av nyckelord – innehållet måste fortfarande läsligt.

Kursiv stil. Undvik kursiv stil. Mindre iögonfallande än fetstil och kan vara lite svårläst, ofta bättre att byta typsnitt för exempelvis citat.

Mellanrubriker. Bra för ankarlänkar och ger brevet tydligare struktur.

Indrag. En tydlig grafisk signal att stycket skiljer sig från kringliggande text.

Radlängd. Undvik långa rader då ögat har svårt att följa dessa. Det finns rekommendationer på 35-40 tecken i en rad; testa och se vad som blir bäst.

Typsnitt. När det gäller text på skärm är sans-serifer som Arial och Verdana mer lättlästa än serifer som Times New Roman.

Kontrast. Sträva efter hög kontrast. Svart text på vit bakgrund är fortfarande oöverträffat när det gäller hög läsbarhet. Du kan givetvis experimentera, men vill du hålla det enkelt är det alltid enklast att göra det enkelt…

Länkar. Skrivs med understruken text och/eller med en avvikande färg; reservera ett utseende för länkar och använd det konsekvent.

Några hållpunkter

✓ Välj format för ditt nyhetsbrev. HTML tillåter design och genererar oftast högre respons, medan ren text och länkar har lättare att komma igenom spam-filter.

✓ Skriv kärnfullt: bra rubriker, korta texter och viktiga ord som länk eller fetmarkerade.

✓ Länka till en webbversion av nyhetsbrevet.

✓ Länka för att tipsa en bekant eller kollega och en länk för att registrera sig

✓ Länka till enkel avregistrering

✓ Länka till tidigare nyhetsbrev

✓ Lägg in en påminnelse om att mottagaren har gett sitt medgivande till att ta emot nyhetsbrevet.

✓ Lägg in en tydlig avsändare..

Hur hittar jag e-postadresser

Var hittar jag e-postadresserna?

Du har bra idéer om innehåll i ditt nyhetsbrev. Du har funderat ut en snygg layout. Men den viktigaste frågan är ännu obesvarad. Vem ska ha brevet och hur får jag tag i alla deras e-postadresser?

Först och främst: Tänk kvalitet framför kvantitet

Det är lätt att stirra sig på blind på antalet e-postadresser i adresslistan. Möjligheten att lyckas med e-postmarknadsföring är snarare beroende av kvaliteten på din adresslista. Det gäller att hitta de rätta mottagarna, som verkligen vill prenumerera på ditt nyhetsbrev!

Be om lov

Vi vill kunna bestämma själva vad vi får för typ av marknadsföring, och därför tar vi oftast bara emot det som vi uttryckligen har bett om att få. Undvik att stöta dig med någon och begå lagbrott genom att skicka ut brev till personer som inte har bett om det. Var noggrann med att samla in dina e-postadresser och använda dem med mottagarnas tillstånd.

Var tydlig och öppen

När du ber någon att prenumerera på ditt nyhetsbrev, berätta vem avsändaren är, vad breven kommer att innehålla och gärna hur ofta de kommer. När spelreglerna är tydliga känner sig mottagarna trygga. Det bygger upp förtroendet mellan dig och kunden, och underlättar framtida kommunikation.

Samla e-postadresser

Det är av naturliga skäl bäst att börja på webben när du vill locka e-postprenumeranter. Att göra själva anmälningsproceduren så enkel och smidig som möjligt är ett stort steg på vägen, liksom att tidigt klargöra kundnyttan.

Uppmana både befintliga och potentiella kunder att anmäla sig till ditt nyhetsbrev. Det kan du göra via formulär på din webbplats i sidfoten, på startsidan, via blogginlägg, via sociala medier och så vidare. Ta också alltid vara på tillfället att erbjuda registrering i samband med interaktioner; när kunden gör en beställning eller en betalning via din webbplats, direkt i din fysiska butik och så vidare. Erbjud möjligheten att tacka ja till framtida e-postkommunikation.

Ett tips för att öka chanserna till fler prenumeranter är också att ge dem något i utbyte mot registreringen. En e-bok, ett erbjudande eller en gåva.

Din e-postsignatur – en effektiv spridningskanal

Du och dina medarbetare skickar kanske dagligen massvis med mejl till kunder, samarbetspartners eller andra. Dessa kanske i sin tur vidarebefordrar ditt brev till ytterligare andra. Här har du möjlighet att enkelt göra en länk från e-postsignaturerna till formuläret på din sajt  ”Vill du prenumerera på vårt nyhetsbrev? Anmäl dig här”.

Missa inte att med någon rad beskriva vilket värde nyhetsbrevet erbjuder. Ett exempel: Med våra nyhetsbrev kan du som X hålla dig uppdaterad och fördjupa dig inom X, X och X. Det kan göra det enklare och roligare att X.

Låt dina prenumeranter göra jobbet

Genom att uppmana dina prenumeranter att vidarebefordra nyhetsbrevet, eller ännu hellre, fylla i ett tipsa-en-vän-formulär i nyhetsbrevet kan du få en spridningseffekt vid varje utskick. Men det förutsätter att innehållet är bra.

Genom tävlingar där nuvarande prenumeranter får tipsa om “tre nya prenumeranter” kan du i ett slag öka antalet adresser beroende på vilka mottagare du har. Detta är dock inte helt oproblematiskt eftersom man riskerar att få in adresser som inte alls tillhör målgruppen. Vi rekommenderar också att man gör en tvättning av tipsadresserna för att undvika påhittade adresser som skickas in enbart för att delta i tävlingen.

Kom ihåg att den som blir tipsad behöver samtycka. Skicka ett mejl som talar om vem som lämnat tipset (e-postadress och gärna namn), och inkluderar en bekräftelselänk för att börja prenumerera.

Hur tar jag hand om adresslistan?

En av de största fördelarna med e-postmarknadsföring är möjligheterna att rikta utskicken till olika målgrupper i din adresslista. När du samlar in dina adresser ska du alltid vara noga med att ”tagga” dem rätt, det vill säga att placera dem i de kategorier de hör hemma.

Kategorisera dem utifrån så många kriterier som du har möjlighet till, du vet aldrig när du kan

behöva använda de olika kategorierna. Kategorierna kan se mycket olika ut beroende på vilka målgrupper eller kunder du har. Men här kommer några förslag:

✓ Geografisk region

✓ Bransch

✓ Ålderskategori

✓ Intressen

✓ Köpkraft

✓ Olika versioner till de olika målgrupperna

För bästa resultat bör du skicka olika versioner av ditt nyhetsbrev till de olika mottagargrupperna. Undersökningar visar att man alltid får bättre respons om man skickar till fler listor med färre adresser än att skicka ett och samma brev till en enda stor lista. Genom segmentering blir dina utskick mer personliga och relevanta, och därmed mer uppskattade.

Justera dina utskick utifrån öppningsstatistiken

Om du märker att någon av dina kategorier inte öppnar dina brev lika mycket som de övriga så kan du prova olika metoder för att vinna tillbaka dem. Du kan välja att dra ner utskickfrekvensen, eller krydda utskicken med större rabatter och liknande. Så länge prenumeranterna valt att står kvar i listan är slaget inte förlorat. Förr eller senare brukar alla nyhetsbrev drabbas av en sjunkande öppningsfrekvens, framförallt om brevet inte har förändrats i sin karaktär under en längre tid. Vissa företag väljer att rensa bort mottagare ur sin adresslista, eftersom de inte genererar önskad respons. Lämpligare är att försöka se över sitt innehåll för att försöka vinna sina läsare tillbaka.

Men det är inte helt och hållet meningslöst att skicka nyhetsbrev till mottagare som inte verkar ha nytta av dem. Orsaken behöver inte vara att mottagaren är helt ointresserad. Mottagargruppen kan vara extra upptagen under en viss period och kan eventuellt komma återvända vid ett senare tillfälle.

Håll registreringen enkel!

Det ska vara lika enkelt att avregistrera sig som att registrera sig. En enkel funktion i prenumerationsrutan kan vara att anmälaren får ange om e-postadressen gäller anmälan, avanmälan eller adressändring. Kom ihåg att alltid ha med en länk för avanmälan i varje utskick – det är inte bara lag på det, utan ligger också i ditt intresse. Om det är svårt att avregistrera sig, till exempel genom att man måste skicka ett speciellt utformat brev inom en viss tid med en viss ämnesrad eller liknande, så kommer mottagaren hellre att blockera utskicken. Då ökar risken för att dina utskick i framtiden klassas som spam. Det ska räcka med att antingen klicka på en länk eller svara på utskicket. Men kom ihåg att med ett bra och intresseväckande innehåll så ska du inte behöva drabbas av avregistreringar.

Hur säkrar jag utskickens leveransbarhet?

Nej, leveransbarhet är inte något att ta för givet när du skickar ut nyhetsbrev. Ditt rykte som e-postavsändare kan förändras från ena sekunden till den andra. En mottagare kan med en enkel knapptryckning avsluta sin prenumeration. Men det finns värre faror: att bli svartlistad eller att bli identifierad som spam-server. Om detta händer kan det bli mycket svårt att återupprätta din leveransbarhet. I detta avsnitt tar du del av några enkla metoder för att undvika att hamna i dessa svårigheter, och säkra leveransbarheten.

Det ökar risken för att utskick klassas som spam

Det finns flera typer av spamfilter som arbetar efter olika tekniker, men om ditt nyhetsbrev blir misstolkat som spam, beror det antagligen på något av följande:

  • Vissa nyckelord i ditt nyhetsbrev, till exempel ”gratis”, ”viagra”, ”Klicka här så får du pengar” – kort sagt, saker som verkar vara av orimlig fördel för mottagaren.
  • Bilagor som verkar misstänka; många virus ligger med som bilagor.
  • IP-adress som är felaktig eller på något sätt misstänkt.
  • Svartlistning kan också hända; det innebär att din ISP har uppfattat dina utskick som spam, till exempel genom sin utformning, eller att många mottagare har rapporterat ditt nyhetsbrev som spam.
  • Felaktig avsändare, eller ogiltig, eller otydlig.

En definition av spam, på svenska också kallat skräppost, enligt en av de största databaserna för svarta listor är att:

  • Brevet använder standardiserade fraser; det vill säga där innehållet kan appliceras på flera mottagare oberoende av mottagare.Så undviker du det:genom dynamiska funktioner, personaliserade hälsningsfraser och liknande.
  • Mottagaren inte medvetet har godkänt att ta emot brevet; det duger inte att man har missat att klicka i rutan för ”Jag vill inte ta emot marknadsinformation via e-post”.Så undviker du det: Låt mottagaren bekräfta sin e-postadress och säkerställ på så sätt att adressen och samtycket är äkta. Det kallas Double Opt-in.
  • Sändaren verkar vilja ge en oproportionerlig fördel för mottagaren genom att ta emot och läsa brevet.Så undviker du det: utforma nyhetsbrevet seriöst.

Undvik klagomål på ditt utskick

En viktig måttstock på hur ditt e-postutskick går hem hos dina mottagare är de klagomål, på fackspråk Complaint rate, du får som avsändare. Använd denna information. Det är viktigt att du har en strategi för hur du undviker att mottagaren flaggar ditt meddelande som spam/skräppost. Det påverkar också ditt rykte positivt och du ger intryck av att vara en seriös avsändare.

Skicka endast relevant information

Ofta tycker mottagaren att oönskad eller ointressant information är lika med spam. Det finns alltså en tendens att missbelåtna mottagare istället för att avsluta sin prenumeration klickar på skräppostmarkören. Se därför till att innehållet i ditt utskick är relevant och efterfrågat för just dina mottagare, och att avregistreringen är tydlig och enkel.

Skicka ”lagom” mängd utskick

Det är viktigt att utskicken kommer i den takt som mottagare finner behagligt. Det finns inget enkelt svar på den rätta utgivningsfrekvensen. Om man skickar för sällan kan mottagaren bedöma utskicken som mindre värdefulla, eller värre, glömma varför de ville ha dem. Prova dig fram till den bästa frekvensen för just din målgrupp och håll ett öga på avanmälningar eller klagomål. Eller fråga dina mottagare om önskad frekvens och innehåll.

Skriv en bra ämnesrad

Undvik att använda specialtecken och emojis i ämnesraden. (Till specialtecken räknas även ”smarta” citationstecken, som MS Word automatiskt ersätter raka citationstecken med.) Felstavningar, stora bokstäver och utropstecken är andra faktorer som gör att ämnesraden kan uppfattas som misstänkt. Undvik också så kallade klickbeten som ”Vinn en resa till Grekland!”, ”Gratis besiktning av ditt ventilationssystem!” eller ”Extrapris på utvalda jackor!”.

Skriv bra html-kod

Det är lika viktigt att html-koden är snygg som att texten är det.  När du kopierar text från en webbsida eller ett Word-dokument så följer ofta tecken eller kodrader med. De syns inte för dig eller mottagaren, men det syns i brevets kod. Rensa därför bort onödiga html-taggar, och se till att de har en slut-tagg. Det finns onlineverktyg du kan använda som fungerar som ”text-tvättare”. Vanliga spam-tricks är att gömma information i bilder eller genom att ha samma eller liknande färg på texten som på bakgrunden. Se därför till att du har en bra jämvikt mellan text- och bildmängd i ditt nyhetsbrev.

Rensa adresslistan

Om du har en ”smutsig” lista som genererar många studsar, så löper du högre risk att bli svartlistad. Man kan skilja på mjuka och hårda studsar. Mjuka studsar innebär att meddelandet blir igenkänt på mottagarens mailserver, men inte når inboxen. Det kan bero på att inboxen är full, att servern är överbelastad eller annat tillfälligt fel.

Hårda studsar innebär att ditt brev inte är möjligt att leverera, och kan bero på att e-postadressen är ogiltig, felstavad, att e-postadressen upphört eller liknande. Adresser som rapporteras som hårda studsar ska rensas ur listan så fort som möjligt.  Paloma nyhetsbrevsverktyg kan automatiskt tvätta bort de hårda studsarna.

Be om att bli tillagd i mottagarens adresslista

Det enda sättet att vara säker på att nå fram är att stå på läsarens adresslista. Det är alltid bra att be mottagaren att lägga till avsändaradressen i sin adresslista. Ett tips är att be om det när läsaren är som mest villig att få ditt nyhetsbrev, det vill säga just när hen börjar prenumerera på nyhetsbrevet. Påminn gärna om det igen vid ett välkomstmeddelande.

Autentisering för nyhetsbrev

Det finns olika protokoll som gör det möjligt för ISP:n (Internetleverantören) att se vem som är avsändare för nyhetsbrevet. Genom att ange din IP-adress i någon eller flera av autentiseringstjänsterna Sender ID, SPF eller DKIM, visar du att dina utskick är lagliga och önskade av mottagaren. Mer information hittar du i vårt hjälpcenter och på paloma.se.

Underhåll ditt goda rykte som avsändare

Ett gott rykte som avsändare har du mycket att vinna på. Det är ingen självklarhet att uppnå. Att bygga, utveckla och skydda sitt värde som en bra e-postavsändare innebär att arbeta aktivt, använda rätt teknik, vara förutseende och ta sig an problemen på rätt sätt. Med ett bra rykte har du större chanser att lyckas med din e-postkampanj och du bör hantera ryktet varsamt. De åtgärder vi beskrivit hittills är grundläggande för att bibehålla ett gott rykte. Men det finns fler åtgärder som ytterligare kan förstärka din avsändarprofil.

Kontrollera om du är svartlistad

Det finns sätt att kontrollera om din IP-adress har hamnat på någon av de kända listorna med blockerade adresser, så kallade ”blacklists” och ”blocklists”. På dessa 3 sajter kan du kolla upp detta

spamhaus.org
spamcop.net
mailabuse.org

NANAE – en nyhetsgrupp mot missbruk av e-post

NANAE, News Admin Net-Abuse Email, är en nyhetsgrupp med fokus på spam och dålig e-post. Det är ett mycket populärt community vars medlemmar regelbundet spårar användare som missbrukar e-postsystem på olika sätt.

Undersök ditt eget rykte via Senderscore

Det finns en webbtjänst för att kontrollera vilket rykte man har. Genom att skapa ett konto och lägga till din domän eller IP-adress får du ett betyg som baseras på faktorer som avgör din kvalitet som avsändare. Du kan kolla upp din egen avsändarkvalitet via senderscore.org.

Håll koll på dina nyckeltal

Genom att föra noteringar på antalet klagomål, avanmälningar och leveranssiffror skaffar du överblick och kan uppmärksamma förändringar. Drastiska förändringar i något av nyckeltalen kan indikera specifika problem, vilka då blir lättare att åtgärda.

Undvik samarbete med oseriösa partners

Det spelar ingen roll hur seriös eller hur bra leverantören verkar om den har dåligt rykte som avsändare. Du bör noga utvärdera den leverantör du använder för e-postutskick då du får svårare att själv kunna påverka ditt rykte. Med större kunskap om leveransbarhet har du lättare att utvärdera din leverantör för att känna trygghet i din roll som avsändare.

Om du länkar till en webbplats i ett utskick och den visar sig vara blockerad av en ISP-leverantör så kan det påverka er leveransbarhet. Därför bör du alltid kontrollera din blivande samarbetspartners rykte som e-postanvändare. Det kan du göra på samma sätt som du kan göra för din egen domän, som vi gått igenom ovan. Om du av någon anledning vill hyra e-postadresser, bör du separera dem från era vanliga e-postadresser för att minska risken att ditt rykte som avsändare påverkas.

Titta på trenddata när det gäller leveransbarhet för B2B

De e-postfilter som används inom affärsverksamheter fungerar annorlunda än de som privatpersoner använder. Dessa filter kan ge missvisande statistik bland annat genom att deras undersökning av länkar registreras som klick. Därför är det klokt att ta ett steg tillbaka och titta på trenddata, det vill säga följa hur saker utvecklas över tid. När du märker minskad leveransbarhet är det dags att göra en översyn av i synnerhet adresslistan och rensa den.

Hur följer jag GDPR?

Vad innebär GDPR för dig som skickar ut nyhetsbrev och hanterar personuppgifter i adresslistor?

Samtycke vid e-postmarknadsföring

Kravet på samtycke för att spara personuppgifter är ingen nyhet i sig. Det har funnits tidigare och reglerats i svenska PUL. Den största förändringen som skedde med GDPR var att kravet blev större på att påvisa aktivt samtycke. För att ha ett samtycke krävs numera en bekräftelse från den registrerade. Tystnad, förifyllda boxar och liknande räknas inte som samtycke. Vid en granskning är du numera tvungen att visa att det verkligen finns ett samtycke. Med undantag för direktmarknadsföring, där det anses finnas ett berättigat intresse. Oavsett varför personuppgifter sparas, har GDPR ökat kraven för säkerhet, samtycke och hantering markant. Vårt råd som leverantör av tjänster som ska användas för direktmarknadsföring, är att du alltid samlar in adresser med GDPR i åtanke. Ett samtycke bör alltid tas fram och kunna bevisas, oavsett om berättigat intresse finns. Se samtycke som något positivt. Det fördjupar din relation, då kunden aktivt godkänner en kommunikation med dig.

Om berättigat intresse

Berättigat intresse/intresseavvägning träder in när individen inte uttryckligen har gett sitt samtycke. Där kan företaget göra en bedömning att intresset som företagare väger tyngre, än den enskildes rätt till integritetsskydd. Men då har den enskilde också rätt att få sina uppgifter borttagna och det väger alltid tyngre. Du behöver inte ha samtycke för att fortsätta kommunicera med befintliga kunder och intressenter. Det räcker med att hänvisa till berättigat intresse och GDPR. Det är dock viktigt att komma ihåg att kunden ska kunna kontakta dig närsomhelst och tacka nej till vidare kommunikation.

Konkreta exempel på vad du kan göra

1) Skaffa samtycke från dina kunder att de beviljar utskick av direktmarknadsföring från dig och ditt företag.

2) Informera redan vid registreringen att dina e-postutskick vid samtycke kommer att innehålla riktade erbjudanden och personliga rekommendationer.

3) Lägg till information om hur du använder kunddatan, varför du använder den på det sättet, fördelarna med att lämna ut personuppgifterna till dig och vilka valmöjligheter som finns.

4) Erbjud valmöjligheten mellan riktat och unikt innehåll baserat på den registrerades intressen, och icke-personaliserat innehåll. På så sätt kan den registrerade ändå prenumerera på dina e-postutskick, även om denne vid registreringen inte ger samtycke till att bli spårad.

Ha som regel att alltid söka samtycke, även när du inte behöver. Det ökar kvaliteten på din kommunikation.

Skapa samtyckesrutiner och se till att skaffa samtycke även för äldre personuppgifter, så att du från och med nu har samtycke både för gamla och nya personuppgifter om du inte har berättigat intresse.

Kom ihåg att samtycke enligt GDPR endast gäller för det aktuella område som du har fått samtycke till.

Du behöver inte ha samtycke från nya kunder för att kommunicera med dem, så länge kommunikationen rör varan eller tjänsten som kunden köpt. Kom ihåg att ha köpvillkoren på plats så att ni kan hänvisa till dem.

Behöver du uppdatera användarvillkor som kunden måste acceptera? Datainspektionen säger att du inte behöver ett nytt samtycke – ”om det tidigare inhämtade samtycket lever upp till kraven i dataskyddsförordningen.”

Paloma och GDPR

På Paloma kan vi GDPR, och månar om att du ska känna dig trygg i att du gör rätt när du använder vår plattform för nyhetsbrev och e-postmarknadsföring. I vårt hjälpcenter hittar du mer om Paloma och GDPR, och på paloma.se hittar du vår guide GDPR vid kundkommunikation och e-postmarknadsföring.

Paloma

Paloma passar för dig som vill ha ett lika smidigt som stabilt webbaserat verktyg för nyhetsbrev och e-postmarknadsföring. Du väljer själv om du vill utnyttja alla smarta funktioner. Såväl ledande varumärken i Norden och enmansföretag använder Paloma. Vad alla har gemensamt är att de gillar intuitiva lösningar, bra service och hög kvalitet. Just tillgången till snabb support på svenska är något som många uppskattar. Vi vill göra kommunikationsjobbet enklare, roligare och mer värdeskapande – därför bjuder vi också på kunskap, inspiration och tips i bloggartiklar, guider och vårt eget nyhetsbrev.

Vilka ligger bakom Paloma?
Paloma är ett ägarlett, svenskbaserat företag. Vårt utvecklingsteam och alla andra medarbetare sitter tillsammans i Hedemora, Dalarna. Alla våra servrar står i Sverige och ägs av svenska bolag.

Jag vill veta mer!

Jag vill veta mer om er plattform för nyhetsbrev och Marketing Automation.