Den alltmer digitala världen har medfört en explosion av data som samlas in, lagras och bearbetas av företag över hela världen. För att skydda medborgarnas integritet och säkerhet infördes den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i maj 2018. GDPR har förändrat spelreglerna för hur företag samlar in och hanterar personuppgifter. I denna bloggartikel kommer vi att utforska viktiga steg och bästa praxis för att följa GDPR som företagare.
Vad är GDPR?
GDPR är en förordning som syftar till att skydda EU-medborgares personuppgifter genom att fastställa regler för insamling, lagring, bearbetning och användning av sådana uppgifter. Den ger en enhetlig ram för dataskydd och integritet inom EU och reglerar även överföring av personuppgifter till länder utanför EU.
Steg för att följa GDPR som företagare
-
Förstå vilken data du samlar in och behandlar
Det första steget är att kartlägga vilken data ditt företag samlar in och behandlar. Det kan vara allt från namn, adresser och e-postadresser till känslig information som hälsotillstånd eller betalningsuppgifter. Identifiera också var data kommer ifrån och hur den används i ditt företag.
-
Informera de registrerade om deras rättigheter
GDPR ger individer flera rättigheter när det gäller deras personuppgifter. Som företagare är det viktigt att informera de registrerade om deras rättigheter, inklusive rätten till information, åtkomst, rättelse, radering, begränsning av behandling och dataportabilitet. Du bör också informera om hur du behandlar deras uppgifter och vilka ändamål det sker för.
-
Säkerställ laglig grund för databehandling
Enligt GDPR måste du ha en laglig grund för att behandla personuppgifter. Det kan vara samtycke från den registrerade, att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, skydda vitala intressen, utföra en uppgift av allmänt intresse eller utöva befogenheter som tilldelats dig som personuppgiftsansvarig. Säkerställ att du kan styrka en giltig laglig grund för varje behandling du utför.
-
Implementera lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder
GDPR kräver att företag vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa dataskydd och integritet. Det kan innebära att implementera säkerhetsåtgärder som kryptering av data, begränsad åtkomst till personuppgifter, regelbundna säkerhetskontroller och dataskyddspolicyer. Se till att dessa åtgärder är anpassade efter storleken och verksamheten för ditt företag.
-
Utför en data protection impact assessment (DPIA)
En DPIA är en process för att bedöma och minska de risker som är förknippade med behandling av personuppgifter. Det kan vara obligatoriskt för vissa typer av behandlingar, särskilt om de innebär höga risker för de registrerades rättigheter och friheter. Utför en DPIA för att identifiera och hantera eventuella integritets- och säkerhetsrisker.
-
Hantera dataöverföringar utanför EU
Om ditt företag överför personuppgifter till länder utanför EU måste du följa specifika regler och säkerställa att mottagarlandet har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter. Det kan innebära att använda standardavtalsklausuler eller förlita sig på godkända överföringsmekanismer, som Privacy Shield-ramverket (för överföringar till USA, innan det ogiltigförklarades).
-
Dokumentera och bevisa efterlevnad
GDPR kräver att företag dokumenterar sin efterlevnad av förordningen. Du bör ha en tydlig och uppdaterad registerförteckning över dina behandlingar av personuppgifter, inklusive information om ändamålen, de berörda personerna, eventuella överföringar och lagliga grunder. Bevara också bevis på samtycken och eventuella avtal eller överföringsmekanismer.
-
Utbilda personalen
Säkerställ att din personal är medveten om GDPR och deras skyldigheter när det gäller dataskydd. Genomför utbildningar och informera dem om företagets dataskyddspolicy, riktlinjer och procedurer. Utbildning är nyckeln för att undvika oavsiktliga överträdelser av GDPR.
-
Hantera dataintrång och incidenter
Om ditt företag upplever ett dataintrång eller en incident som påverkar personuppgifter, måste du agera snabbt och informera de registrerade och den behöriga tillsynsmyndigheten inom 72 timmar. Utveckla en incidenthanteringsplan och testa den regelbundet för att vara förberedd på potentiella händelser.
-
Samarbeta med tillsynsmyndigheter
I händelse av eventuella tvister eller frågor bör du samarbeta med tillsynsmyndigheterna. De är ansvariga för att övervaka efterlevnaden av GDPR och kan ge råd och vägledning för att säkerställa att ditt företag följer förordningen korrekt.
Slutsats GDPR
Att följa GDPR är en viktig skyldighet för företagare som behandlar personuppgifter. Genom att förstå och följa de riktlinjer och bästa praxis som fastställs i förordningen kan företag säkerställa att de skyddar medborgarnas integritet och säkerhet. Genom att kartlägga dataflöden, informera de registrerade om deras rättigheter, säkerställa lagliga grunder för databehandling, implementera säkerhetsåtgärder och dokumentera efterlevnad kan företagare bygga förtroende och undvika potentiellt kostsamma böter och skadestånd. GDPR är inte bara en skyldighet utan också en möjlighet att skapa en kultur av dataskydd och respekt för individers integritet inom företaget och hos dess kunder.
Kanske är du också intresserad av att läsa vår guide om leadscoring
Här kan du läsa mer om kundresan
I vår stora guide om GDRP hittar du det mesta du behöver ha koll på om GDPR
Här är en guide om Inbound Marketing
Vill du ska fler leads så har du en guide om det här
Här hittar du en fullmatad guide om hur du kan använda SMS i din kundkommunikation
