Intranätet ingen besöker, kanalen ingen hinner läsa, mötet som inte alla var med på. Internkommunikation är svårt, och samtidigt avgörande för att alla ska dra åt samma håll. Ett internt nyhetsbrev är den enklaste kanalen som faktiskt når fram: alla har en inkorg, och ett bra brev läses på tre minuter. Den här guiden visar hur du bygger ett internt nyhetsbrev som medarbetarna öppnar vecka efter vecka.
Ett internt nyhetsbrev är ett återkommande mejlutskick till medarbetare, förtroendevalda eller medlemmar med det viktigaste som hänt och händer i organisationen. Rätt gjort samlar det spridd information till en förutsägbar, läsbar helhet.
Därför fungerar mejl internt
- Alla nås. Inkorgen finns hos alla medarbetare, även de utan datorarbetsplats om ni har deras mejladresser.
- Det är mätbart. Du ser öppningar och klick, och vet vad som engagerar. Så vet du också när kommunikationen inte når fram, i stället för att gissa.
- Det är förutsägbart. Ett brev varje fredag klockan 10 blir en vana, och vanor läses.
Struktur som gör brevet läst
Håll formen konstant så att läsaren känner igen sig:
- Veckans viktigaste. En sak, högst upp. Om läsaren bara tar med sig en sak, vilken?
- Korta notiser. Tre till fem punkter med en mening var och länk till mer.
- Människorna. Ny kollega, jubilar, vunnen affär, medlemsframgång. Det är hit ögonen dras.
- Kalendern. Vad händer närmaste två veckorna.
Kort slår långt. Ett internt nyhetsbrev ska kunna läsas i kaffekön. Behöver du skrivhjälp finns vår skrivskola.
Frekvens och avsändare
Veckovis eller varannan vecka fungerar för de flesta organisationer. Månadsvis är minimum för att brevet ska kännas aktuellt. Viktigare än frekvensen är regelbundenheten: samma dag, samma tid.
Låt en person äga brevet redaktionellt, men samla in innehåll brett. Med redaktörskonton kan flera bidra i samma verktyg utan att någon tappar överblicken.
Segmentera när organisationen är stor
I större organisationer är allas information ingens information. Dela upp mottagarna, till exempel per ort, avdelning eller roll, och låt delar av brevet variera medan stommen är gemensam. Vår guide om segmentering visar hur du tänker. Kommuner och förbund brukar även skilja på anställda, förtroendevalda och volontärer.
Mät och förbättra
Öppningsfrekvensen för interna brev bör ligga klart högre än för externa utskick, eftersom avsändaren är känd och innehållet angår läsaren. Följ tre saker över tid:
- Öppningar: sjunker de, se över ämnesrader och frekvens.
- Klick: visar vilka ämnen som engagerar. Ge mer av det.
- Svar: uppmuntra svar direkt på brevet. Det är den billigaste medarbetardialogen som finns.
Hur du tolkar siffrorna i detalj hittar du i guiden om statistik för e-postutskick.
Kom igång på en vecka
- Samla mejladresserna i en lista och bestäm dag och frekvens.
- Bygg en mall med den fasta strukturen ovan, i vår drag and drop-editor tar det en kvart.
- Skicka första numret och be uttryckligen om synpunkter.
- Utvärdera efter en månad: öppningar, klick och vad kollegorna säger.
Paloma används som verktyg för nyhetsbrev av företag, föreningar, kommuner och organisationer, för både extern och intern kommunikation, med all data lagrad på svenska servrar.
Vanliga frågor om interna nyhetsbrev
Hur ofta ska ett internt nyhetsbrev skickas?
Veckovis eller varannan vecka är vanligast. Välj en frekvens ni orkar hålla, regelbundenheten är viktigare än tätheten.
Vad ska ett internt nyhetsbrev innehålla?
Veckans viktigaste nyhet, korta notiser, något om människorna i organisationen och kommande händelser. Kort, konkret och igenkännbart varje gång.
Hur får vi fler att öppna det interna nyhetsbrevet?
Skicka på fast tid, skriv ärliga och konkreta ämnesrader, håll brevet kort och lyft människor, inte bara verksamhet. Och mät, så att du ser vad som fungerar.
Kan vi använda samma verktyg för internt och externt?
Ja, det är ofta en fördel. Samma mallar, samma statistik och separata listor gör att inget skickas till fel mottagare.
Ge internkommunikationen ett hem
Skapa ett gratis konto och skicka ert första interna nyhetsbrev redan den här veckan.
