Grupp SMS – så skickar du SMS till en hel grupp samtidigt

Träningen är inställd, mötet flyttat, extrapasset behöver bemannas. När ett besked snabbt måste nå en hel grupp är SMS oslagbart: det läses inom minuter, av nästan alla. Frågan är bara hur du skickar det. Från mobilen fungerar det till en liten grupp, men gränserna märks snabbt. Den här guiden går igenom båda vägarna, vad som skiljer dem åt och hur du gör rätt när gruppen växer.

Ett grupp SMS är ett SMS som skickas till flera mottagare samtidigt, där varje person får meddelandet individuellt utan att se övriga mottagares nummer. Det används för snabba besked till avgränsade grupper som kunder, medlemmar, deltagare eller personal.

Gruppchatt, grupp SMS och massutskick är tre olika saker

Orden används om vartannat men beskriver helt olika sätt att nå flera personer. Skillnaden avgör om numren syns, vem som ser svaren och hur många du realistiskt kan nå.

I en gruppchatt hamnar alla i samma tråd. Var och en ser övrigas nummer och alla svar går till hela gruppen. Det fungerar för familjen och lagets föräldrar, men inte för kunder eller medlemmar som inte känner varandra.

Ett grupp SMS går ut till många mottagare men landar som ett enskilt meddelande hos var och en. Ingen ser någon annan, och eventuella svar kommer bara till dig. Det är den form den här guiden handlar om.

Ett massutskick är samma teknik men i större skala och oftast med marknadsföringssyfte, alltså kampanjer och erbjudanden till hela kundregistret. Handlar det om den typen av utskick finns en egen genomgång i guiden om SMS-massutskick, och strategin bakom kanalen beskrivs i guiden om SMS-marknadsföring.

Så skickar du grupp SMS från mobilen

Till en mindre grupp går det att lösa direkt i telefonen. Hur väl det fungerar skiljer sig mellan Android och iPhone.

Android

Google Messages har en inställning som gör precis det du vill: varje mottagare får sitt eget meddelande och svaren kommer separat till dig. Öppna appen, gå till inställningarna, vidare till Avancerat och sedan Gruppmeddelanden. Välj alternativet för mass-SMS i stället för grupp-MMS. Skapa därefter ett nytt meddelande och lägg till mottagarna.

Menynamnen varierar mellan tillverkare och Android-versioner, så leta efter formuleringar i stil med mass-SMS eller individuella meddelanden om texten inte stämmer exakt.

iPhone

iPhone saknar en motsvarande funktion. Lägger du till flera mottagare skapas en gruppkonversation där alla ser varandra, oavsett om det går som iMessage eller SMS. Det finns kringvägar via Kortkommandon-appen, men de är omständliga och opålitliga för återkommande utskick.

Behöver du skicka till en grupp från en iPhone och samtidigt hålla numren dolda är en tjänst i webbläsaren den praktiska lösningen.

När mobilen inte räcker

Telefonen fungerar upp till en viss punkt. Fyra saker gör att den tar slut som arbetssätt:

Numren riskerar att exponeras. Ett felklick och hela listan ligger öppen i en gruppchatt.
Avsändaren är ditt privatnummer. Mottagaren ser ett okänt nummer i stället för verksamhetens namn, vilket sänker både förtroendet och antalet som läser.
Ingen uppföljning. Du ser inte vad som levererats och vilka nummer som slutat fungera.
Ingen schemaläggning. Ett besked som ska ut klockan sju på morgonen kräver att du är vaken klockan sju.

Operatörerna sätter dessutom spärrar mot många meddelanden i följd från ett privatabonnemang, eftersom mönstret liknar skräppost. Utskicket kan då stoppas utan att du märker det.

Så skickar du grupp SMS från datorn steg för steg

Med en tjänst i webbläsaren gör du samma sak men utan begränsningarna. Fem steg räcker.

Samla gruppen i en lista. Ladda upp numren från ett kalkylark eller låt kontakter lägga till sig själva via ett formulär. Håll listan uppdaterad, gamla nummer kostar pengar utan att nå fram.
Skriv kort och konkret. Vad har hänt, när gäller det, var, och vad ska mottagaren göra. Allt annat kan strykas.
Välj avsändarnamn. Verksamhetens namn syns i aviseringen i stället för ett nummer. Det avgör ofta om meddelandet läses direkt eller ignoreras.
Skicka eller schemalägg. Akuta besked går direkt, planerade läggs på en vettig tid. Undvik tidig morgon och sen kväll.
Följ upp leveransen. Kontrollera att meddelandet nått fram och rensa nummer som studsar.

Samma arbetssätt beskrivs mer utförligt för den som vill skicka regelbundet i genomgången av SMS-utskick.

Vad ska stå i meddelandet

Ett SMS rymmer 160 tecken. Det låter lite men räcker gott för ett besked, förutsatt att du håller dig till det väsentliga. Längre meddelanden delas automatiskt i flera delar, och varje del kostar.

Använder du emoji byter meddelandet teckenuppsättning och gränsen sjunker till 70 tecken. Det är sällan värt utrymmet i ett rent informationsmeddelande.

Tre exempel som får plats:

Hej! Träningen ikväll 18.00 är inställd pga hallbokning. Nästa pass torsdag samma tid. /Klubben
Påminnelse: årsmötet imorgon 19.00 i klubblokalen. Handlingar finns på hemsidan. Välkommen!
Driftinfo: vårt system är nere för underhåll 22-24 ikväll. Beställningar går att lägga igen efter midnatt.

Sätt alltid avsändaren i klartext om avsändarnamnet inte gör det uppenbart vem som skriver. Mottagaren ska aldrig behöva gissa.

Vad kostar det att skicka grupp SMS

Du betalar per skickat meddelande, inte per mottagare i listan. Ett utskick till åttio personer kostar alltså åttio SMS, förutsatt att texten ryms i ett meddelande. Delas texten i två blir det etthundrasextio.

Det gör det värt att korta texten innan du skickar, särskilt till större grupper. En mening mindre kan halvera kostnaden.

Hos de flesta tjänster köper du krediter i förväg som dras när du skickar. Aktuella nivåer finns på sidan om priser.

När passar grupp SMS bäst

Kanalen är som starkast när något är tidskritiskt och mottagaren behöver veta det nu.

Föreningar använder det för inställda träningar, samlingar och kallelser som måste nå fram i tid. Ska kallelsen dessutom skickas formellt finns en egen genomgång av kallelse till årsmöte. För det löpande medlemsutskicket är mejl oftast rätt kanal, och den kombinationen beskrivs i guiden om nyhetsbrev för föreningar.

Företag skickar driftinformation till kunder, snabba besked till personal och förfrågningar om bemanning. Kort text, tydlig avsändare, inga bilagor.

Event använder det för praktisk information till anmälda deltagare, gärna i kombination med en SMS-påminnelse dagen innan för att minska antalet som uteblir.

Vård och tjänsteverksamheter skickar ändrade tider och besked som inte får drunkna i en full inkorg.

GDPR och grupp SMS

Ett mobilnummer är en personuppgift. Det betyder inte att det är krångligt, men tre saker behöver vara på plats.

Du behöver en rättslig grund. Ett medlemskap, ett kundförhållande eller ett samtycke, beroende på vad du skickar. Praktiska besked till någon du redan har en relation med är enklare att motivera än ren marknadsföring till en inköpt lista.

Numren får inte exponeras för övriga mottagare. En riktig SMS-tjänst löser det automatiskt eftersom varje meddelande skickas individuellt. En gruppchatt gör motsatsen.

Det ska vara enkelt att slippa. Den som inte vill ha fler utskick ska kunna avregistrera sig utan att behöva ringa. Grunderna i dataskydd finns samlade i guiden om vad GDPR betyder.

Skicka grupp SMS med Paloma

I Paloma skickar du SMS från samma verktyg som nyhetsbrev och event. Det innebär samma kontaktlistor oavsett kanal, eget avsändarnamn, schemaläggning och statistik, med data lagrad på svenska servrar.

Ett gratiskonto innehåller fem SMS så att du kan prova hela flödet innan du bestämmer dig. Behöver du jämföra alternativ först finns en genomgång av vad du bör titta efter i guiden om SMS-tjänst för företag.

Skapa gratis konto

Vanliga frågor om grupp SMS

Kan mottagarna se varandras nummer?

Nej, inte när du skickar via en SMS-tjänst. Varje mottagare får ett individuellt meddelande och ser bara sitt eget. Det är den viktigaste skillnaden mot en gruppchatt i mobilen, där alla ser alla.

Kan man skicka grupp SMS från datorn?

Ja, och det är det normala arbetssättet när gruppen är större än en handfull personer. Du skriver meddelandet i webbläsaren, väljer vilken lista det ska gå till och skickar direkt eller schemalägger.

Hur många kan jag skicka till samtidigt?

Via en tjänst finns ingen praktisk gräns, listan kan innehålla tiotusentals nummer. Från mobilen går det trögt redan vid tjugo till trettio mottagare, och operatörerna kan stoppa utskicket om mönstret liknar skräppost.

Vad kostar det att skicka grupp SMS?

Du betalar per skickat meddelande. I Paloma köper du SMS-krediter som dras när du skickar, utan någon månadsavgift för själva funktionen.

Kan mottagarna svara på ett grupp SMS?

Det beror på inställningen. Med ett avsändarnamn i text, exempelvis Klubben, kan mottagaren inte svara, vilket ofta är önskvärt för rena besked. Behöver du svar använder du ett svarsnummer eller länkar till ett formulär.

Vad är skillnaden mot ett massutskick?

Tekniken är densamma. Skillnaden ligger i syfte och skala: grupp SMS är oftast ett besked till en avgränsad grupp, medan massutskick handlar om kampanjer till hela registret.

Behöver jag samtycke för att skicka?

Det beror på innehållet. Praktiska besked inom ett befintligt medlemskap eller kundförhållande går normalt att motivera på annan grund, medan ren marknadsföring ställer högre krav. Kontrollera vad som gäller för just din verksamhet innan du bygger listan.

Hur långt får meddelandet vara?

Ett SMS rymmer 160 tecken. Längre texter delas automatiskt i flera delar och varje del debiteras separat. Emoji sänker gränsen till 70 tecken eftersom meddelandet då byter teckenuppsättning.

Nå hela gruppen på en minut

Skapa ett gratis konto och testa med fem SMS på köpet. Inget kort krävs.