SMS påminnelse – så skickar du automatiska påminnelser till kunder
En sms påminnelse är ett kort textmeddelande som hjälper mottagaren att komma ihåg en bokad tid, en deadline eller ett event. Eftersom SMS ofta läses inom några minuter är det en effektiv kanal för tidskritisk information.
I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta. Du får lära dig när en sms påminnelse passar. Dessutom visar vi hur du skriver meddelanden som fungerar. Vi går också igenom vilken tidpunkt som ger bäst effekt. Slutligen förklarar vi hur du kan automatisera flödet för återkommande påminnelser.
Vill du börja skicka sms påminnelser direkt?
Med Paloma skickar du sms påminnelser, schemalägger utskick och kombinerar SMS med e-post i samma plattform.
Vad är en sms påminnelse?
En sms påminnelse är ett kort textmeddelande. Det skickas inför en bokad tid, ett event eller en deadline. Syftet är enkelt: att hjälpa mottagaren att komma ihåg och agera i tid.
Effekten är tydlig. Färre uteblivna besök. Färre missade deadlines. Färre glömda anmälningar. Därför blir det också bättre kundupplevelse och mindre administration.
Sms påminnelser används i många branscher. Vården använder dem inför besök. Tandläkare skickar dem inför kontroller. Frisörer använder dem inför klippningar. Kommuner skickar dem inför soptömning. Dessutom använder företag dem inför betalningar. Gemensamt är att budskapet är tidskänsligt.
Det som skiljer en sms påminnelse från andra typer av SMS är enkelt. Den är alltid knuten till en konkret händelse mottagaren redan känner till. Det är alltså inte marknadsföring. Det är ett vänligt stöd för minnet i rätt ögonblick.
När ska man skicka en sms påminnelse?
Sms påminnelser passar när det finns risk att mottagaren glömmer något viktigt. Här är de vanligaste användningsområdena.
Bokade möten och besök
Det här är den klassiska användningen. En sms påminnelse dagen innan ett besök minskar antalet missade besök markant. Det gäller frisören, tandläkaren, vårdcentralen eller rådgivaren.
Inom vården skickas ofta två påminnelser. Först en två dagar före. Sedan en två timmar före besöket.
Event och anmälningar
Sms påminnelser är effektiva inför ett webbinar, en kurs eller ett seminarium. Du kan också skicka praktisk information om plats och tider. Dessutom fungerar de bra för sista minuten-ändringar.
Vill du bygga upp ett helt event kan du läsa mer om vår eventplattform för anmälningar och biljetter.
Betalningar och deadlines
En sms påminnelse om en obetald faktura förbättrar dramatiskt hur många som agerar i tid. Det är också en vänligare ton än ett formellt påminnelsebrev.
Abonnemang och återvändande tjänster
Dags för bilbesiktning? Dags att boka en ny tid? Dags att förnya medlemskapet? Återkommande påminnelser hjälper kunden. Dessutom håller de kvar kunden i relationen med ditt företag.
Uppföljning efter e-post
Ibland har ett viktigt mejl inte öppnats. Då kan en sms påminnelse förstärka budskapet. Kombinationen av e-post och SMS ger därför ofta bättre resultat än någon av kanalerna på egen hand.
Timing – när ska påminnelsen skickas?
Tidpunkten är en av de viktigaste faktorerna. För tidigt och påminnelsen glöms bort. För sent och mottagaren hinner inte agera. Här är riktlinjer som fungerar för de flesta branscher.
Bokade besök: 24 till 48 timmar före
För bokningsbaserade tjänster är 24 timmar före ett bra standardval. Det gäller frisörer, tandläkare och vårdmottagningar.
Inom vården används ofta två påminnelser. Först en 48 timmar före. Då finns det tid att omboka. Sedan en 2 timmar före. Det är sista chansen att komma ihåg.
Event och webbinar: 3 dagar, 1 dag och 2 timmar före
För event fungerar en påminnelsekedja ofta bättre än ett enskilt utskick. En påminnelse 3 dagar före ger mottagaren tid att planera. En dagen innan förstärker. En 2 timmar före bygger den sista pushen.
Betalningar: 3 till 7 dagar före förfallodatum
För fakturor är 3 till 7 dagar före förfallodatum en bra tidpunkt. Då hinner mottagaren agera utan stress.
Tid på dygnet
För privatpersoner fungerar eftermiddag och tidig kväll bäst. Helst mellan klockan 16 och 20. För företagskunder är kontorstid bättre. Helst mellan klockan 9 och 16. Undvik tidig morgon och sena kvällar om det inte är absolut nödvändigt.
Så skriver du en bra sms påminnelse
En bra sms påminnelse är kort, tydlig och lätt att agera på. Här är de viktigaste principerna att följa.
Var tydlig direkt
Mottagaren ska förstå inom några sekunder vad meddelandet gäller. Skriv det viktigaste först. Undvik långa artighetsfraser.
Till exempel: ”Påminnelse om din tid hos oss imorgon kl 14.30” är bättre än ”Hej och tack för att du valt oss, vi vill bara påminna om att…”.
Håll det kort
Ett SMS rymmer 160 tecken. Längre meddelanden delas upp. Det kan dessutom kosta mer. Fokusera därför på ett budskap. Behöver mottagaren mer information? Länka till en sida där den finns samlad.
Ta med rätt information
En påminnelse utan konkret information är värdelös. Inkludera alltid datum, tid och plats när det är relevant. Om mottagaren förväntas göra något ska det också framgå tydligt.
Använd en tydlig avsändare
Mottagaren ska direkt se vem meddelandet kommer från. Ett företagsnamn som avsändare är mycket bättre än ett anonymt nummer. Till exempel ”Salong Klipp” eller ”Paloma”.
Personalisera med eftertanke
Du kan använda förnamn för att meddelandet ska kännas mer personligt. Tänk dock på att långa namn tar plats. Om du använder variabler behöver du ta höjd för att ”Alexander” är längre än ”Eva”.
Exempel på sms påminnelser
Här är konkreta exempel som fungerar för olika sammanhang. Använd dem som mallar och anpassa efter din verksamhet.
Exempel: frisör eller skönhetsbehandling
”Hej Anna! Påminnelse om din tid hos Salong Klipp imorgon kl 14.30. Behöver du boka om? Svara OM eller boka här: salongklipp.se/omboka”
Exempel: tandläkare eller vårdbesök
”Påminnelse: din tid hos tandläkaren är imorgon kl 09.00 på Storgatan 12. Svara AVBOKA senast 24h före för att undvika avgift.”
Exempel: webbinar eller event
”Hej! Vårt webbinar om e-postmarknadsföring startar imorgon kl 13.00. Din länk: paloma.se/webb123. Välkommen!”
Exempel: anmälan stänger snart
”Sista chansen! Anmälan till kursen stänger ikväll kl 23.59. Säkra din plats: kurskompaniet.se/anmal”
Exempel: betalningspåminnelse
”Påminnelse: din faktura nr 1234 förfaller om 3 dagar. Belopp 1 250 kr. Betala här: foretag.se/betala”
Exempel: förnyelse av abonnemang
”Hej Per! Ditt medlemskap förnyas automatiskt 15 maj. Vill du göra ändringar, logga in på mittkonto.se innan dess.”
Automatiska sms påminnelser
Skickar du samma typ av påminnelse ofta? Då är det ineffektivt att göra det manuellt varje gång. Med en automatiserad lösning går rätt meddelande ut till rätt mottagare vid rätt tidpunkt. Utan att du lyfter ett finger.
När passar automatisering?
Automatiska sms påminnelser passar bäst i fyra situationer:
- återkommande bokningar där samma typ av påminnelse ska skickas
- event med många deltagare där alla behöver påminnas inför starten
- kundresor där påminnelsen är kopplad till ett visst steg
- tidsstyrda flöden där mottagaren påminns ett bestämt antal dagar före en händelse
Så fungerar ett automatiskt flöde
Ett automatiskt flöde triggas av en händelse. När någon bokar en tid skickas påminnelsen automatiskt. Du behöver aldrig komma ihåg att trycka på skicka.
I mer avancerade flöden kan du kombinera sms påminnelse med e-post och segmentering. Läs mer om marketing automation och hur du bygger smarta kundresor.
Så mycket minskar uteblivna besök
Studier inom vård och tandvård visar tydliga resultat. Sms påminnelser minskar ofta antalet uteblivna besök med mellan 20 och 40 procent. Effekten är störst när påminnelsen skickas i rätt tid. Dessutom hjälper konkret information om hur mottagaren kan omboka.
Varför fungerar sms påminnelser så bra?
Det handlar om fyra saker. För det första syns SMS direkt på låsskärmen. För det andra känns meddelandet personligt eftersom det landar i den privata mobilen. För det tredje tvingar formatet fram tydlighet, eftersom du bara har 160 tecken. För det fjärde kan mottagaren agera direkt genom att svara, klicka på en länk eller ringa.
Ekonomisk effekt
Tänk dig en tandläkare med 1 500 bokningar per månad. Om no-show-graden är 10 procent blir det 150 uteblivna besök varje månad. Sms påminnelser kan halvera den siffran till 5 procent. Det innebär 75 extra genomförda besök per månad.
Med ett snittarvode på 800 kr blir det 60 000 kr i månaden. På ett år blir det 720 000 kr i extra intäkter.
Sms påminnelse eller e-post?
Båda kanalerna har sina styrkor. Valet beror på syfte, tidsramar och typ av information.
Sms påminnelse passar när:
- budskapet är tidskänsligt och behöver ses inom minuter
- informationen är kort och kräver ingen längre förklaring
- mottagaren ska agera direkt, till exempel bekräfta eller avboka
- meddelandet inte får försvinna i inkorgen
E-post passar när:
- informationen är längre eller kräver bilagor
- mottagaren behöver tid att läsa igenom
- du vill inkludera bilder och formaterad text
- kostnaden per meddelande är viktig (e-post är billigare)
I många fall fungerar kombinationen bäst. Skicka den detaljerade informationen via nyhetsbrev eller e-post. Följ sedan upp med en sms påminnelse när det närmar sig.
Regler och GDPR
När du skickar sms påminnelser behöver du följa både GDPR och marknadsföringslagen. Reglerna skiljer sig dock beroende på typ av påminnelse.
Påminnelse kopplad till en tjänst
En påminnelse om en bokad tid är oftast tillåten utan särskilt marknadsföringssamtycke. Det gäller också en betald kurs eller en betalning som ska göras. Den rättsliga grunden är då uppfyllande av avtal eller berättigat intresse. Du behöver dock fortfarande hantera personuppgifterna enligt GDPR.
Påminnelse med marknadsföringsinslag
Innehåller påminnelsen erbjudanden eller kampanjer? Då räknas den som direktmarknadsföring. I så fall krävs aktivt samtycke från mottagaren.
Grundregler att följa
Oavsett typ av påminnelse gäller fyra grundregler:
- syftet ska vara tydligt för mottagaren
- personuppgifter ska lagras säkert och inte längre än nödvändigt
- mottagaren ska kunna avsluta framtida påminnelser enkelt
- dokumentera hur och när mottagaren gett sitt medgivande
Mer om GDPR och digital kommunikation hittar du i vår guide om GDPR, kundkommunikation och marknadsföring.
Vanliga misstag att undvika
Några fel återkommer när företag börjar skicka sms påminnelser. Här är de viktigaste att undvika.
För tidigt eller för sent
En påminnelse en vecka innan glöms bort. En två timmar före en frisörtid ger ingen möjlighet att omboka. Tänk därför igenom timingen utifrån vad mottagaren faktiskt ska kunna göra.
Anonym eller otydlig avsändare
Om mottagaren inte vet vem som skickat meddelandet är risken stor att det ignoreras. Använd därför alltid ett företagsnamn som avsändare.
Saknar tydlig handling
En påminnelse utan klar information skapar frustration. ”Ring oss om du vill omboka” är bättre än ingenting. Men en direkt länk är ännu bättre.
För ofta
Tre påminnelser om samma sak är oftast för mycket. Det uppfattas som spam. Dessutom skadar det relationen. En eller två påminnelser räcker i de flesta fall.
Förkortningar som förvirrar
Att spara tecken genom att förkorta ord är frestande men riskabelt. Skriv hellre klart och fullständigt. Ryms det inte i 160 tecken? Då kan du överväga om budskapet kan kortas.
Så kommer du igång med Paloma
Med Paloma skickar du sms påminnelser på ett tryggt och strukturerat sätt. Du kan schemalägga utskick och segmentera mottagare. Dessutom kan du kombinera SMS med e-post och automation i samma plattform.
- skicka sms påminnelser till en eller många mottagare
- schemalägg utskick i förväg eller automatisera flöden
- filtrera och segmentera mottagarlistor
- lägg till länkar och variabeldata som namn eller tid
- kombinera sms påminnelse med nyhetsbrev och event
- följ upp leverans, klick och resultat
Redo att komma igång?
Läs mer om våra SMS-utskick för företag. Eller skapa ett gratis konto för att testa direkt.
Vanliga frågor om sms påminnelse
Vad är en sms påminnelse?
En sms påminnelse är ett kort textmeddelande som skickas inför en bokad tid, ett event eller en deadline. Syftet är att hjälpa mottagaren att komma ihåg och agera i tid. Därför minskar antalet missade besök och uteblivna intäkter.
När ska man skicka en sms påminnelse?
Det beror på sammanhanget. För bokade besök fungerar 24 timmar före oftast bra. För event passar två påminnelser: en dagen innan och en två timmar före. För betalningar skickas påminnelsen vanligtvis några dagar före förfallodatum.
Hur många timmar före ska en sms påminnelse skickas?
Ett vanligt upplägg är ett SMS 24 till 48 timmar före en bokad tid. Ibland skickas dessutom en extra påminnelse två timmar före. Inom vården används ofta två påminnelser: en 48 timmar före och en 2 timmar före.
Kan man skicka automatiska sms påminnelser?
Ja. Med en SMS-tjänst för företag kan du schemalägga eller automatisera påminnelser. Därför går meddelandet ut vid rätt tidpunkt utan manuell hantering. Det passar särskilt bra för återkommande bokningar och event.
Vad ska man skriva i en sms påminnelse?
En bra sms påminnelse innehåller fyra saker. För det första vad påminnelsen gäller. För det andra datum och tid. För det tredje plats om det är relevant. För det fjärde vad mottagaren ska göra om något behöver ändras.
Är sms påminnelser tillåtna enligt GDPR?
Ja, för det mesta. Påminnelser kopplade till en befintlig relation är oftast tillåtna utan särskilt marknadsföringssamtycke. Det gäller till exempel en bokad tid eller en betald tjänst. Mottagaruppgifter måste dock hanteras enligt GDPR.
Hur mycket minskar sms påminnelser antalet uteblivna besök?
Effekten varierar mellan branscher. Studier inom vård och tandvård visar ofta minskningar på 20 till 40 procent. Störst effekt får man när påminnelsen skickas i rätt tid. Dessutom hjälper tydliga instruktioner om hur mottagaren kan omboka.
Vad är skillnaden mellan sms påminnelse och sms marknadsföring?
En sms påminnelse är kopplad till en konkret händelse som redan är överenskommen. Sms marknadsföring handlar istället om att erbjuda något nytt, till exempel en kampanj. Därför skiljer sig reglerna kring samtycke mellan de två typerna.
Fördjupa dig inom SMS för företag
Vill du arbeta mer strukturerat med SMS i din kommunikation? Här är fler guider som hjälper dig vidare.
