GDPR och nyhetsbrev – regler, samtycke & double opt-in

Får man skicka nyhetsbrev enligt GDPR? Ja – om du gör det på rätt sätt. Här går vi igenom vad lagen innebär, hur du samlar in samtycke och vilka rutiner som krävs för att du ska kunna kommunicera tryggt, lagligt och personligt med dina mottagare.

Söker du en svensk, GDPR-säker plattform för nyhetsbrev?
Prova Paloma gratis – enkel att komma igång med och lagring i Sverige.

GDPR står för General Data Protection Regulation, eller dataskyddsförordningen. Den började gälla 2018 och påverkar hur all verksamhet samlar in, lagrar och använder personuppgifter. Syftet är att stärka skyddet för individen: man ska veta vilka uppgifter som lagras, varför, hur länge och hur de kan tas bort.

När du skickar nyhetsbrev hanterar du personuppgifter (t.ex. e-postadress och namn). För att få skicka nyhetsbrev måste du ha en laglig grund – oftast samtycke eller berättigat intresse.

Samtycke: mottagaren har aktivt tackat ja till nyhetsbrev.
Berättigat intresse: kan användas vid befintlig kundrelation och liknande produkter/tjänster; mottagaren ska enkelt kunna avanmälan.

Vad räknas som personuppgift?

All information som kan kopplas till en person: namn, adress, e-post, telefonnummer, IP-adress, bilder, kund- eller medlemsnummer m.m.

1) Samla in samtycke på rätt sätt

Använd prenumerationsformulär där prenumeranten aktivt väljer att få nyhetsbrev. Aktivera double opt-in så att adressen bekräftas via mejl.

2) Informera tydligt

Beskriv vad prenumerationen innebär (t.ex. nyheter, tips eller erbjudanden) och hur ofta mejl skickas.

3) Lagra data säkert

Använd en lösning där all information lagras inom EU – helst i Sverige. Paloma lagrar data på svenska servrar (Telia Cygate).

4) Ge alltid möjlighet till avregistrering

Varje utskick ska ha en tydlig länk för att avsluta prenumerationen.

Exempel: korrekt samtyckestext

“Jag godkänner att [företagsnamn] lagrar mina uppgifter för att kunna skicka nyhetsbrev enligt GDPR. Jag kan när som helst avsluta prenumerationen via länken i mejlet.”

Undvik förifyllda rutor – samtycket måste vara frivilligt och aktivt.

Skillnaden mellan samtycke och berättigat intresse

GDPR tillåter flera lagliga grunder, men för nyhetsbrev är samtycke och berättigat intresse vanligast.

Samtycke: säkraste och mest transparenta vägen. Du kan visa när och hur samtycket gavs.
Berättigat intresse: kan passa om mottagaren redan är kund och mejlen handlar om liknande tjänster/produkter. Informera alltid om enkel avregistrering.

Rekommendation: om du är osäker – välj samtycke. Det är tydligast för både juridik och relation.

Rubrik: Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Text: Vi skickar nyheter, tips och inspiration 1–2 gånger i månaden. Du kan när som helst avsluta prenumerationen.
Fält:

E-postadress
Jag godkänner att [Företagsnamn] lagrar mina uppgifter för att skicka nyhetsbrev enligt GDPR.

När mottagaren bekräftar via mejl (double opt-in) har du ett fullständigt giltigt samtycke.

Det du behöver ha med när du ber om samtycke

Syftet med att spara uppgifterna
Företagets namn och kontaktuppgifter
Vilka som har tillgång till uppgifterna (om andra parter finns)
Hur personen kan få tillgång till, rätta eller radera sina uppgifter
Hur länge uppgifterna sparas
Rätten att återkalla samtycke
Om uppgifter hanteras utanför EU (och hur skyddet ser ut)
Kontakt till dataskyddsombud (om ni har ett)

Kom igång med GDPR och nyhetsbrev (checklista)

Kartlägg vilka personuppgifter ni hanterar idag
Rensa bort uppgifter som inte är nödvändiga
Dokumentera syfte för varje datainsamling
Säkerställ giltigt samtycke för alla adresser i nyhetsbrev
Ha en tydlig rutin för att radera data vid begäran (“bli glömd”)
Vid ev. dataintrång: anmäl till IMY inom 72 timmar

Så undviker du GDPR-böter vid nyhetsbrev

Vanliga orsaker till anmälningar:

Avsaknad av bevis på samtycke
Förifyllda kryssrutor
Ingen avregistreringslänk
Utskick efter avanmälan

Paloma hjälper dig undvika detta med tydliga samtyckesflöden, automatisk avanmälning och loggar.

Double opt-in i prenumerationsformulär
Anpassningsbara samtyckestexter
Automatisk hantering av avregistreringar
Lagring i Sverige hos Telia Cygate
“Bli glömd”-flöde och rollbaserade behörigheter

FAQ Nyhetsbrev och GDPR

Får jag skicka nyhetsbrev utan samtycke?

Nej, inte i Sverige. Du behöver ett aktivt samtycke från mottagaren eller en befintlig kundrelation som motiverar utskicken. All kommunikation ska följa GDPR:s krav på laglig grund.

Vad innebär double opt-in?

Double opt-in betyder att mottagaren bekräftar sin prenumeration via en länk i ett mejl. Det säkerställer att ingen registrerar någon annan av misstag – och att ditt samtycke är spårbart och giltigt enligt GDPR.

Måste jag ha en avregistreringslänk i varje nyhetsbrev?

Ja. GDPR kräver att mottagaren enkelt ska kunna återkalla sitt samtycke. I Paloma läggs avregistreringslänken automatiskt till i alla utskick.

Hur länge får jag spara kontaktuppgifter?

Så länge du har en tydlig och aktuell rättslig grund, till exempel ett aktivt samtycke eller pågående kundrelation. När grunden upphör ska personuppgifter raderas eller anonymiseras.

Hur hjälper Paloma mig att följa GDPR?

Paloma lagrar all data på svenska servrar, har inbyggt samtyckesstöd, dubbel opt-in, loggning av samtycken och säker hantering av avregistreringar – så du kan kommunicera tryggt och lagligt.

Relaterade guider och resurser

Läs mer om vårt verktyg för nyhetsbrev här

Skicka nyhetsbrev GDPR-säkert, så gör du rätt från början

Vad är GDPR?

Hur påverkar GDPR utskick av nyhetsbrev?