Det här behöver du för att planera ett webinar
Innan du börjar marknadsföra ditt webinar behöver du få grunderna på plats. Ett lyckat webinar bygger nästan alltid på samma delar:
- ett tydligt syfte
- en definierad målgrupp
- ett relevant ämne
- en tydlig agenda
- en smidig registrering
- påminnelser före start
- en plan för uppföljning
Du vinner mycket på att tänka igenom hela resan från första inbjudan till sista uppföljning. Har du en tydlig digital inbjudan, en enkel registrering och en bra uppföljning efteråt ökar chansen att både fler anmäler sig och fler faktiskt dyker upp.
Börja med syfte och målgrupp
Det första steget är att bestämma varför du ska hålla webinariet. Är målet att utbilda befintliga kunder, skapa nya leads, boka möten, lansera något nytt eller stärka relationen till din målgrupp? Ju tydligare syfte, desto enklare blir det att välja ämne, innehåll och call to action.
När syftet är klart behöver du definiera vem webinariet är till för. Ett webinar för nya leads ser ofta annorlunda ut än ett webinar för befintliga kunder. Målgruppen påverkar både tonalitet, nivå, längd och vilken typ av uppföljning som passar bäst.
Om du är osäker på vem du riktar dig till kan det vara klokt att börja med din målgrupp och deras vanligaste frågor, problem eller behov.
Välj ett ämne som lockar rätt deltagare
Ett bra webinarämne är tydligt, relevant och konkret. Försök att välja ett ämne som löser ett problem, förklarar något svårt eller hjälper deltagaren att nå ett tydligt resultat. Det räcker sällan med att bara vara allmänt intressant. Det behöver också kännas användbart.
I stället för ett brett ämne som “digital marknadsföring” är det ofta bättre med en tydligare vinkel, till exempel “så skapar du en anmälningssida som får fler deltagare” eller “så följer du upp ett event med nyhetsbrev och SMS”.
Ju tydligare nytta du lovar, desto lättare blir det att få anmälningar.
Skapa en tydlig anmälningssida för webinariet
Din anmälningssida är en av de viktigaste delarna i hela webinarflödet. Här avgörs ofta om besökaren faktiskt registrerar sig eller lämnar sidan. Därför ska anmälningssidan vara enkel, tydlig och fokuserad på ett enda mål, att få rätt personer att anmäla sig.
En bra anmälningssida för webinar innehåller vanligtvis:
- en tydlig rubrik
- vad deltagaren kommer att lära sig
- datum och tid
- vem webinariet passar för
- namn på talare eller värd
- ett enkelt formulär
Om du vill öka konverteringen ytterligare är det bra att hålla formuläret kort. Ett genomtänkt anmälningsformulär med bara de viktigaste fälten brukar ge bättre resultat än ett långt formulär med många frågor.
Skriv en inbjudan som får människor att anmäla sig
En bra inbjudan ska snabbt svara på tre frågor: vad handlar webinariet om, varför ska jag vara med och vad får jag ut av det? Försök att skriva konkret och tydligt. Lyft nytta före funktioner och undvik att göra inbjudan för lång.
Din digitala inbjudan kan skickas via mejl, delas i sociala medier och användas på landningssidan. Samma grundbudskap bör gå igen i alla kanaler så att webinariet känns tydligt och professionellt.
Det är ofta bra att redan i inbjudan berätta:
- vilket problem webinariet hjälper till att lösa
- hur långt det är
- om det är live eller inspelat
- om det finns möjlighet att ställa frågor
Marknadsför ditt webinar i rätt kanaler
När sidan och inbjudan är klara behöver du få ut webinariet till rätt personer. Börja med dina egna kanaler. Har du en e-postlista är nyhetsbrev ofta en av de bästa kanalerna för att driva relevanta anmälningar. Där kan du segmentera mottagare, anpassa budskapet och följa upp med påminnelser.
Du kan också marknadsföra webinariet via LinkedIn, Facebook, Instagram, organiska inlägg, annonser och samarbetspartners. Om webinariet är en del av en större kampanj kan det vara smart att kombinera e-post, sociala medier och en dedikerad anmälningssida för att samla trafiken på ett ställe.
Vill du bygga ett mer automatiserat flöde kan du även använda marketing automation för att skicka rätt budskap vid rätt tidpunkt, till exempel bekräftelse efter anmälan, påminnelser innan start och uppföljning efter webinariet.
Bekräftelser och påminnelser är avgörande
Många webinar tappar deltagare mellan anmälan och start. Därför är bekräftelser och påminnelser viktiga. När någon anmäler sig ska de direkt få en tydlig bekräftelse med datum, tid och information om hur de ansluter.
Inför webinariet är det klokt att skicka minst en eller två påminnelser. För vissa målgrupper fungerar även SMS-påminnelser mycket bra, särskilt om webinariet hålls under arbetstid eller om anmälan görs långt i förväg.
En enkel påminnelsestruktur kan se ut så här:
- bekräftelse direkt efter anmälan
- påminnelse dagen före
- påminnelse samma dag
- kort påminnelse strax innan start
Planera innehållet noggrant
Ett lyckat webinar behöver ett tydligt upplägg. Deltagaren ska snabbt förstå vad som kommer att hända och varför det är värt att stanna kvar. Gör därför ett körschema med tydliga delar och håll dig till det.
En vanlig struktur kan vara:
- kort introduktion och välkomstord
- problem eller behov
- lösningar, exempel eller utbildning
- frågestund
- tydligt nästa steg
Försök att hålla fokus på deltagarens nytta. Ett webinar som bara blir en lång säljpresentation tappar ofta engagemang. Bjud istället på konkret värde och låt ditt erbjudande bli en naturlig fortsättning.
Live eller förinspelat webinar?
Både live och förinspelade webinar har sina fördelar. Live passar bäst när du vill skapa dialog, bygga förtroende och ge deltagarna möjlighet att ställa frågor. Förinspelat passar bättre när du vill återanvända innehållet över tid eller låta fler se det när det passar dem.
För många företag fungerar en kombination bra. Du kan till exempel hålla webinariet live första gången och sedan använda inspelningen i efterföljande flöden, på en landningssida eller som del av en automatiserad kundresa.
Teknik inför webinar, det här behöver fungera
Tekniken behöver inte vara avancerad, men den måste vara stabil. Dåligt ljud, svajig uppkoppling eller oskarp bild kan sänka upplevelsen direkt. Testa därför allt i god tid innan sändning.
Se till att du har:
- stabil internetuppkoppling
- en fungerande kamera
- tydlig mikrofon
- bra ljus
- en lugn och städad bakgrund
Om ni är flera som deltar i sändningen är det klokt att göra ett gemensamt tekniktest. Har du möjlighet är en extern mikrofon ofta en bättre investering än en dyr kamera, eftersom ljudet påverkar upplevelsen mycket.
Checklista innan webinariet startar
- kontrollera att dator och utrustning är laddad
- testa ljud, bild och internet
- öppna presentation och länkar i förväg
- ha körschemat tillgängligt
- säkerställ vem som ansvarar för chatten
- kontrollera att deltagarlänken fungerar
- var inne i god tid före start
Så håller du deltagarna engagerade under webinariet
Det räcker inte att deltagarna anmäler sig, de behöver också vilja stanna kvar. Därför måste webinariet vara tydligt, levande och relevant. Börja gärna starkt och visa snabbt varför ämnet är viktigt. Förklara vad deltagarna kommer att få med sig och håll sedan tempot uppe.
Några enkla sätt att öka engagemanget är att:
- ställa frågor under webinariet
- använda konkreta exempel
- ha en tydlig röd tråd
- variera mellan prat, bild och demonstration
- avsätta tid för frågor
Om ni är två personer kan en hålla presentationen medan den andra tar frågor i chatten. Det brukar ge ett lugnare och mer professionellt genomförande.
Hur långt bör ett webinar vara?
Det finns inget exakt rätt svar, men många webinar fungerar bra i intervallet 30 till 60 minuter. Kortare webinar kan passa bra för introduktioner eller konkreta tips, medan längre webinar passar bättre för utbildning eller fördjupning.
Det viktigaste är att längden matchar ämnet och målgruppen. Ett tydligt och fokuserat webinar på 35 minuter slår nästan alltid ett utdraget webinar på 75 minuter.
Ska webinar vara gratis eller kosta pengar?
Många företag använder gratis webinar för att skapa intresse, bygga relationer och generera leads. Det fungerar ofta bra när målet är att nå nya personer eller introducera ett ämne. Om du däremot erbjuder fördjupat innehåll, exklusiv utbildning eller specialiserad expertkunskap kan det vara rimligt att ta betalt.
Fundera på vilket värde deltagaren får, hur stark efterfrågan är och vad du vill att webinariet ska leda till. I vissa fall är själva webinariet målet. I andra fall är webinariet ett steg mot nästa handling, till exempel bokning, demo, köp eller uppföljande möte.
Så följer du upp efter webinariet
Uppföljningen är ofta det som avgör om webinariet faktiskt leder vidare till affär, dialog eller fortsatt relation. Skicka därför alltid ett uppföljningsmejl efteråt. Tacka för deltagandet, dela materialet och gör det enkelt att ta nästa steg.
En bra uppföljning kan innehålla:
- tack för deltagandet
- länk till inspelning
- presentation eller sammanfattning
- relevanta guider eller resurser
- tydlig call to action
Om du arbetar strukturerat med event och kommunikation kan du låta uppföljningen bli en del av ett större flöde i din eventplattform, där registrering, påminnelser och uppföljning hänger ihop.
Webinar som del av en större eventstrategi
Webinar fungerar sällan bäst som en isolerad aktivitet. De blir starkare när de kopplas till resten av din kommunikation. Du kan till exempel använda webinar som en del av din eventstrategi, din leadsgenerering eller din kundvård.
Ett vanligt och effektivt upplägg är att kombinera webinar med:
När allt hänger ihop blir webinariet inte bara ett enstaka tillfälle, utan en del av ett tydligt och hållbart arbetssätt för digitala event.
Sammanfattning, så lyckas du med webinar
För att planera ett lyckat webinar behöver du börja med syfte, målgrupp och ämne. Därefter behöver du skapa en tydlig anmälningssida, skriva en bra inbjudan, planera påminnelser och säkerställa att tekniken fungerar. Själva webinariet behöver vara tydligt, relevant och engagerande, och efteråt behöver du följa upp på ett genomtänkt sätt.
Ser du webinar som ett digitalt event blir det också enklare att bygga en bättre helhet kring registrering, kommunikation och uppföljning. Då ökar chansen att webinariet inte bara blir välbesökt, utan också skapar verkligt värde för både deltagare och verksamhet.
Vill du samla anmälningar, skicka påminnelser och följa upp webinar i samma flöde? Testa Paloma gratis och kom igång med ditt digitala event: Skapa anmälningssida för webinar gratis
