Eventverktyg – så väljer du rätt verktyg för ditt event
Ett bra eventverktyg gör det enklare att planera, marknadsföra och genomföra event utan onödigt manuellt arbete. Oavsett om du arbetar med kundevent, seminarier, webbinarier eller interna träffar behöver du ofta mer än bara ett anmälningsformulär. Du behöver ett verktyg som hjälper dig att samla anmälningar, kommunicera med deltagare, hålla ordning på deltagarlistor och följa upp resultatet efteråt.
I den här guiden går vi igenom vad ett eventverktyg är, vilka funktioner som brukar behövas och hur du väljer rätt lösning för dina behov. Dessutom får du en praktisk checklista för att jämföra olika alternativ.
Om du vill ha ett verktyg som samlar anmälningar, deltagarhantering, utskick och påminnelser på ett ställe kan du också läsa mer om Palomas eventplattform.
Vad är ett eventverktyg?
Ett eventverktyg är ett digitalt system som hjälper dig att hantera hela eller delar av ett event. Det kan handla om att skapa en anmälningssida, skicka inbjudningar, administrera deltagare, ta emot avanmälningar, skicka påminnelser eller följa upp resultat efteråt.
Begreppet används ofta brett. I vissa fall syftar det på ett enkelt anmälningssystem. I andra fall menar man en mer komplett lösning för hela eventprocessen, från inbjudan till uppföljning.
När behövs ett eventverktyg?
Ett eventverktyg blir särskilt värdefullt när du vill arbeta mer strukturerat och spara tid. Det gäller till exempel när:
- du arrangerar återkommande event
- du har många deltagare att hålla reda på
- du vill minska manuellt arbete
- du behöver skicka påminnelser och uppdateringar
- du vill samla allt på ett ställe i stället för att arbeta i flera olika verktyg
- du behöver bättre uppföljning av anmälningar, närvaro och resultat
För mindre event kan enklare lösningar fungera bra. Men när antalet deltagare växer eller kommunikationen blir mer omfattande blir det snabbt tydligt hur mycket tid ett bra eventverktyg kan spara.
Vilka funktioner bör ett eventverktyg ha?
Vilka funktioner som är viktigast beror på vilken typ av event du arbetar med. Samtidigt finns det några delar som ofta är avgörande, oavsett vilken bransch du verkar i.
Anmälningssida
En tydlig anmälningssida gör det enkelt för deltagare att förstå eventet och anmäla sig. Sidan bör innehålla information om tid, plats, agenda, målgrupp och praktiska detaljer. Dessutom bör den vara enkel att uppdatera när något förändras.
Läs gärna mer om hur du bygger en bra anmälningssida.
Deltagarhantering
Det räcker sällan att bara samla in namn och e-postadresser. Du behöver ofta kunna sortera deltagare, se anmälningsstatus, hantera avbokningar och hålla ordning på olika deltagargrupper. Ju fler deltagare du har, desto viktigare blir detta.
Här kan du läsa mer om deltagarhantering för event.
Digitala inbjudningar och utskick
Ett eventverktyg bör göra det enkelt att skicka inbjudningar, bekräftelser, påminnelser och uppföljningar. Det sparar tid och minskar risken för att viktig information missas. För vissa event räcker e-post, medan andra också behöver SMS-utskick för att nå fram snabbt.
Fördjupa dig gärna i hur du skapar en digital inbjudan till event.
Automatisering
Automatiserade flöden kan göra stor skillnad. Till exempel kan deltagare få en bekräftelse direkt efter anmälan, en påminnelse dagen före eventet och ett uppföljningsmejl efteråt. På så sätt skapas en bättre upplevelse samtidigt som administrationen minskar.
Läs mer om hur marketing automation kan användas i eventflöden.
SMS-påminnelser
SMS har dramatiskt högre öppningsfrekvens än e-post och fungerar särskilt bra för påminnelser strax före eventet. En automatisk SMS-påminnelse kan minska antalet uteblivna deltagare märkbart.
Översikt och uppföljning
Det är en fördel om du enkelt kan följa hur många som anmält sig, vilka som öppnat dina utskick och hur deltagandet utvecklas. Det hjälper dig både under pågående kampanj och när du ska utvärdera eventet efteråt.
Olika typer av eventverktyg
Alla eventverktyg fungerar inte på samma sätt. Därför är det viktigt att skilja mellan olika typer av lösningar.
1. Enkla formulärverktyg
Den här typen av verktyg passar bäst när du bara behöver samla in anmälningar. De är snabba att komma igång med, men saknar ofta stöd för hela eventflödet.
2. Anmälningssystem för event
Ett anmälningssystem är mer specialiserat och passar dig som vill ha bättre kontroll över deltagare, svar och administration. Det är ofta ett steg upp från vanliga formulär.
Läs mer om anmälningssystem för event.
3. Kompletta eventverktyg
Den här typen av verktyg samlar flera delar i ett system, till exempel anmälningssidor, deltagarhantering, kommunikation och uppföljning. Det är ofta rätt val för företag som vill ha en mer sammanhållen process och slippa arbeta i flera olika system.
4. Verktyg för digitala event och webbinarier
Om du arbetar med digitala event eller webbinarier behöver du ofta stöd för både registrering och kommunikation före och efter eventet. Själva sändningen kan ske i ett separat verktyg, men planering och deltagarhantering behöver fortfarande fungera smidigt.
Läs mer om webbinarier och hur de skiljer sig från andra typer av event.
Eventverktyg vs allt-i-ett-plattform: vilken passar dig?
När du jämför olika eventverktyg på marknaden kommer du snabbt märka att de skiljer sig åt på en avgörande punkt: hur stor del av eventflödet de täcker.
Specialiserade verktyg är bra på en sak. Det kan vara ett anmälningssystem, ett incheckningsverktyg eller en plattform för digitala event. Fördelen är djup funktionalitet på det området. Nackdelen är att du ofta behöver flera verktyg som ska fungera tillsammans.
Allt-i-ett-plattformar samlar flera delar – anmälningar, deltagarhantering, e-post, SMS och uppföljning – i ett system. Fördelen är ett samlat flöde och mindre administration. Nackdelen kan vara att enskilda funktioner ibland är mindre djupa än hos ett specialiserat verktyg.
Hybridverktyg ligger någonstans mellan – de täcker en stor del av eventflödet men kan kompletteras med externa lösningar för specifika behov.
För de flesta små och medelstora företag är en allt-i-ett-plattform den smidigaste lösningen, eftersom administrationen kring event sällan är så omfattande att specialiserade verktyg behövs.
Så väljer du rätt eventverktyg
Det bästa eventverktyget är inte alltid det som har flest funktioner. Det viktigaste är att verktyget passar ditt arbetssätt, din målgrupp och typen av event du arrangerar.
Utgå från dina behov
Börja med att definiera vad du faktiskt behöver. Ska verktyget främst användas för att samla in anmälningar, eller vill du också kunna skicka inbjudningar, hantera deltagare och följa upp resultat?
Tänk på användarvänlighet
Ett eventverktyg ska vara enkelt både för dig och för deltagarna. Om det är krångligt att skapa sidor, skicka utskick eller hantera deltagare blir vinsten snabbt mindre än du tänkt dig.
Se över hela flödet
Många väljer verktyg utifrån bara en del av processen, till exempel anmälan. Men det är ofta bättre att tänka på hela flödet: inbjudan, registrering, deltagarhantering, påminnelser och uppföljning.
Välj ett verktyg som går att växa med
Det som fungerar för ett litet frukostseminarium behöver inte räcka när du senare vill hantera större företagsevent, flera målgrupper eller fler utskick. Ett verktyg som fungerar över tid ger bättre kontinuitet och mindre dubbelarbete.
Tänk på integrationen med övrig kommunikation
Många eventverktyg fungerar isolerat från resten av din kommunikation. Men om du redan skickar nyhetsbrev eller arbetar med marketing automation kan det vara en fördel att välja ett verktyg som är integrerat med dessa flöden.
Checklista: jämför olika eventverktyg
När du utvärderar olika alternativ kan du använda den här checklistan:
- Kan du skapa en tydlig anmälningssida?
- Kan du samla in rätt information från deltagarna?
- Är det enkelt att hantera deltagarlistor och status?
- Kan du skicka bekräftelser och påminnelser automatiskt?
- Finns stöd för både e-post och SMS om det behövs?
- Är det enkelt att uppdatera information inför eventet?
- Kan du följa upp anmälningar och deltagande?
- Passar verktyget både små och större event?
- Är det enkelt att komma igång utan onödigt krångel?
- Ger verktyget en professionell upplevelse för deltagarna?
- Är data lagrad GDPR-säkert?
- Finns möjlighet att ta betalt direkt via verktyget?
Exempel: så används ett eventverktyg i praktiken
För att göra det mer konkret – så här kan ett eventverktyg fungera i vardagen för ett företag som arrangerar återkommande kundevent:
Steg 1. Marknadsavdelningen skapar en anmälningssida med datum, agenda och praktisk information. Sidan delas via e-post och sociala medier.
Steg 2. Anmälningarna samlas automatiskt i en deltagarlista. Varje deltagare får en bekräftelse direkt efter anmälan.
Steg 3. En vecka före eventet skickas en påminnelse via mejl. Dagen före skickas ett SMS som ytterligare påminnelse.
Steg 4. På plats används deltagarlistan för incheckning.
Steg 5. Efter eventet skickas ett uppföljningsmejl med utvärdering, presentation och inbjudan till nästa event.
Hela flödet sker i samma system, vilket sparar tid och minskar risken för misstag.
Vanliga misstag när man väljer eventverktyg
Att välja för smalt
Många utgår bara från registreringen och glömmer resten av eventarbetet. Resultatet blir att man senare behöver komplettera med fler verktyg, fler manuella steg och mer administration.
Att underskatta kommunikationen
Kommunikationen före och efter eventet är ofta avgörande för både deltagande och upplevelse. Ett verktyg som bara samlar in anmälningar men inte hjälper dig med påminnelser och uppföljning blir sällan optimalt.
Att inte tänka på deltagarupplevelsen
Om anmälningsflödet känns otydligt eller onödigt krångligt ökar risken att deltagare hoppar av redan innan de registrerat sig.
Att arbeta i för många separata system
När information om deltagare, utskick och uppföljning finns på olika håll blir det lätt rörigt. Ett mer samlat arbetssätt sparar både tid och minskar risken för misstag.
Eventverktyg eller eventplattform – vad är skillnaden?
Begreppen används ibland som synonymer, men det finns en skillnad i hur de ofta uppfattas.
Eventverktyg används ofta som ett bredare eller mer praktiskt sökord när någon letar efter en lösning, jämför alternativ eller försöker förstå vilka funktioner som behövs.
Eventplattform uppfattas oftare som en mer komplett lösning där flera delar av eventhanteringen samlas i ett system.
För många företag är målet inte bara att hitta ett verktyg för en enskild uppgift, utan en lösning som gör hela eventarbetet enklare. Därför är det klokt att redan från början fundera på om du behöver ett punktverktyg eller en mer sammanhållen plattform.
Så fungerar Paloma som eventverktyg
Paloma hjälper företag att arbeta mer strukturerat med event genom att samla flera viktiga delar på samma plats. Med Paloma kan du:
- skapa professionella anmälningssidor med drag-and-drop
- samla in anmälningar och hantera deltagarlistor automatiskt
- skicka inbjudningar, bekräftelser och påminnelser via e-post
- komplettera med SMS-utskick för bättre nåbarhet
- ta betalt direkt via anmälan – med Swish, kort eller faktura
- automatisera flöden före, under och efter eventet
- följa upp anmälningar och deltagande i realtid
- integrera eventet med dina nyhetsbrev och övriga utskick
All data lagras GDPR-säkert på svenska servrar, och du har personlig support om något skulle krångla.
För dig som vill minska manuellt arbete och samtidigt skapa en smidigare upplevelse för deltagarna kan det vara en stor fördel att ha allt samlat. Läs mer om Palomas eventplattform och hur den kan användas som eventverktyg för företag.
Vanliga frågor om eventverktyg
Vad är ett eventverktyg?
Ett eventverktyg är ett digitalt system som hjälper dig att planera, marknadsföra och genomföra event. Det kan inkludera funktioner för anmälningar, deltagarhantering, utskick och uppföljning.
Vilket eventverktyg är bäst?
Det beror på vilka behov du har. För enklare event kan ett grundläggande verktyg räcka, men för återkommande eller större event är det ofta bättre med en mer komplett lösning som hanterar hela flödet.
Behöver man både eventverktyg och anmälningssystem?
Inte alltid. I vissa fall är anmälningssystemet en del av eventverktyget. Om du vill arbeta mer samlat är det ofta en fördel att välja en lösning där flera funktioner redan ingår.
Vad är skillnaden mellan eventverktyg och eventplattform?
Ett eventverktyg är ofta ett bredare begrepp och kan syfta på en specifik funktion, till exempel anmälningar. En eventplattform är vanligtvis en mer komplett lösning där flera delar av eventhanteringen samlas i ett system.
Behöver man ett eventverktyg för mindre event?
För mindre event går det ofta att klara sig utan avancerade verktyg. Men även vid mindre event kan ett eventverktyg spara tid och ge en bättre upplevelse för deltagarna.
Kan man hantera anmälningar i ett eventverktyg?
Ja, de flesta eventverktyg har stöd för att skapa anmälningssidor och samla in deltagarinformation. Vissa erbjuder även automatiska bekräftelser och påminnelser.
Går det att skicka påminnelser och utskick?
Ja, många eventverktyg gör det möjligt att skicka inbjudningar, bekräftelser och påminnelser via e-post eller SMS. Det är ofta en viktig del för att få bra deltagande.
Hur viktigt är deltagarhantering?
Deltagarhantering är en central del av eventarbetet. Med rätt verktyg kan du enkelt hålla koll på anmälningar, närvaro och kommunikation med deltagarna.
Finns det gratis eventverktyg?
Ja, det finns både gratis och betalda alternativ. Gratisverktyg fungerar bra i början, men har ofta begränsningar i funktionalitet och automatisering. Paloma erbjuder en gratisnivå med upp till 80 deltagare per event.
Kan man ta betalt via ett eventverktyg?
Ja, många eventverktyg har inbyggd betallösning så att deltagare kan betala direkt vid anmälan – exempelvis med kort, Swish eller faktura.
Är ett eventverktyg GDPR-säkert?
Det beror på leverantören. Välj alltid ett verktyg där data lagras inom EU och som tydligt redovisar hur personuppgifter hanteras. Paloma lagrar all data på svenska servrar.
Kan man använda samma verktyg för flera typer av event?
Ja, många eventverktyg fungerar för olika typer av event, som webbinarier, kundevent och interna möten. Det är en fördel att välja ett verktyg som är flexibelt över tid.
Vad ska man tänka på innan man väljer eventverktyg?
Det viktigaste är att utgå från hela eventprocessen. Se till att verktyget stödjer både anmälningar, kommunikation och uppföljning, så att du slipper arbeta i flera olika system.
Sammanfattning
Ett bra eventverktyg hjälper dig inte bara att samla anmälningar. Det gör hela eventarbetet enklare, mer strukturerat och mindre beroende av manuella moment. När du väljer verktyg är det klokt att tänka på hela processen: inbjudan, registrering, deltagarhantering, påminnelser och uppföljning.
Om du vill samla fler delar i ett och samma system kan du läsa mer om Palomas eventplattform för företag.
