Eventverktyg – så väljer du rätt verktyg för ditt event
Ett bra eventverktyg gör det enklare att planera, marknadsföra och genomföra event utan onödigt manuellt arbete. Oavsett om du arbetar med kundevent, seminarier, webbinarier eller interna träffar behöver du ofta mer än bara en anmälningsformulär. Du behöver ett verktyg som hjälper dig att samla anmälningar, kommunicera med deltagare, hålla ordning på deltagarlistor och följa upp resultatet efteråt.
I den här guiden går vi igenom vad ett eventverktyg är, vilka funktioner som brukar behövas och hur du väljer rätt lösning för dina behov. Du får också en praktisk checklista för att jämföra olika alternativ.
Om du vill ha ett verktyg som samlar anmälningar, deltagarhantering, utskick och påminnelser på ett ställe kan du också läsa mer om Palomas eventplattform.
Vad är ett eventverktyg?
Ett eventverktyg är ett digitalt verktyg eller system som hjälper dig att hantera hela eller delar av ett event. Det kan handla om att skapa en anmälningssida, skicka inbjudningar, administrera deltagare, ta emot avanmälningar, skicka påminnelser eller följa upp resultat efteråt.
Begreppet eventverktyg används ofta brett. I vissa fall syftar det på ett enkelt anmälningssystem. I andra fall menar man en mer komplett lösning för hela eventprocessen, från inbjudan till uppföljning.
När behövs ett eventverktyg?
Ett eventverktyg blir särskilt värdefullt när du vill arbeta mer strukturerat och spara tid. Det gäller till exempel när:
- du arrangerar återkommande event
- du har många deltagare att hålla reda på
- du vill minska manuellt arbete
- du behöver skicka påminnelser och uppdateringar
- du vill samla allt på ett ställe i stället för att arbeta i flera olika verktyg
- du behöver bättre uppföljning av anmälningar, närvaro och resultat
För mindre event kan enklare lösningar fungera. Men när antalet deltagare växer eller kommunikationen blir mer omfattande blir det snabbt tydligt hur mycket tid ett bra eventverktyg kan spara.
Vilka funktioner bör ett eventverktyg ha?
Vilka funktioner som är viktigast beror på vilken typ av event du arbetar med. Samtidigt finns det några delar som ofta är avgörande.
Anmälningssida
En tydlig anmälningssida gör det enkelt för deltagare att förstå eventet och anmäla sig. Sidan bör kunna innehålla information om tid, plats, agenda, målgrupp och praktiska detaljer. Den bör också vara enkel att uppdatera när något förändras.
Läs gärna mer om hur du bygger en bra anmälningssida.
Deltagarhantering
Det räcker sällan att bara samla in namn och e-postadresser. Du behöver ofta kunna sortera deltagare, se anmälningsstatus, hantera avbokningar och hålla ordning på olika deltagargrupper. Ju fler deltagare du har, desto viktigare blir detta.
Här kan du läsa mer om deltagarhantering för event.
Digitala inbjudningar och utskick
Ett eventverktyg bör göra det enkelt att skicka inbjudningar, bekräftelser, påminnelser och uppföljningar. Det sparar tid och minskar risken för att viktig information missas. För vissa event är e-post tillräckligt, medan andra också behöver SMS för att nå fram snabbt.
Fördjupa dig gärna i hur du skapar en digital inbjudan till event.
Automatisering
Automatiserade flöden kan göra stor skillnad. Till exempel kan deltagare få en bekräftelse direkt efter anmälan, en påminnelse dagen före eventet och ett uppföljningsmejl efteråt. Det skapar en bättre upplevelse samtidigt som det minskar administrationen.
Översikt och uppföljning
Det är en fördel om du enkelt kan följa hur många som anmält sig, vilka som öppnat dina utskick och hur deltagandet utvecklas. Det hjälper dig både under pågående kampanj och när du ska utvärdera eventet efteråt.
Olika typer av eventverktyg
Alla eventverktyg fungerar inte på samma sätt. Det är därför viktigt att skilja mellan olika typer av lösningar.
1. Enkla formulärverktyg
Den här typen av verktyg passar bäst när du bara behöver samla in anmälningar. De kan vara snabba att komma igång med, men saknar ofta stöd för hela eventflödet.
2. Anmälningssystem för event
Ett anmälningssystem är mer specialiserat och passar dig som vill ha bättre kontroll över deltagare, svar och administration. Det är ofta ett steg upp från vanliga formulär.
Du kan läsa mer om anmälningssystem för event.
3. Kompletta eventverktyg
Den här typen av verktyg samlar flera delar i ett system, till exempel anmälningssidor, deltagarhantering, kommunikation och uppföljning. Det är ofta rätt val för företag som vill ha en mer sammanhållen process och slippa arbeta i flera olika system.
4. Verktyg för digitala event och webbinarier
Om du arbetar med digitala event eller webbinarier behöver du ofta stöd för både registrering och kommunikation före och efter eventet. Själva sändningen kan ske i ett separat verktyg, men planering och deltagarhantering behöver fortfarande fungera smidigt.
Läs mer om webbinarier och hur de skiljer sig från andra typer av event.
Så väljer du rätt eventverktyg
Det bästa eventverktyget är inte alltid det som har flest funktioner. Det viktigaste är att verktyget passar ditt arbetssätt, din målgrupp och typen av event du arrangerar.
Utgå från dina behov
Börja med att definiera vad du faktiskt behöver. Ska verktyget främst användas för att samla in anmälningar, eller vill du också kunna skicka inbjudningar, hantera deltagare och följa upp resultat?
Tänk på användarvänlighet
Ett eventverktyg ska vara enkelt både för dig och för deltagarna. Om det är krångligt att skapa sidor, skicka utskick eller hantera deltagare blir vinsten snabbt mindre än du tänkt dig.
Se över hela flödet
Många väljer verktyg utifrån bara en del av processen, till exempel anmälan. Men det är ofta bättre att tänka på hela flödet: inbjudan, registrering, deltagarhantering, påminnelser och uppföljning.
Välj ett verktyg som går att växa med
Det som fungerar för ett litet frukostseminarium behöver inte räcka när du senare vill hantera större kundevent, flera målgrupper eller fler utskick. Ett verktyg som fungerar över tid ger bättre kontinuitet och mindre dubbelarbete.
Checklista: jämför olika eventverktyg
När du utvärderar olika alternativ kan du använda den här checklistan:
- Kan du skapa en tydlig anmälningssida?
- Kan du samla in rätt information från deltagarna?
- Är det enkelt att hantera deltagarlistor och status?
- Kan du skicka bekräftelser och påminnelser automatiskt?
- Finns stöd för både e-post och SMS om det behövs?
- Är det enkelt att uppdatera information inför eventet?
- Kan du följa upp anmälningar och deltagande?
- Passar verktyget både små och större event?
- Är det enkelt att komma igång utan onödigt krångel?
- Ger verktyget en professionell upplevelse för deltagarna?
Vanliga misstag när man väljer eventverktyg
Att välja för smalt
Många utgår bara från registreringen och glömmer resten av eventarbetet. Resultatet blir att man senare behöver komplettera med fler verktyg, fler manuella steg och mer administration.
Att underskatta kommunikationen
Kommunikationen före och efter eventet är ofta avgörande för både deltagande och upplevelse. Ett verktyg som bara samlar in anmälningar men inte hjälper dig med påminnelser och uppföljning blir sällan optimalt.
Att inte tänka på deltagarupplevelsen
Om anmälningsflödet känns otydligt eller onödigt krångligt ökar risken att deltagare hoppar av redan innan de registrerat sig.
Att arbeta i för många separata system
När information om deltagare, utskick och uppföljning finns på olika håll blir det lätt rörigt. Ett mer samlat arbetssätt sparar både tid och minskar risken för misstag.
Eventverktyg eller eventplattform – vad är skillnaden?
Begreppen används ibland som synonymer, men det finns en skillnad i hur de ofta uppfattas.
Eventverktyg används ofta som ett bredare eller mer praktiskt sökord när någon letar efter en lösning, jämför alternativ eller försöker förstå vilka funktioner som behövs.
Eventplattform uppfattas oftare som en mer komplett lösning där flera delar av eventhanteringen samlas i ett system.
För många företag är målet inte bara att hitta ett verktyg för en enskild uppgift, utan en lösning som gör hela eventarbetet enklare. Därför är det klokt att redan från början fundera på om du behöver ett punktverktyg eller en mer sammanhållen plattform.
Så kan Paloma fungera som eventverktyg
Paloma hjälper företag att arbeta mer strukturerat med event genom att samla flera viktiga delar på samma plats. Du kan skapa anmälningssidor, hantera deltagare och kommunicera med rätt målgrupp före, under och efter eventet.
Det gör det enklare att få ihop hela flödet, från första inbjudan till sista uppföljningen. För dig som vill minska manuellt arbete och samtidigt skapa en smidigare upplevelse för deltagarna kan det vara en stor fördel att ha allt samlat.
Läs mer om Palomas eventplattform och hur den kan användas som eventverktyg för företag.
Vanliga frågor om eventverktyg
Vad är ett eventverktyg?
Ett eventverktyg är ett digitalt verktyg som hjälper dig att planera, administrera och följa upp event. Det kan omfatta allt från anmälningar till deltagarhantering och kommunikation.
Vilket eventverktyg är bäst?
Det beror på vilka behov du har. För enklare event kan ett grundläggande anmälningsverktyg räcka, medan större eller återkommande event ofta kräver en mer komplett lösning.
Behöver man både eventverktyg och anmälningssystem?
Inte alltid. I vissa fall är anmälningssystemet en del av eventverktyget. Om du vill arbeta mer samlat är det ofta en fördel att välja en lösning där flera funktioner redan ingår.
Vad ska man tänka på när man väljer eventverktyg?
Titta på hela flödet, inte bara anmälan. Ett bra eventverktyg ska vara enkelt att använda, stödja kommunikationen med deltagarna och ge dig bättre överblick före och efter eventet.
Sammanfattning
Ett bra eventverktyg hjälper dig inte bara att samla anmälningar. Det gör hela eventarbetet enklare, mer strukturerat och mindre beroende av manuella moment. När du väljer verktyg är det klokt att tänka på hela processen: inbjudan, registrering, deltagarhantering, påminnelser och uppföljning.
Om du vill samla fler delar i ett och samma system kan du läsa mer om Palomas eventplattform för företag.
