Vad är syftet med ditt event?
Nu går vi mer in på konkreta råd och tips för dig när du ska anordna ditt event. Det första du måste ha klart för dig är varför du vill anordna ett event. Vad är syftet? Vilken målgrupp är du intresserad av att nå och hur vill du att målgruppen ska agera, reagera eller påverkas? Visst kan eventet ha syftet att enbart vara en fest för att roa sig själv, sina anställda, sina kunder, sina leverantörer eller till och med sina konkurrenter. Det är helt okej att hålla ett event med enbart inställningen ”att ha roligt”. Men om man nu ändå ska lägga ner en massa pengar på en fest, varför inte göra det till något som också kan ge effekt på din vinst? Med eventet har du möjlighet att inte bara roa dig själv och andra. Du har också möjlighet att bidra till företagets utveckling.
Dessutom finns det en hel del risker med att arrangera ett event utan plan eller mål. Icke önskvärda effekter kan vara att någon av målgrupperna känner sig förbisedd eller undanskuffad. Det kan också ge ett rörigt intryck och i värsta fall kan det utmynna i ett dåligt event som kan påverka ditt varumärke negativt.
Allting blir alltså mycket enklare och effektivare om man i stället låter tar sig tid att göra en ordentlig planering och att rikta sig till en av målgrupperna i stället för att skjuta från höften med hagelbössan. Då kan man tydligare planera och styra sitt event dit man vill ha det och erhålla de långsiktiga effekter man är ute efter. Och god planering är något oumbärligt för varje event.
Olika typer av event
Alla event är inte likadana och det finns inget “one size fits all”. För att kunna planera ett lyckat event behöver du fundera över vilken typ av event som passar just ditt syfte och din målgrupp.
Här är några vanliga varianter:
-
Företagsevent – till exempel produktlanseringar, seminarier, mässor eller jubileum
-
Interna event – som kickoff, utbildningar, teambuilding eller sommarfest
-
Kundevent – exempelvis VIP-kvällar, frukostmöten, kunddagar eller mingel
-
Digitala event – som webinars, livestreamade föreläsningar eller hybridmöten
Valet av eventtyp påverkar allt från format och lokal till innehåll, teknik och marknadsföring. Börja med att matcha formen med syftet då har du en stabil grund att bygga vidare på. När du väljer eventtyp är det viktigt att utgå från syfte, målgrupp och budget. En genomtänkt eventstrategi hjälper dig att använda rätt kanaler, skapa rätt stämning och säkerställa att deltagarna får en upplevelse som motsvarar – eller överträffar – förväntningarna.
Planera ditt event i tid
Lita inte på den medarbetare som säger ”det ordnar sig alltid”. Inte i event-sammanhang i alla fall. Ett event som slutar i förvirring och kan leda till mycket obehagliga effekter i längden. För hur roligt känns det att vara ansvarig för ett event där maten tar slut innan halva gänget har fått något att äta? Eller att inse att den utlovade föreläsaren aldrig blev bokad och inte kommer att dyka upp? De snackisar som lätt uppstår kring ditt företag efter ett dåligt event kan bli mycket svåra att sudda ut. Särskilt i dessa tider då snackisar sprids snabbare än någonsin via de sociala medierna. Hur lång tid i förväg tror du då att du behöver meddela dina eventdeltagare om det kommande eventet? Tror du att det räcker med en månad? Tre månader borde väl vara mer än nog? Nej, du behöver längre tid än så för att det ska kännas tryggt och säkert att arrangera ditt event. Du bör vara ute med din inbjudan redan ett halvår innan eventet. Även om du inte behöver skicka någon formell inbjudan då, så bör du åtminstone det känt för din målgrupp. Något som gör att de har en chans att redan nu skriva in det i sin almanacka och boka datumet. Men framförhållningen är främst för din egen skull.
Med tidig planering har du goda möjligheter att själv tänka igenom syftet och målsättningen med ditt event. Du kommer hinna att fundera på vad det är du ska kommunicera och vilka budskap du vill förmedla. Detta är en tankeprocess som kan behöva ta tid och det är förmodligen fler än du i projektet som också behöver tid att låta tankarna gro. Om alla medarbetare hinner få chansen att tycka till och vara med och påverka så har man större möjlighet att få med alla på tåget. Processen blir bättre och leder till att alla känner sig delaktiga. Framförhållning har fler fördelar än så. Om man är ute redan ett halvår i förväg kan man vara säker på att kunna boka de hotellrum, lokaler, mat eller resor som kan komma att behövas. Du har större valmöjlighet och bättre utbud. Dessutom är det väl ingen som trivs med att ha hjärtat i halsgropen strax innan gästerna kommer, oavsett vilken form av bjudning man har?
Välj rätt tidpunkt
Fundera över hur ”event-året” ser ut där ditt företag verkar. När brukar dina konkurrenter hålla sina event? Är det någon vits med att hålla det samtidigt som dem? Eller kan det vara bättre att hålla sitt event en vecka före deras? Är det verkligen nödvändigt att köra ett event strax före jul då alla andra också har julbjudningar? Varför ska vi köra kickoffen direkt efter sommaren? Fundera också på om eventet kan komma bättre till sin rätt vid andra tidpunkter under året. Kanske vore det en vits att lägga eventet i samband med en annan händelse som rör ditt företag. Kan det vara lanseringen av din nya produkt eller starten av det nya arbetsåret? Det finns alltså många faktorer att ta hänsyn till för att undvika risken att eventet misslyckas.
Eventet kan krocka med andra händelser som upptar dina kunders intresse. Om du har ett möbelföretag så kanske du inte ska välja att arrangera ditt event under samma vecka som möbelmässan i Stockholm. Eller är det kanske just det du ska? Tänk gärna utanför ramarna när du planerar ditt event och ta alla konstiga idéer på allvar, båda dina egna och dina medarbetares. För gärna anteckningar eller en form av logg där du skriver ner allt som händer när du planerar ditt event. Det kan gälla allt från plötsliga tankar till viktiga datum. Dessa anteckningar och idéer kan komma väl till pass när man kör fast i arbetet.
Skapa ett tydligt budskap och koncept
Eventet handlar i grund och botten om att du ska kommunicera något. För att du ska kunna kommunicera effektivt så måste budskapet vara tydligt och klart. Allra bäst blir kommunikationen om alla detaljer i ditt event genomsyras av detta budskap. Du har allra störst chans att lyckas med detta genom att ge ditt event ett särskilt tema eller ett koncept. Men vad är skillnaden mellan tema och koncept? I boken ”Event – hur svårt kan det va?” utgiven av byrån Inspiration beskrivs det ungefär på följande vis: Ett tema är eventets utanpåverk, vitt, New York, cowboy eller 70-tal. Konceptet däremot är byggt på företagets strategier: vision, mission och värderingar.
Konceptet ska hålla över tid och fungera i all slags kommunikation. Medan ett tema kan vara något som man gör av rent underhållningssyfte eller för att ha roligt, så är konceptet ett mer långsiktigt sätt att arbeta. Ett tema kräver inte någon större tankeverksamhet eller planering. Men det gör konceptet. Vi kommer därför att koncentrera oss på det sistnämnda här. Konceptet ska återspegla den ni är och uttrycka ditt företags värden och värderingar. Konceptet ska vara något som gör ditt företag unikt i förhållande till era konkurrenter. Var noga med att ta god tid på dig när du ska fundera ut konceptet för ditt event. Här nedan finns tre punkter som kan vara värda att ta i beaktande i din planering.
Vad står vi för? Vad är det övergripande budskapet som ditt företag står för? Vad är det ditt varumärke lovar? Vad är det för känsla det ska ge? Vilken typ av tilltal är det som är typiskt för just ditt företag?
Vad behöver vi förmedla just nu? Vad är det för specifikt budskap som ditt företag behöver förmedla för stunden? Finns det något som är extra aktuellt? Handlar det om att kommunicera innebörden av den nya grafiska profilen? Är det senaste halvårsrapporten som ska firas? Är det en ny produkt som ska ut på marknaden?
Vem är målgruppen? Vad vilken typ av kunder/medarbetare/intressenter har du? Är de konservativa? Är de nyfikna? Vilket tilltal känner sig denna målgrupp trygg med?
Om ni har dessa tre frågor i åtanke vid alla er planering och under era möten så kommer ni att ha lättare att hålla er på rätt spår i er planering
Lev som ni lär
Var också noga med att alla är med på tåget när ni planerar. Detta kan inte nog understrykas. Att företaget verkligen lever sitt varumärke är viktigt för er egen arbetsmoral och för att lyckas långsiktigt. Får man inte med sig sina medarbetare i både tanke och handling när man planerar sitt koncept så är risken stor att projektet urartar i något led. Du undviker detta bäst genom att hela tiden förankra allt arbete hos dem du genomför eventet. Det gäller verkligen alla. Från restaurangchefen till smörgåsnissen. Från hotelldirektören till piccolon. Från generalen till malajen… och så vidare.
Först det övergripande – gå sedan ner i detalj
När du, tillsammans med din arbetsgrupp, har identifierat och besvarat punkterna ovan så är det dags att börja planera eventet mer i detalj. Planeringen får gärna likna den man gör i en regelrätt kommunikationsplan. Dela upp planen i en övergripande strategisk del och en operativ del. I den strategiska planen ställer du upp riktlinjerna för vad eventet ska leda till, vilka övergripande mål man har hur man når dem. I den operativa så beskriver man mer i detalj hur allting ska skötas, vid vilken tid och av vem. Den operativa delen ska vara ett levande dokument som hela tiden kan komma att behöva omarbetas och korrigeras under resans gång. Och här, som överallt annars, så är det viktigt att alla förändringar kommuniceras till alla inblandade. Förankring är nyckelordet.
Alla i projektet ska dra åt samma håll
Fundera över eventets alla delar och hur de ska kommuniceras vid varje givet tillfälle. Vem ska säga vad och vad ska sägas. Hur ska man bjuda in? Hur ska man annonsera? Ska det göras något nyhetsbrev eller veckobrev. Vem ska välkomna? Ska det hållas något tal? Notera allt detta på ett tidigt stadium och dela ut arbetsuppgifterna tidigt. De inblandade personerna måste få tid att planera i god tid för att deras insats i så stor utsträckning som möjligt ska passa in i ert koncept. Samla gruppen med jämna mellanrum för att få feedback och för att koordinera alla insatser. Lyssna noga på alla – stämmer deras planering in i det gemensamma konceptet?
Event för B2B och kunder
Business-to-Business (ofta förkortat B2B) är en marknadsstrategi som inbegriper omsättning av varor och tjänster mellan företag. Förhållandet mellan ett företag och dess underleverantörer brukar kallas ett B2B-förhållande. Detta kan jämföras med andra affärsrelationer som till exempel mellan företaget och den slutliga konsumenten. Denna relation kallas Business-to-Consumer (B2C). Dessa är de två vanligaste förhållandena inom affärsvärlden. I takt med att arbetsgivarvarumärket blir allt viktigare för att rekrytera den rätta personalen har man även börjat tala om Business to Employee (B2E). Det handlar alltså om relationen mellan ett företag och dess anställda.
De allra sista åren, i de sociala mediernas tidevarv, har man alltmer börjat uppmärksamma ytterligare en viktig relation i affärsvärlden. Det är en relation som kallas Consumer-to-Business, konsumenternas relation till företaget. Det handlar om de enskilda konsumenternas förmåga att skapa värde åt företaget. Det sker genom att konsumenter skriver recensioner om varor, eller att de talar gott om företaget via sociala medier med mera. Det har blivit allt viktigare för företagen att ha en strategi för hur konsumenterna ska känna eller tycka om företaget.
Event för kunder, företagskunder eller leverantörer
Denna dogm har säkert bankats in i varje företagsledare tusentals gånger vid det här laget: Det är mycket lättare, billigare och mer lönsamt att lyckas behålla en kund än att försöka vinna en ny. Detta tål att upprepas och man borde ha detta uppskrivet på en skylt vid varje personalingång så att ingen, och då menar jag ingen på företaget glömmer detta. Var rädd om dina befintliga kunder oavsett hur små och obetydliga de än månde vara!
Den vanligaste orsaken till att man förlorar en kund är att man visar den för lite uppmärksamhet. Att ordna event med jämna mellanrum kan vara ett sätt att upprätthålla de goda relationerna och att visa sin uppskattning. När du ändå ställer till med fest – se till att även bjuda in några potentiella kunder. Då ser du hur väl mottagna de blir när de väl blir kunder så småningom. Event för dessa kan vara till exempel vara resor, mässor, produktlanseringar eller anspråkslösa bjudningar med kundmingel.
