Vad är syftet med ditt event?
Nu går vi in på konkreta råd och tips. Det absolut första du måste ha klart för dig är varför du vill anordna ett event. Vilken målgrupp vill du nå och hur vill du att de ska agera, reagera eller påverkas?
Visst kan syftet vara att enbart ställa till med en fest för att roa sig själv, sina anställda eller sina kunder. Det är helt okej! Men om du ändå ska investera tid och pengar i ett arrangemang, varför inte se till att det också skapar värde och ger effekt på din affär? Ett välplanerat event bidrar direkt till företagets utveckling.
Att arrangera ett event utan plan eller mål innebär risker. Det kan ge ett rörigt intryck, målgrupper kan känna sig förbisedda och i värsta fall kan ett dåligt genomfört event skada ditt varumärke. Allt blir enklare, mer effektivt och tryggare om du riktar in dig på en tydlig målgrupp istället för att ”skjuta från höften”.
Olika typer av event
Alla event är inte likadana och det finns inget ”one size fits all”. För att planera ett lyckat event behöver du matcha formen med ditt syfte och din målgrupp. Här är några vanliga varianter:
- Företagsevent – till exempel produktlanseringar, seminarier, mässor eller jubileum.
- Interna event – som kickoff, utbildningar, teambuilding eller sommarfest.
- Kundevent – exempelvis VIP-kvällar, frukostmöten, kunddagar eller mingel.
- Digitala event – som webinars, livestreamade föreläsningar eller hybridmöten.
Valet av eventtyp påverkar allt från format och lokal till innehåll, teknik och marknadsföring. En genomtänkt eventstrategi hjälper dig att välja rätt kanaler, skapa rätt stämning och överträffa deltagarnas förväntningar.
Planera i tid – grunden i all eventplanering
Lita aldrig på någon som säger ”det ordnar sig alltid” i event-sammanhang. Ett event som slutar i förvirring leder till obehagliga effekter. Mat som tar slut eller talare som inte dyker upp skapar snabbt ”snackisar” i sociala medier som är svåra att sudda ut.
Så, hur lång framförhållning behöver du? En månad? Tre? Nej, för att det ska kännas tryggt bör du vara ute med en ”Save the date” eller förhandsinformation redan ett halvår innan eventet. Även om du inte skickar den formella inbjudan direkt, ger det målgruppen en chans att boka in datumet i kalendern. För din egen del innebär en tidig start att du hinner säkra rätt lokaler, hotellrum och mat innan det blir fullbokat.
En tydlig anmälningssida gör det enklare att samla deltagare och ger dig bättre överblick inför eventet. Dessutom får du tid att planera tillgängligheten – ta gärna hjälp av Myndigheten för delaktighets riktlinjer för att göra ditt event inkluderande för alla. För att spara tid och minska stressen kan du också automatisera delar av kommunikationen. Läs mer om hur du gör det i vår guide om marketing automation.
Välj rätt tidpunkt
När du spikar datumet, tänk på hur ”event-året” ser ut i din bransch. När brukar dina konkurrenter hålla sina event? Finns det någon vits med att köra samtidigt, eller är det smartare att vara ute en vecka före dem? Måste julminglet ligga veckan innan jul när kalendrarna är som mest fulltecknade?
Fundera också på om eventet kan synkas med interna händelser, som en produktlansering eller ett nytt verksamhetsår. Se upp för krockar med stora branschhändelser (undvik exempelvis att lägga ditt event samma vecka som den stora möbelmässan om du säljer inredning). För gärna en loggbok över tankar, datum och idéer under planeringens gång – det är guld värt när du kör fast.
Skapa ett tydligt budskap och koncept
Ett event handlar i grunden om att kommunicera, och bäst blir det när alla detaljer genomsyras av ett och samma budskap. Du lyckas lättast genom att bygga ett koncept. Skillnaden mellan ett tema och ett koncept är viktig: ett tema är utanpåverket (t.ex. ”70-talsfest” eller ”New York”), medan ett koncept bygger på era verkliga strategier, värderingar och er vision.
För att bygga ett hållbart och unikt koncept, utgå från dessa tre frågor:
- Vad står vi för? Vad är det övergripande budskapet som ert varumärke lovar? Vilken känsla ska eventet förmedla och vilket tilltal är typiskt för er?
- Vad behöver vi förmedla just nu? Vad är huvudsyftet för stunden? Är det en ny grafisk profil, en lysande halvårsrapport eller en ny produkt som står i centrum?
- Vem är målgruppen? Vilka är era intressenter? Är de konservativa eller lekfulla? Vilken typ av tilltal känner de sig mest bekväma med?
Lev som ni lär och dra åt samma håll
Det räcker inte att du och projektgruppen vet vad konceptet är – det måste förankras hos alla som är involverade. Från projektledaren till restaurangchefen, garderobiären och föreläsaren. Om företaget inte andas sitt eget varumärke under eventet faller konceptet platt.
Skapa en tydlig kommunikationsplan. Vem säger vad och när? Hur ska ni annonsera? Ska ni skicka ut ett nyhetsbrev innan? Genom att dela ut arbetsuppgifterna tidigt får alla chansen att anpassa sin insats så att den linjerar perfekt med helheten.
Event för B2B, befintliga kunder och partners
Att arbeta med B2B (Business-to-Business) handlar om att bygga relationer och förtroende mellan företag. Idag blir det också allt viktigare att tänka på både medarbetarrelationer (B2E) och hur ni bygger värde tillsammans med era slutanvändare. Oavsett vilken konstellation ni rör er i, spelar det fysiska (eller digitala) mötet en enorm roll.
Vill du förstå hur inbjudningar, påminnelser och själva upplevelsen hänger ihop på bästa sätt? Läs vår guide om kundresan, där vi visar hur du jobbar smart med beröringspunkter före, under och efter ditt event.
Vårda dina befintliga relationer
Det tål att upprepas: Det är mycket lättare, billigare och mer lönsamt att behålla en befintlig kund än att försöka vinna en ny. Den vanligaste orsaken till att företag förlorar kunder är helt enkelt att de visar dem för lite uppmärksamhet.
Att regelbundet anordna kundmingel, frukostar eller mässor är ett fantastiskt sätt att underhålla relationerna och visa genuin uppskattning. Och ett litet tips: När du ändå ställer till med fest, bjud in ett par potentiella kunder. Det finns inget starkare säljargument än att låta dem se med egna ögon hur väl ni tar hand om era befintliga kunder!
