Julevent – så planerar du företagets julfest steg för steg
Ett julevent är företagets eget julfirande – en julfest för personalen eller en jultillställning där kunder och partners bjuds in. Ett lyckat julevent bygger på fyra saker: ett datum som sätts tidigt, en tydlig inbjudan som går ut i god tid, en anmälan som fångar upp specialkost och återbud, och påminnelser som ser till att gästerna faktiskt kommer.
Tidslinjen – räkna bakåt från eventdagen
December är årets mest uppbokade månad. Julbord, luciafiranden, avslutningar och röda dagar konkurrerar om samma kvällar, och den som är sent ute får både sämre lokaler och färre gäster. Planera därför bakåt från eventdagen i sex steg.
8–10 veckor före: datum och lokal
Sätt datumet, boka lokalen och besluta om eventet är internt, externt eller båda. Populära lokaler och cateringfirmor bokas upp redan i oktober.
6 veckor före: inbjudan ut
Skicka inbjudan med datum, tid, plats och sista anmälningsdag. Ju tidigare din inbjudan landar i kalendern, desto färre krockar med andras julbord.
4 veckor före: första påminnelsen
Påminn alla som inte svarat. En vänlig påminnelse brukar dubbla svarsfrekvensen – de flesta som uteblir har inte tackat nej, de har bara glömt.
2 veckor före: lås menyn och programmet
Stäng anmälan, sammanställ specialkost till köket och spika kvällens hållpunkter. Nu vet du hur många ni blir och kan beställa rätt.
Dagarna före: sista påminnelsen
Skicka en kort påminnelse med tid, adress och eventuell dresscode till alla anmälda. Ett par dagar före eventet är rätt läge – nära nog att minnas, tidigt nog att hinna ordna det praktiska.
Veckan efter: tacka och följ upp
Skicka ett tackmejl med bilder från kvällen och en kort utvärdering. Svaren gör nästa års julevent bättre – och listan med deltagare är startpunkten för det.
Välj datum med omsorg
Kontrollera kalendern innan du bestämmer dig. Krockar datumet med Lucia, en stor lokal tillställning eller branschens egna avslutningar påverkar det antalet deltagare direkt. Torsdagar och fredagar i slutet av november och början av december brukar fungera bäst – tillräckligt nära julen för stämningen, tillräckligt långt före för att kalendrarna inte ska vara fulla.
Fundera också på målgruppen. Ett internt julevent för personalen kan ligga på en vardagkväll, medan ett externt där du bjuder in kunder och partners ofta gör sig bättre som en tidigare eftermiddag – då konkurrerar du inte med gästernas egna julfester. Bjuder du in externt är juleventet i grunden ett kundevent med jultema, och samma principer gäller som för andra event för företag.
Inbjudan till ditt julevent
Inbjudan är det första gästerna ser av ditt julevent, och den avgör både förväntningarna och svarsfrekvensen. Skicka den digitalt så att gästerna kan anmäla sig med ett klick och du slipper räkna svar manuellt – hur du bygger den går vi igenom i guiden om att skapa en digital inbjudan.
En bra inbjudan till ett julevent innehåller:
- Datum, tid och sista anmälningsdag
- Plats och vägbeskrivning, gärna med parkering och kollektivtrafik
- Meny i stora drag och möjlighet att ange specialkost
- Ett kort schema med kvällens hållpunkter
- Eventuell dresscode och om respektive får följa med
- Vem gästen kan kontakta vid frågor
Håll tonen varm och personlig. Det är en julinbjudan, inte en kallelse – ett par rader om varför ni firar och vad gästerna kan se fram emot gör mer för anmälningarna än en perfekt formaterad faktalista.
Anmälan, specialkost och påminnelser
Låt gästerna svara via ett anmälningsformulär i stället för via mejl. Då samlas svaren på ett ställe, du ser i realtid hur många som kommer, och specialkosten hamnar i en lista du kan skicka direkt till köket i stället för i tjugo olika mejltrådar.
Bygger du ditt julevent i Palomas eventplattform hänger allt ihop i samma flöde: inbjudan, anmälan, automatiska bekräftelser, gästlista och incheckning. Tackar någon nej frigörs platsen, och om eventet blir fullbokat kan en väntelista fylla på automatiskt. Dagarna före eventet når du alla anmälda snabbast med en påminnelse via SMS – ett sms öppnas inom några minuter, vilket gör kanalen överlägsen mejl för just sista-minuten-information.
Tänk på uppgifterna du samlar in. Specialkost kan avslöja hälsa eller religion och ska hanteras varsamt: fråga bara efter det köket behöver, begränsa vilka som ser svaren och radera uppgifterna när eventet är genomfört.
Tema och dekoration
Att julen är temat är givet – frågan är hur långt du drar det. Ett sammanhållet tema i inbjudan, dekorationen, menyn och kanske dresscoden skapar en professionell helhet som gästerna minns. Klassiska julfärger är rött, grönt och brunt i kombination med glitter, silver och guld, men ett stramare tema i vitt och granris kan passa bättre för ett externt event med kunder.
Dekorationen är för många det roligaste arbetet, så sätt ihop en liten eventgrupp och ge rätt person rätt uppgift. Experimentera med bordsdukar, julgranskulor, mossa, batteridrivna ljusslingor, serviser och textilier för att skapa julkänslan – och bestäm i förväg vem som plockar ner alltihop dagen efter.
Mat och dryck
Menyn ska återspegla den juliga känslan. Julbordet är den självklara klassikern och uppskattas av de flesta, men vill du höja nivån ett snäpp fungerar en trerättersmeny med klassiska julsmaker minst lika bra – och den är ofta enklare att servera till stora sällskap.
Två saker att inte glömma: alkoholfria alternativ som är mer genomtänkta än vatten och julmust i obegränsad mängd, och specialkosten från anmälan. En gäst som får en egen genomtänkt tallrik i stället för en undanskuffad specialvariant kommer ihåg det – åt båda hållen.
Underhållning
Kvällen behöver någon form av underhållning som varken tar över eller låter gästerna bli uttråkade. Vill du ge utrymme för mingel räcker det långt med stämningsfull julmusik i bakgrunden. Ett luciatåg är en säker klassiker om eventet ligger runt den 13 december, och en konferencier som håller ihop kvällen, presenterar hållpunkterna och aktiverar gästerna lyfter framför allt större tillställningar.
Vill du ha aktiviteter utöver maten – tävlingar, frågesport eller något gemensamt att göra – fungerar många av idéerna för en kickoff lika bra i juletid. Anpassa bara mängden: på ett julevent är maten och umgänget huvudnumret, aktiviteterna kryddan.
Belysning och säkerhet
Julig belysning gör mer för stämningen än någon annan enskild detalj. Jobba med dämpat, varmvitt ljus, dra ner dimmern och låt ljusslingor och lyktor bära rummet. Levande ljus är stämningsfulla men innebär brandrisk – välj batteridrivna ljus där det går, särskilt på bord med pappersservetter, granris och textilier.
Julen är en tid med förhöjd brandrisk, så ha med säkerheten i varje steg av planeringen. Se till att gästerna tidigt får veta var utrymningsvägarna finns – ett naturligt sätt är att den som håller välkomsttalet nämner utrymningsvägar, toaletter och kvällens hållpunkter i samma andetag. Då är det praktiska avklarat på trettio sekunder utan att det stör stämningen.
Efter eventet – tacka och följ upp
Ett julevent slutar inte när sista gästen går. Skicka ett tackmejl inom några dagar, gärna med ett urval bilder från kvällen, och passa på att ställa två eller tre korta frågor: vad var bäst, vad kan bli bättre, vill du komma nästa år? Svaren gör nästa julevent bättre, och tackmejlet håller värmen från kvällen vid liv.
För ett externt julevent är uppföljningen dessutom starten på nästa affärsdialog. Gästlistan från eventet är en färdig, aktuell kontaktlista – använd den till ett uppföljande utskick i januari i stället för att låta relationerna svalna med granen.
Checklista för ditt julevent
- Datum satt och lokal bokad, kontrollerat mot krockar
- Digital inbjudan utskickad senast sex veckor före
- Anmälan med fråga om specialkost på plats
- Påminnelse till osvarade fyra veckor före
- Meny, dryck och specialkost låst med köket
- Program, underhållning och talare bekräftade
- Dekoration och belysning planerad, brandrisk kontrollerad
- SMS-påminnelse schemalagd dagarna före
- Incheckning och gästlista redo på eventdagen
- Tackmejl och utvärdering planerade till veckan efter
Vanliga frågor om julevent
När ska inbjudan till ett julevent skickas ut?
Cirka sex veckor före eventet, alltså i oktober eller början av november för ett event i december. December är årets mest uppbokade månad, och den inbjudan som landar först i kalendern vinner kvällen. Följ upp med en påminnelse till dem som inte svarat efter ett par veckor.
Vad ska en inbjudan till julevent innehålla?
Datum, tid och sista anmälningsdag, plats med vägbeskrivning, meny i stora drag med möjlighet att ange specialkost, ett kort schema för kvällen, eventuell dresscode och en kontaktperson för frågor. Skicka den digitalt så att gästerna kan anmäla sig direkt i inbjudan.
Ska vi välja julbord eller sittande middag?
Julbordet passar när minglet är huvudsaken och sällskapet är blandat – alla hittar något de gillar och kan röra sig fritt. En sittande trerättersmiddag ger ett festligare intryck, är lättare att kombinera med tal och underhållning och är ofta enklare att servera till stora sällskap. Båda fungerar; välj efter kvällens karaktär.
Hur hanterar vi specialkost på ett bra sätt?
Fråga efter specialkost redan i anmälan, sammanställ svaren i en lista till köket när anmälan stängt och se till att specialkosten serveras lika genomtänkt som resten av menyn. Kom ihåg att uppgifter om kost kan avslöja hälsa eller religion – begränsa vilka som ser svaren och radera dem efter eventet.
Ska vi bjuda in kunder till vårt julevent?
Ett externt julevent är ett av årets bästa tillfällen att bygga relationer under avslappnade former, men det ställer högre krav på planeringen: tidigare på dagen, tydligare program och en uppföljning efteråt. Många företag väljer att hålla isär det interna firandet för personalen och en separat jultillställning för kunder och partners.
Vad gör vi med återbud och väntelista?
Gör det enkelt att lämna återbud i samma system som anmälan, så att gästlistan och matbeställningen alltid stämmer. Är eventet fullbokat låter du en väntelista fylla platserna automatiskt när någon tackar nej – i ett eventverktyg sker det utan handpåläggning.
Hur följer vi upp juleventet efteråt?
Skicka ett tackmejl inom några dagar med bilder från kvällen och två eller tre korta utvärderingsfrågor. Svaren gör nästa års event bättre, och för externa event är tackmejlet den naturliga bryggan till nästa kontakt i januari.
Skapa ditt julevent i Paloma
Inbjudan, anmälan, gästlista, SMS-påminnelser och uppföljning – hela juleventets flöde i samma verktyg.
Skapa gratis kontoDen här guiden handlar om att planera julevent och julfester för företag: tidslinje, inbjudan, anmälan, meny, underhållning, säkerhet och uppföljning. Vill du fördjupa dig i eventplanering i stort finns fler guider om event och digitala inbjudningar bland våra guider.
