Hur du följer GDPR när det gäller mailutskick
Ska du börja med mailutskick? Kanske funderar på hur du ska gå till väga för att följa GDPR? Den här artikeln tar upp vad GDPR är, hur du gör för att följa den och hur vårt verktyg kan vara till nytta. Att hålla på med e-postmarknadsföring och mailutskick ska vara både enkelt och kul.
Är du på jakt efter något som kan hjälpa dig med dina nyhetsbrev? Testa vår plattform Paloma!
Vad är GDPR?
GDPR står för General Data Protection Regulation och kallas även för dataskyddsförordningen. Förordningen började gälla år 2018.
Vad innebär GDPR i praktiken för dina mailutskick?
Viktigt hur personuppgifterna hanteras
För att uppfylla kraven som GDPR ställer behöver du ha god koll och organisation på hur du hanterar, samlar in och sparar mailadresser och andra personuppgifter. Du behöver också se till att allt du gör kring personuppgifter i din verksamhet verkligen är nödvändigt. Du behöver ha ordentliga skäl till varför du samlar in, sparar eller hanterar personuppgifterna. Du får inte heller börja samla in och spara personuppgifter som du inte använder. Och har du kvar gamla så ska de raderas så fort de inte längre är nödvändiga.
Krav på aktivt samtycke
Aktivt samtycke är också mycket viktigt när det gäller att följa GDPR. För att få samla in, hantera eller spara personuppgifter behöver du fråga om samtycke till detta. Du måste ge mottagaren information om hur du kommer att hantera deras personuppgifter och ge dem möjlighet att antingen tacka ja eller nej till detta. Utan ett samtycke får du inte hantera deras personuppgifter på något sätt.
Följer du inte GDPR i hur du hanterar personuppgifter riskerar din verksamhet stora sanktionsavgifter.
Vad klassas som en personuppgift?
En personuppgift är någon typ av information som kan kopplas till en specifik person. Det här kan alltså handla om många olika saker. Det skulle exempelvis kunna vara ett namn, en bild, en mailadress, en IP-adress, en hemadress eller något liknande.
Varför behövs dataskyddsförordningen?
GDPR höjde kravet på säkerhet och samtycke kring personuppgifter, vilket ger ett större skydd för individers personuppgifter i olika sammanhang. Det gör också att personer har rätt att få information om hur deras uppgifter hanteras, samlas in eller sparas. Varje person ska även få kontroll över hur eller om detta sker.
Vad menas med aktivt samtycke enligt GDPR?
Personen själv måste göra ett aktivt val att godkänna hanteringen av personuppgifter. Förifyllda boxar i ett formulär eller att en person varken tackar ja eller nej, räknas inte som ett aktivt samtycke.
Samtycket ska även vara specifikt. Om en person tackar ja till dina nyhetsbrev om ett visst ämne, betyder det inte att du även får skicka nyhetsbrev om något helt annat till den här personen. Då måste du istället be om ett nytt, specifikt samtycke. Fokuset är hela tiden på att ge valmöjligheten till individen och öka dess rättigheter.
Behandling av personuppgifter när det gäller e-postmarknadsföring
Vi på Paloma rekommenderar att du alltid har ett tydligt bevis på att det finns ett samtycke till att samla in personuppgifter och för dina mailutskick eller nyhetsbrev. Du ska kunna uppvisa samtycket vid behov. Du kan som tidigare nämnt inte samla in en mailadress utan ett aktivt samtycke från personen i fråga. Du kan heller inte samla in, spara eller hantera en personuppgift om det inte är nödvändigt.
Kolla igenom processerna i din verksamhet som rör personuppgifter i e-post och liknande, saker ska inte bara göras på rutin. Här krävs ett korrekt tillvägagångssätt med rättslig grund.
Att ge information vid samtycke enligt GDPR
Det finns många olika saker som du behöver ge en person information om när du ska be om samtycke. Personen måste ha möjlighet att veta hur deras personuppgifter kommer att hanteras, användas eller lagras, och många andra saker. Mottagarna ska kunna göra ett informerat beslut gällande deras uppgifter och deras säkerhet.
Vill du veta mer om vad för typ av information du behöver dela med en mottagare enligt GDPR? Läs vår kompletta guide om GDPR.
Att komma ihåg:
- Det måste finnas en avregistreringslänk i ditt mailutskick, så att en mottagare enkelt kan avregistrera sig om de vill.
- Finns det en risk att era lagrade personuppgifter hamnat i fel händer har ni 72 timmar på er att anmäla detta till dataskyddsinspektionen.
Hur en plattform kan vara till hjälp med mailutskick
Ibland kan det vara svårt att ha koll på allt och se till att man följer GDPR i alla avseenden. Men med en plattform som är specifikt anpassad för att hjälpa till att följa GDPR när det gäller mailutskick och e-postmarknadsföring, blir det enklare. Därför kan Paloma göra stor skillnad.
Vi har utformat vårt verktyg med smarta funktioner som förenklar och effektiviserar. När du använder vårt prenumerationsformulär för att samla in e-postadresser kan du lägga till din egen anpassade text gällande samtycke. Det här gör att du kan nå upp till kraven på ett smidigt sätt. I vårt formulär finns inga förifyllda boxar eller något annat som inte är okej enligt GDPR.
Vi har även en funktion som automatiskt kan radera adresslistor som du inte längre behöver, vilket gör att du inte råkar spara personuppgifter som du inte har rättslig grund till att lagra. Det finns också en funktion som gör att en person kan välja att bli glömd och få alla sina sparade personuppgifter raderade ur registret.
Varför välja Paloma?
Här är några av våra smarta funktioner.
- Designa snygga nyhetsbrev enkelt och snabbt
- Schemalägg mailutskick
- Använd färdiga mallar med några få klick
- Få hjälp att följa GDPR
- Gör vissa delar av din design låsta och ha andra öppna
- Jobba tillsammans med ditt team direkt i plattformen.
Testa Paloma idag
När du ska börja med mailutskick är det perfekt att få lite hjälp på vägen. Paloma hjälper dig med allt som har med din e-postmarknadsföring att göra. Få kontroll över alla delar med en smidig överblick, med vårt verktyg får du allt du behöver på ett och samma ställe.
Letar du efter ett verktyg som kan hjälpa dig med mailutskick? Börja använda Paloma och förenkla din e-postmarknadsföring idag!