20 Tips för att arrangera ett lyckat event
- Sätt ett tydligt mål för eventet. Börja med att sätta ett klart syfte och konkreta mål för eventet. Då vet du varför du ordnar det och kan planera allt därefter. I efterhand blir det också lättare att mäta om eventet blev lyckat utifrån ditt syfte
- Bygg ett bra team omkring eventet. Se till att alla vet sina roller och uppgifter i planeringen av eventet. Med tydliga ansvarsfördelningar och öppen kommunikation undviker du onödiga missförstånd och kan hantera överraskningar smidigt tillsammans med ditt team.Välj rätt plats för eventet. Platsen sätter stämningen, så välj en lokal som passar eventets storlek och stil. Den ska vara lätt att ta sig till, bekväm för deltagarna och ha allt som behövs för att alla ska trivas.
- Bestäm datum med omsorg. Undvik att lägga eventet samtidigt som andra stora event eller viktiga helgdagar. Om du tar reda på när din målgrupp har som lättast att delta ökar chansen att så många som möjligt kan komma på eventet.
- Boka lockande inslag. Välj talare, artister eller aktiviteter som din målgrupp verkligen är intresserad av. Om inslagen passar eventets tema och publikens smak skapar du en förväntan som gör fler sugna på att komma till eventet.
- Planera ett engagerande program. Blanda informativa delar med interaktiva inslag och pauser för mingel.
- Variation i upplägget håller deltagarna engagerade och nöjda genom hela eventet.
- Ta hjälp av sponsorer. Rätt sponsorer kan ge både ekonomiskt stöd och öka trovärdigheten kring ditt event. Genom att välja partners som har nytta av att synas på eventet skapar ni ett samarbete som gynnar alla inblandade.
- Marknadsför eventet brett. En genomtänkt marknadsföringsplan är avgörande för att locka folk till ditt event. Använd flera kanaler – sociala medier, e-post, affischer, kanske influencers – för att nå en bred publik och bygga upp intresset inför eventet.
- Samarbeta med media. Press och media kan ge eventet både spridning och trovärdighet. Skicka pressmeddelanden, bjud in journalister och lyft fram nyhetsvärda vinklar – då ökar chansen att ditt event uppmärksammas brett.
- Gör det lätt att anmäla sig. En smidig och tydlig bokningsprocess minskar risken att folk ger upp på vägen och ger ett bra första intryck av eventet. Använd gärna en modern digital plattform med olika betalningsalternativ så att det är enkelt för deltagarna att säkra sin plats på eventet.
- Använd eventambassadörer. Utse gärna några personer som kan agera värdar och guider under eventet. Deras välkomnande attityd och hjälpsamhet skapar en positiv stämning som får deltagarna att känna sig extra omhändertagna.
- Ta hand om VIP-gästerna. Om du har särskilt viktiga deltagare som talare eller artister, ge dem det lilla extra. Med personlig service och kanske ett eget VIP-område får de en bättre upplevelse och känner sig uppskattade.
- Dekorera med omtanke. Genomtänkta dekorationer förstärker eventets tema och budskap. Genom att välja pynt som passar konceptet skapar du en atmosfär som gör upplevelsen mer minnesvärd för alla på eventet.
- Använd namnskyltar. Det kan verka som en liten detalj, men namnbrickor hjälper deltagarna att lära känna varandra. När alla bär namnbrickor sänks tröskeln för att säga hej, vilket leder till mer mingel och en trevligare stämning på eventet.
- Bjud på god mat och dryck. Förtäring är en viktig del av helhetsupplevelsen på eventet. Anpassa utbudet efter deltagarnas smak, eventuella allergier och tid på dagen, så håller sig alla mätta och nöjda under eventet.
- Skapa ytor för mingel. Ordna bekväma platser där deltagare kan prata och umgås spontant. Genom att uppmuntra nätverkande på eventet hjälper du folk att knyta kontakter och förlänger värdet av att delta.
- Hitta på något extra kul. En tävling, utlottning eller överraskning under eventet ger deltagarna något att se fram emot. Sådana inslag skapar förväntan, ökar engagemanget och gör att ditt event känns ännu mer minnesvärt.
- Tänk på de små behoven. Förbered till exempel en korg med plåster, huvudvärkstabletter och andra nödvändigheter i badrummet på eventet. Det visar omtanke om deltagarnas välbefinnande och de känner sig omhändertagna under eventet.
- Fånga eventets bästa ögonblick på bild. Ett fotobås eller en fotograf ger gästerna underhållning och fina minnen från eventet. Deltagarna kan ta roliga bilder tillsammans och samtidigt få professionella foton som dokumenterar eventet.
- Skicka med en goodiebag. En liten presentpåse låter gästerna ta med sig ett minne hem från eventet. Fyll den med några trevliga små gåvor eller profilprodukter, så avslutar du eventet med en gest som får deltagarna att känna sig uppskattade.