Vad gör en konferencier vid ett event?

Att vara konferencier är mer än att prata i mikrofon. Det handlar om att hålla ihop ett event, skapa närvaro, guida publiken och ge energi till alla i rummet. En riktigt bra konferencier gör att allt känns proffsigt, även när något går fel.

Men vad gör egentligen en konferencier? Här får du en komplett guide med exempel, tips och insikter. Oavsett om du är arrangör eller funderar på att själv ta rollen.

Vad är en konferencier?

En konferencier är den som bär upp programmet som binder ihop, presenterar, håller ihop tiden och ger liv åt hela dagen eller kvällen. Hen är ansiktet utåt och rösten som publiken följer. Rollen kan variera beroende på event, men uppgiften är alltid densamma: att skapa en trygg, tydlig och engagerande upplevelse för alla.

Det är inte bara en person på scen det är någon som guidar alla andra genom innehållet.

Vad gör en konferencier i praktiken?

En konferenciers arbete märks kanske inte alltid men det känns. Hen får övergångarna att flyta, talarna att känna sig trygga och publiken att vara närvarande hela vägen. Rollen är både praktisk och känslomässig ett slags tyst ledarskap.

Här är några typiska uppgifter som visar vad rollen faktiskt innebär:

Vara först på plats, kolla teknik och stämning
Öppna programmet med energi och engagemang
Hålla koll på schemat och tiden
Hjälpa talare känna sig trygga inför sina insatser
Skapa övergångar mellan punkter så eventet känns sammanhängande
Läsa av publiken – när behövs en paus, ett skratt eller en ny ton?
Ställa improviserade frågor om något ändras
Tacka, avrunda och knyta ihop helheten

Konferencier eller moderator – vad är skillnaden?

Konferencier och moderator är två ord som ofta blandas ihop och ibland fyller samma person båda rollerna. Men uppdragen är olika. För att förstå skillnaden kan man tänka på vad fokus ligger på: programmet eller samtalet.

Här förklarar vi hur de skiljer sig och när du behöver den ena, den andra eller båda.

Konferencier Moderator

Leder programmet från scen Leder samtal, t.ex. panel eller debatt

Pratar mer själv, presenterar Ställer frågor till andra

Fokuserar på stämning och flöde Fokuserar på innehåll och diskussion

Ger övergripande struktur Gräver i specifika ämnen

Olika typer av konferencierer

Att vara konferencier kan se ut på många olika sätt beroende på vilken typ av event det handlar om. En del konferencierer är formella och följer ett noggrant manus, andra är mer spontana och bygger stämning med humor och värme. Vissa jobbar inför en publik i smoking, andra framför en skärm i ett webbinarie.

Det viktiga är att hitta rätt stil för rätt sammanhang så att konferencieren förstärker upplevelsen, inte skaver mot den.

Här är några vanliga varianter:

Företagskonferencier för seminarier, kickoffer och konferenser
Galakonferencier vid prisutdelningar, jubileum och fester
Eventkonferencier på mässor, festivaler och utomhusscener
Digital konferencier för webinarier och online-event
Dubbelkonferencier två personer som leder tillsammans, ofta med humor

Behöver vi verkligen en konferencier?

Om du funderar på om det är nödvändigt att boka en konferencier då är du inte ensam. Många arrangörer ställer sig samma fråga. Svaret? Det beror på vad du vill att eventet ska förmedla.

Här listar vi tillfällen då en konferencier gör stor skillnad och varför det kan vara värt det:

Eventet har flera programpunkter eller talare
Du vill ha struktur, energi och trygghet på scen
Du vill att publiken ska känna sig välkomnad och engagerad
Du behöver någon som kan hantera teknikstrul eller improvisera vid ändringar
Du vill avlasta dig själv som arrangör

Konferencierens roll, före, under och efter eventet

En skicklig konferencier dyker inte bara upp på scenen. Hen är aktiv långt innan första talaren går upp och bidrar även efter sista applåden. Det handlar om att ta ansvar för helheten: förberedelse, genomförande och avslut. Låt oss gå igenom hur det brukar se ut i de olika faserna.

Före eventet: Förberedelser

Bakom varje trygg scenperson står en gedigen förberedelse. Det är här grunden läggs för att kunna improvisera, ställa om och samtidigt inge lugn. Den som är konferencier måste förstå både innehåll, struktur och människor. Så här brukar en konferenciers förarbete se ut:

Lära känna eventets målgrupp, syfte och ton
Få koll på alla talare, deras ämnen och namn
Hjälpa till att planera programflöde och tidspunkter
Planera sin egen inledning, övergångar och avslutning
Ha kontakt med teknik och projektledning

Under eventet – Ledarskap från scen

När programmet väl är igång kliver konferencieren fram i rampljuset. Men inte för att stå i centrum utan för att hålla ihop allt omkring sig. Det är nu scenvana, improvisationsförmåga och publiknärvaro sätts på prov. Här är vad som förväntas:

Hålla tempot utan att stressa
Presentera talare med värme och relevans
Skapa tydliga och naturliga övergångar
Läsa av stämningen i rummet och agera därefter
Hantera ändringar eller teknikstrul med lugn och energi

Efter eventet – Sammanfatta och tacka

När sista punkten är klar återstår en viktig sak: avrundningen. Det är lätt att glömma men ett starkt avslut gör att ett event lever kvar. En konferencier som kan knyta ihop, tacka med värme och ge publiken något att ta med sig skapar en komplett upplevelse. Vanliga inslag i avslutningen:

Sammanfatta dagens budskap
Tacka talare, publik och arrangör
Ge en personlig reflektion som rundar av

Egenskaper hos en riktigt bra konferencier

Vad gör att en konferencier känns trygg, intressant och engagerande? Det handlar inte bara om erfarenhet utan också om attityd, nyfikenhet och närvaro. Många som lyckas i rollen är bra på att lyssna, läsa rummet och släppa sitt ego. Här är egenskaper som ofta kännetecknar de bästa:

Scennärvaro: Utstrålar trygghet och lugn
Tajming: Håller koll på schemat – och på energin i rummet
Värme: Skapar trygghet både på och bakom scenen
Flexibilitet: Klarar förändringar utan att tappa tråden
Språklig känsla: Talar tydligt, levande och anpassat efter publiken

Exempel: En dag som konferencier

För att förstå hur det faktiskt ser ut bakom kulisserna kan det vara hjälpsamt att följa en konferencier under en typisk dag. Från morgonens teknikcheck till kvällens tack och avrundning varje del spelar roll. Exempel:

08:00 – Ankomst och teknikkoll
08:30 – Brief med arrangör och första talare
09:00 – Inledning från scenen
09:10 – Introducerar första talare
11:00 – Sammanfattar, puffar för nästa del
13:00 – Håller ihop eftermiddagspass
15:30 – Improfylld hantering av schemaändring
16:00 – Sammanfattning och tack

Tips: Så blir du en bra konferencier

Vill du själv ta rollen – eller har du redan testat? Att bli en bra konferencier handlar om att kombinera planering med spontanitet, närvaro med struktur. Och det går att träna på – både framför spegeln och i skarpt läge. Här är några handfasta tips att ta med dig:

Läs på – om eventet, publiken och talarna
Träna på tid – både i övergångar och helhet
Lyssna aktivt – på publiken och på scenen
Var personlig – men inte privat
Se helheten – du är inte stjärnan, du håller ihop programmet

Vanliga misstag att undvika

Alla gör misstag ibland – särskilt i början. Men vissa fallgropar återkommer hos många som är ovana eller alltför nervösa. Att känna till dem i förväg gör att du enklare kan undvika dem – och få publiken med dig redan från start. Vanliga misstag:

Att prata för mycket om sig själv
Att inte hålla tiden
Att glömma publiken – det är dem du är där för
Att skämta opassande eller internt
Att improvisera utan att vara förberedd

Checklista: Så briefar du din konferencier

Om du anlitar en konferencier är det viktigt att ni samarbetar för att nå bästa resultat. Och en tydlig brief är avgörande. Den sparar tid, undviker missförstånd och hjälper konferencieren att göra sitt allra bästa. Här är vad du bör skicka över:

Körschema med tider och kontaktperson
Info om alla talare (namn, ämne, uttal)
Syftet med eventet
Teknisk info (mic, presentationsbyten, pausplanering)
Vad publiken har för förväntningar
Eventets ton – formellt, familjärt, inspirerande?

Vanliga frågor om konferencierer

Många undrar vad som egentligen ingår i rollen som konferencier, vad det kostar eller om man kan lösa det internt. I den här FAQ:n svarar vi på de vanligaste frågorna – kort och tydligt.

Vad gör en konferencier?

Hen leder eventet hälsar välkommen, presenterar, håller ihop och avslutar med stil.

Är det samma som en moderator?

Nej. En moderator leder samtal, konferencieren leder programmet. Ibland gör samma person båda.

Måste man alltid ha en konferencier?

Nej men det gör stor skillnad för proffsigheten, stämningen och tryggheten på scen.

Vad kostar det att anlita en konferencier?

Det beror på erfarenhet, längd på uppdrag och om resor krävs. Be om offert det är oftast värt det.

Kan man vara intern konferencier?

Ja! Ibland passar det perfekt att någon från organisationen leder så länge personen är trygg på scen.

Vill du skapa ett proffsigt event?

Oavsett om du själv står på scenen eller bokar en konferencier –så är helheten viktigast. På Paloma hjälper vi dig att skapa ett event som hänger ihop, engagerar och ger resultat. Vi erbjuder allt från inbjudningar och biljetter till påminnelser och uppföljning.

Testa vår eventplattform gratis Eller hör av dig – vi hjälper dig att lyckas med nästa event.