Eventguide – planera, marknadsför & genomför lyckade event
Att arrangera ett event kan kännas överväldigande, men rätt plan och struktur gör det både roligare och enklare. Den här guiden hjälper dig att få koll på helheten: från första planeringsmötet till uppföljningen efteråt. Oavsett om du har erfarenhet av att anordna event eller planerar ditt allra första. Du får konkreta tips för alla delar av processen – planering, marknadsföring, genomförande och utvärdering. Checklistan är användbar oavsett storlek eller typ av evenemang, från stora branschevent till frukostseminarier och interna kickoffer.
Tips! Använd checklistan som ett stöd och testa gärna eventmodulen – ett enkelt sätt att planera, marknadsföra, administrera och följa upp ditt event.
Checklista: att göra före, under och efter event
Planera ditt event steg för steg
- Identifiera syftet
Börja med att svara på frågan: Varför arrangerar vi det här eventet? Är målet att sälja, skapa relationer eller bygga varumärke? Formulera ett tydligt syfte och sätt upp mätbara mål (KPI:er) – det gör all planering enklare och mer fokuserad. - Utforska målgruppen
Vilka vill du ska komma? Ju bättre du känner din målgrupp, desto lättare blir det att utforma innehåll, marknadsföring och ton. Vad engagerar dem? Vad får dem att anmäla sig – och dyka upp? - Skapa ett tydligt koncept
Positionera ditt event så det sticker ut och känns relevant. Vad är den unika idén? Vad erbjuder du gästerna – kunskap, inspiration, nätverkande? Låt koncept och tonalitet hänga ihop med ert varumärke. - Fixa sponsorer vid behov
Har du ett publikt event eller en större satsning? Sponsorer kan bidra både ekonomiskt och med innehåll. Erbjud synlighet, värdskap eller programpunkter som motprestation. - Planera det operativa
Gör en tydlig plan för vem som ansvarar för vad – och när. Utse en huvudansvarig, dela upp ansvarsområden och skapa ett körschema som uppdateras längs vägen. Ha koll på tillstånd, säkerhet och mat i god tid. - Välj datum och lokal
Undvik dagar då många är bortresta och se till att lokalen passar eventets storlek. Boka i god tid och säkerställ tillgänglighet, prisnivå och läge. Det är grunden för all vidare planering. - Boka huvudattraktioner
En stark talare, artist eller annan huvudpunkt kan vara avgörande för att locka rätt målgrupp. Anpassa efter syftet och välj med omsorg – både innehåll och personlighet spelar roll. - Gör det minnesvärt
Addera inslag som överraskar eller underhåller – en engagerande talare, en rolig aktivitet eller något oväntat i minglet. Det är detaljerna som skapar helhetsupplevelsen. - Skapa ett program som håller
Blanda innehåll och ge plats för pauser och interaktion. Ett varierat program håller intresset vid liv hela dagen. - Ordna mat och dryck
Boka en pålitlig leverantör i god tid och säkerställ att det finns bra alternativ för alla – även veganskt, glutenfritt och alkoholfria drycker. - Förbered för oförutsedda händelser
Fundera på vad som kan gå fel – och ha en plan B. Mat som inte räcker, teknikstrul, sjukdom – det lönar sig att ligga steget före. - Utse en kontaktperson
En kontaktperson för deltagarna gör stor skillnad. Välj någon med överblick, som kan svara på frågor eller slussa dem vidare rätt. - Sätt upp tydlig skyltning
Gör det enkelt för gästerna att hitta rätt, både utanför och inne i lokalen. Testa gärna skyltningen i förväg.
Marknadsför ditt event effektivt
- Skapa en marknadsplan
Börja med att välja rätt kanaler för din målgrupp – sociala medier, nyhetsbrev, annonser eller samarbetspartners. Bestäm vad som ska kommuniceras, när och hur ofta. - Förmedla ett attraktivt program
Programmet är ett av dina starkaste säljargument. Lyft de viktigaste punkterna och gör det visuellt tilltalande. Var tydlig med vad gästerna får ut av att delta. - Vänd dig till pressen
Rikta in dig mot journalister och bloggare som du tror kan vara intresserade av ditt evenemang. Skicka dem entrépass för att uppmuntra till direktrapportering från eventet. Du kan också se till att föreläsare och artister är tillgängliga för intervjuer innan, så att tidig medierapportering kan hjälpa till att sprida nyheten om eventet.
- Gör en inbjudan som väcker intresse
Anpassa inbjudan efter målgruppen – både visuellt och språkligt. Inkludera allt som gästen behöver veta: datum, plats, syfte, vad som ingår och hur man anmäler sig. - Skicka påminnelser
Följ upp din inbjudan med minst en påminnelse – gärna med nytt innehåll. Lyft fram något extra som gör att man inte vill missa eventet. - Engagera via sociala medier
Skapa en hashtag, dela nedräkningar, visa bakom kulisserna. Be talare och deltagare att dela vidare. Uppmuntra till samtal såväl före som under och efter eventet. - Sälj biljetter
Gör biljettköp enkelt och lättillgängligt på din sajt. Tänk på att göra din eventsida så visuellt attraktiv som möjligt. Öka konverteringen med tidsbegränsade erbjudanden, gruppbiljetter eller rabatter. Det skapar drag i biljettförsäljningen.
Genomför eventet på bästa sätt
- Säkerställ att alla vet vad som gäller
Börja dagen med ett samordningsmöte. Se till att alla har koll på sina roller, tider och kontaktvägar. Ha en plan B om något faller bort. - Välkomna personligt
Ha värdar på plats, visa vägen och möt gästerna med ett leende. Skapa en positiv första upplevelse. - Följ körschemat – men var flexibel
Anpassa dig efter verkligheten. Dra inte över på programpunkter och var generös med pauser. Det ger luft i schemat och en bättre upplevelse. - Håll kommunikationsvägarna öppna
Under eventet är det viktigt att kommunikationsvägarna mellan alla ansvariga fungerar. Stäm av att allt flyter på som det ska. - Var närvarande och synlig
Som arrangör spelar du en nyckelroll. Se till att hinna prata med gästerna, tacka dem för att de kom och var öppen för spontan feedback. - Dokumentera eventet
Fotografera, filma eller livesänd delar av eventet. Det skapar innehåll för framtida marknadsföring och förlänger livslängden på satsningen.
Följ upp och utveckla kommande event
- Tacka deltagarna
Skicka ett personligt tack – via mejl eller brev. Bifoga gärna bilder, summering eller en teaser inför nästa event. - Be om feedback
Skicka en kort enkät direkt efter eventet. Fråga vad som var bra, vad som kan förbättras och hur de upplevde helheten. - Samla teamets reflektioner
Boka ett avstämningsmöte direkt efteråt. Vad funkade? Vad vill ni göra annorlunda nästa gång? Dokumentera insikterna. - Analysera resultatet
Titta på deltagarantal, engagemang, försäljning, social spridning och målgruppens reaktioner. Jämför resultatet med de mål och KPI:er ni satte upp från början. - Planera nästa steg
Hur kan du ta vara på relationerna som skapades? Vad vill du att deltagarna ska göra nu? Följ upp med nya erbjudanden, nyhetsbrev eller nästa inbjudan.
Tips! Använd Paloma för att enkelt kommunicera med dina gäster efteråt – med segmenterade utskick, utvärderingar och påminnelser.
På vår sajt och i vårt nyhetsbrev hittar du fler tips om eventhantering och eventmarknadsföring, liksom e-postmarknadsföring och marketing automation. Här finns mycket att hämta!