Det du behöver veta om nyhetsbrev och GDPR

GDPR är något som det pratats mycket om de senaste åren. Men om du är i en ny situation där lagen helt plötsligt gäller processer din verksamhet, kanske du undrar, vad är GDPR egentligen och hur påverkar det utskick av nyhetsbrev? Den här artikeln tar upp just det.

Söker du en plattform för design och utskick av nyhetsbrev? Testa vår plattform Paloma!

Vad är GDPR?

GDPR står för general data protection regulation och kallas även för dataskyddsförordningen. Den trädde i kraft år 2018 och påverkar hur all typ av verksamhet hanterar eller sparar personuppgifter. Det här påverkar all form av insamling oavsett om det är digitalt eller fysiskt. Lagen är till för att stärka skyddet mot enskilda individer. Den ger människor en större inblick i hur deras personliga uppgifter hanteras och gör att de själva kan välja hur de ska hanteras.

Dataskyddsförordningen har alltså gjort att det nu är hårdare krav på en säker hantering av personlig information. Följer man inte detta finns det risk för stora sanktionsavgifter som följd.

Hur påverkar General data protection regulation min verksamhet?

GDPR innebär att du sannolikt behöver ändra på en hel del processer och liknande om ni på något sätt hanterar personuppgifter. När ni samlar in personuppgifter eller sparar dem, behöver ni ha ett tydligt samtycke från personen i fråga. De måste aktivt tacka ja till detta. Det måste även vara klart varför ni samlar in eller sparar dessa uppgifter. Ni kan inte samla in personuppgifter om det inte är nödvändigt.

Vad räknas som en personuppgift?

Allt typ av information som kan kopplas till en specifik individ är egentligen en personuppgift. Det kan handla om bilder, namn, ip-adress, DNA, hemadress och en hel del annat.

Hur du skickar ut nyhetsbrev GDPR-vänligt

I och med GDPR blev kravet på att aktivt visa samtycke större. Vi på Paloma rekommenderar därför att du hela tiden samlar in adresser med tänket att du ska kunna ta fram och bevisa att det finns ett tydligt samtycke till dina nyhetsbrev. Att en person inte säger någonting, att det finns redan förifyllda boxar eller liknande, räknas inte som att en person visat aktivt samtycke.

Samtycket måste också vara specifikt, du kan bara skicka nyhetsbrev till en som är registrerad om det ämne de direkt tackat ja till. Vill du skicka nya nyhetsbrev som handlar om något annat, behöver du fråga om nya samtycken innan du börjar med dina utskick.

För mer information om GDPR och hur du går tillväga för att på rätt sätt fråga om aktivt samtycke, läs vår artikel GDPR vid kundkommunikation & marknadsföring.

Det du behöver ha med när du ber om samtycke:

Vad ditt syfte är med att spara eller hantera deras personuppgifter.
Ditt eller ditt företags namn, e-post, telefonnummer, adress och organisationsnummer.
Om det finns andra som har tillgång till uppgifterna, namn på dessa.
Kontaktuppgifter till ett dataskyddsombud om ni har ett.
Tydlig information om din skyldighet att lämna ut de personuppgifter du har när personen i fråga ber om sina uppgifter. Även deras rätt att få uppgifter rättade.
Vilka personuppgifter du använder.
Information om att den registrerade kan be om att bli glömd och hur den gör detta.
Vilka skyddsåtgärder som finns och om uppgifterna lagras utanför EU, information om hur du kan få tillgång till dessa uppgifter.
Information om hur de kan dra tillbaka sitt samtycke.
Förklaring kring när samtycket slutar att gälla.

Hur du kommer igång med GDPR och nyhetsbrev

Alla i din verksamhet eller organisation bör åtminstone ha grundläggande kunskap kring vad GDPR är och vad det innebär i praktiken. Har de inte det, behöver det ske en förändring. Om du inte redan gjort det, är det även viktigt att du ser över vad för personuppgifter det är ni hanterar eller sparar. Kolla också vad för typer av personuppgifter ni samlar in idag och fundera över om all information verkligen är nödvändig.

Du ska ha en tydlig översikt över varför du har dessa personuppgifter sparade, du ska med andra ord utan problem kunna förklara varför just dessa uppgifter måste lagras. Ta bort all den information som inte direkt används så fort som möjligt.

Kan du inte visa att du har samtycke från dina mottagare av dina nyhetsbrev behöver du se till att skaffa det snarast. Glöm heller inte att se till att du har en länk där dina mottagare enkelt kan avregistera sig från kommande nyhetsbrev. Gör också någon ansvarig för att radera personuppgifter från registret när någon ber om att bli glömd.

Bra att komma ihåg, finns det en risk att personuppgifter du sparat har hamnat i fel händer ska det här anmälas till dataskyddsinspektionen inom 72 timmar.

Oss, nyhetsbrev & GDPR

Här på Paloma har vi gjort stora förändringar, dels för vår egen del och vår personal, men också för dig som kund. Vi har gjort det enkelt för dig att följa GDPR när du skickar ut nyhetsbrev och annan e-post marknadsföring.

Vi har ett praktiskt prenumerationsformulär för dig som samlar in e-post adresser där du kan lägga till din egen anpassade text för samtycke. Här finns inga förifyllda boxar. Det finns också en automatisk tidsinställd radering av adresslistor, en funktion som gör att du inte sparar information som du inte nödvändigtvis måste ha tillgång till. Vi har också en funktion som gör att dina kunder, lätt kan välja att bli glömda.

GDPR är ett ämne vi är väl insatta i och som vi tar mycket seriöst. Som kund hos oss kan du känna att du är i trygga händer, vi är ett svenskt företag som har all vår informationslagring i Sverige.

Vår plattform Paloma hjälper dig med att:

Designa stilrena nyhetsbrev snabbt och simpelt
Få koll på vad som verkligen intresserar dina läsare
Skapa schemalagda utskick
Använda smidiga mallar
Hålla dig till det GDPR accepterar
Kunna samarbeta med ditt team i plattformen
Låsa vissa delar av din design och hålla andra öppna för variation

Lätt att följa GDPR med Paloma

Ta hand om allt som har med nyhetsbrev att göra på ett snabbt och smidigt sätt. Med Palomas smarta funktioner kan du utan problem hålla dig till processer som följer GDPR. När du har rätt verktyg tillgängliga kan du göra utskick mer effektivt.

Kom igång med Paloma idag och förenkla din e-postmarknadsföring!