Kommunikation är extra central i krissituationer. Snabb och relevant kommunikation till medarbetare, kunder och intressenter är oerhört viktig. När läget ständigt förändras är behovet av uppdaterad och aktuell information extra stort. En tydlig och rak kommunikation kan skapa förståelse och närvaro mellan människor, även om den är digital och på distans.
Nyhetsbrevet ger möjligheter att på ett enkelt och snabbt sätt nå ut med riktade budskap till många. Eftersom vi nu ständigt matas med information från olika håll är det viktigare än någonsin att tänka till kring hur vi kommunicerar så att vårt budskap når fram. Här följer sex viktiga saker du kan tänka på när du skriver ditt nyhetsbrev i kristider.
1. Skicka relevant och aktuellt innehåll
Var verkligen noga med att skicka information som är relevant och aktuell. Använd möjligheten att rikta olika typer av budskap till olika målgrupper. De flesta plattformar för nyhetsbrev har utmärkta funktioner för just detta. Använd dem.
2. Kommunicera hellre ofta än sällan
I svåra situationer är det bra att kommunicera ofta, även om det egentligen inte finns så mycket nytt att berätta. Upprepa istället det du vet just nu; allt för att skapa lugn och trygghet. I tystnad kan spekulationer och rädsla uppstå, och det vill du undvika så långt det går.
3. Var tydlig och uppriktig
Tydlig och rak kommunikation kan skapa lugn och trygghet. Även om kommunikationen inte alltid består av goda nyheter är det bättre att kommunicera det vi vet än att vi försöker dölja eller försköna läget. Ovisshet och otydlighet är betydligt värre än att veta hur det verkligen ligger till. Genom att få ärlig uppdatering på läget kan vi skapa oss en bild av vad som händer och lättare agera adekvat och ta bättre beslut.
4. Var tillgänglig och skapa dialog
Via nyhetsbrevet kan du på ett enkelt sätt skapa kontakt och dialog. Gör det enkelt att ta kontakt med dig eller personer i din verksamhet som kan svara på frågor. Lägg gärna in ett avsnitt i nyhetsbrevet med foton och kontaktuppgifter till de personer som kan svara på frågor just nu.
För att skapa interaktion med dina mottagare kan du till exempel skapa en enkät med frågor som du lägger till i brevet. Svaren på enkäten kan du publicera i nästföljande nummer av nyhetsbrevet.
5. Använd bilder och lättförståeligt språk
Under stress blir det svårare för oss att hantera komplex information. Skriv därför ditt budskap på ett sätt som är enkelt att förstå. Använd gärna bilder och punktlistor för att lätta upp ditt budskap och göra det överskådligt. Diagram och olika typer av grafer är andra sätt som du kan underlätta kommunikationen på.
6. Hänvisa till källan
Om du använder dig av forskningsrapporter eller annan extern information som uttalanden från experter är det viktigt att du kan visa var informationen är hämtad ifrån.
Hör gärna av dig till oss på Paloma om du behöver hjälp, vi finns för dig.
Lycka till!
Camilla Carlgren Berg, april 2020
