2020
2019
2018
2017
2016
2015
2014
Anordna ett lyckat event
20 nov 2019

Checklistan är a och o för ett lyckat event

Som eventmakare har man tusentals saker att hålla reda på samtidigt. Det är mycket som ska hända under de få timmar som eventet pågår. Då är det viktigt att alla vet vad man ska göra och i vilken ordning. Därför är en checklista ett måste.

Checklistor ser naturligtvis mycket olika ut beroende på vad det är för typ av event som ska ordnas. Nedan ser du ett exempel på hur en checklista ser ut. Använd den gärna som inspiration när du ska skriva din egen checklista. Inget event är det andra likt och några av punkterna kommer du kanske att behöva stryka. Men framförallt – du kommer att behöva lägga till många fler!

Skriv ett detaljerat körschema

Ett event utan körschema är dömt att misslyckas. Men kom ihåg att även de flesta körscheman är dömda att misslyckas. Det senare är dock ingen fara om man alltid ser till att vara förberedd för detta. På körschemat ska det framgå vilka som är ansvariga för vad och när och hur de ska agera. Här finns också alla tidsangivelser, men kom ihåg att de med stor sannolikhet inte kommer att hålla fullt ut – och var förberedd på detta.

Gör en ”generalrepetition”

Sammankalla alla inblandade dagen före eventet. Simulera sedan dagen i sammandrag och försök att följa ert tidschema (för ett sådant har ni naturligtvis upprättat). Under hela denna repetition ska ni vara medvetna om att tiderna kan komma att förändras under dagen. Se till att planera för en ”plan B” om tiderna inte håller. Låt alla komma med synpunkter på vad det tycker fungerar bra/respektive dåligt med eventet.

Bestäm en hierarki

Se din eventpersonal som en insatsstyrka eller som en grupp kommandosoldater. Ett event (precis som en polisiär insats) är en händelse där mycket händer under kort tid. Vid en sådan insats gäller det att alla vet vad de ska göra och vem som har sista ordet. Hierarki är viktigt vid en sådan händelse. Kom överens om vem som är ytterst ansvarig för eventet. Gör en rangordning för vem som kommer på tur i ordergivningen.

Underlätta kommunikationen mellan de inblandade

Under eventet är det viktigt att kommunikationsvägarna mellan alla ansvariga är goda. I större sammanhang kan det vara mycket smidigt med kommunikationsradio (typ walkie-talkie) för ordergivning. Vid mindre sammanhang kan det kännas lite fånigt att springa runt med komradio. Då kan ni i stället mötas vid upprepade tillfällen under eventet för att stämma av att allt flyter som det ska.

Program för gästerna

Eventgäster vill oftast ha ett program att följa. De vill veta vilka tider som gäller. Gör ett program med de viktigaste hållpunkterna. Detta ska inte vara lika detaljerat som ert egna interna körschema så klart – bara själva huvuddragen i arrangemanget. Kom ihåg att de tider som du anger där är viktigast att hålla. Detta program får gärna följa med den inbjudan du skickar.

Se till att lokalfrågan är löst tidigt

Lokaler är alltid en svag punkt i eventplanering. Se till att få denna punkt löst tidigt och boka lång tid i förväg. Var så realistisk som möjligt i lokalfrågan. Den får varken vara för liten eller stor för just ditt event. Inte så lätt att förutse ett halvår i förväg – men gör vad du kan i frågan. 

Inbjudan

Hur lång tid innan ska du skicka inbjudan? Två månader i förväg är absolut inte för tidigt. Två veckor i förväg är förmodligen alldeles för sent.  Var ute i god tid så att gästerna hinner boka in sig i kalendern medan den fortfarande är relativt vit.

Var noga med förutsättningarna på inbjudan

Gästerna måste få reda på allt som väntas av dem själva redan i inbjudan. Vad väntas av dem? Hur mycket ska de betala själva och vad ingår? Hur ska de vara klädda? Ska de förbereda för någon form av presentation av sig själva eller det företag de presenterar?

Påminnelse

Skicka ut åtminstone en påminnelse efter det att du har skickat ut inbjudan. Det bör inte vara samma inbjudan en gång till. Det känns tjatigt och kommer att trötta ut mottagaren. Det är bättre att ägna lite tid åt påminnelsen och göra den välkomnande.

Vem är kontaktperson?

Det är viktigt att utse en person som deltagarna kan kontakta med frågor, både inför, under och efter eventet. Det är bra om det endast är en person som tar hand om detta. Gärna en person som har övergripande kunskap om hela eventet och inte bara på detaljnivå. Denna person ska också vara fullt ut inbegripen med vem som ansvarar för vad, för att kunna vidarebefordra frågorna till rätt person.

Är alla tillstånd fixade?

Beroende på eventets storlek så kan det finnas olika krav på tillstånd. Har lokalen den brandklassning som krävs för alla era deltagare? Måste man skaffa tillstånd från räddningstjänsten? Krävs polistillstånd? Behöver man göra något åt trafiksituationen utanför lokalen? Vad krävs för tillstånd där?

Kartor och skyltning

Även om vi lever i GPS-åldern så är många människor fortfarande beroende av vägbeskrivning, kartor och skyltar. Bifoga en mindre vägbeskrivning eller karta i din inbjudan. Ordna skyltningen till lokalen i god tid. Be gärna någon att provköra vägen för att säkerställa att skyltningen fungerar.

Maten

Vi har tidigare nämnt att maten är en av de viktigaste detaljerna under eventet. Boka tidigt en traktör som ni vet är pålitlig och som kan vara flexibel vad gäller tidpunkter. Maten får inte bli den misslyckade detaljen som alla pratar om i efterhand. Kom ihåg att cateringfirmor ofta är uppbokade lång tid i förväg (särskilt de pålitliga). Liksom i lokalbokningen bör du vara ute i god tid även här.

Tack och välkommen åter

Vi har även berättat att resultatet av era ansträngningar visar sig först efter eventet. Det är då som affärerna görs och det är då som snackisarna går om dig ditt företag. Var därför noga med att uppmärksamma deltagarna även efteråt. Skicka ett kort till dem där du tackar för deras deltagande, eller bjud dem åter till samma event nästa år. Vad som helst som får dem att känna sig uppmärksammade.

Få våra smarta tips och öka din kunskap om nyhetsbrev, enkäter och evenemang via vårt nyhetsbrev. Nyhetsbrevet utkommer med ca 10 nummer om året och vi lämnar naturligtvis inte ut din adress till någon och skickar inget annat än nyhetsbrev från oss till dig. Genom att prenumerera samtycker du till att vi använder din e-postadress till att skicka våra kunskapsbrev till dig. Mycket nöje!

Lämna följande fält tomt
LÄS MER

Enkelt verktyg för nyhetsbrev & e-post

Nyhetsbrev verktyg

Det är enkelt att använda verktyget Paloma för att skapa snyggt designade nyhetsbrev. Till din tjänst har du dessutom smarta funktioner som gör att du kan ta din e-postmarknadsföring till nya nivåer.

Nyhetsbrev är en perfekt kanal för att skapa och bibehålla starka kundrelationer. I och med att både dagens och framtidens kunder lever sina liv online är e-postmarknadsföring och e-post både en grundförutsättning och en fantastisk möjlighet för ditt företag att lyckas i er kommunikation. E-postmarknadsföring har i många olika undersökningar visat sig ha bäst ROI (Return On Investment) av alla kanaler, inklusive olika sociala medier.

Det behöver inte vara krångligt att använda ett verktyg för e-post. Vi har jobbat hårt med användbarhet och gränssnitt för att Paloma nyhetsbrevverktyg ska vara så intuitivt och enkelt att förstå och använda som möjligt.

Du kan skapa väldigt snygga nyhetsbrev på ett enkelt sätt med vår drag-and drop-editor. Det finns mängder av automatiserade funktioner som spar tid och frustration när du arbetar med att skapa och skicka ditt nyhetsbrev.

Vill du bjuda in till ett event eller kundevenemang finns Magnet från Paloma som är vårt verktyg för gästanmälningar och biljettförsäljning. Du kan också fånga in feedback direkt i mejlutskicket via snabbenkät.

Är ni flera avdelningar som arbetar med nyhetsbrevet så kan ni använda vår funktion för redaktörskonton och styra vad underredaktören ska kunna ändra i brevet och vilken information de ska få tillgång till. RSS-flöde är en annan tidsbesparande funktion för ditt nyhetsbrev. Låt innehåll och texter flöda in automatiskt från en annan källa så slipper du dubbelarbete!


Epost marknadsföring

Gratis mallar till nyhetsbrev & gott om tips

Genom att använda en mall för ditt nyhetsbrev så kan du hålla kommunikationen konsekvent och genomtänkt . Det underlättar också det kontinuerliga arbetet med ditt nyhetsbrev då du snabbt kommer igång istället för att skapa nya mallar för varje utskick. Till ditt förfogande har du gäng färdiga snygga nyhetsbrevmallar som du kan börja använda direkt. Du har tillgång till ett arkiv både för dina mallar och dina filer, som bilder, dokument och pdf:er.

På vår sajt, i bloggen och via vårt nyhetsbrev finner du gott om tips kring digitala nyhetsbrev och e-postmarknadsföring.

Skicka nyhetsbrev

Skapa & skicka nyhetsbrev snabbt & enkelt

Vårt enkla nyhetsbrevverktyg Paloma hjälper dig att skapa proffsiga, kreativa och intressanta nyhetsbrev i html.

 

✔️ Designa, skicka och följ upp med statistik

✔️ Filtrera, segmentera och rikta innehåll, skicka dina nyhetsbrev till rätt målgrupp

✔️ Hämta innehåll från annan källa automatiskt via RSS, slipp dubbelarbete och automatisera

✔️ Tillämpa marketing automation med triggermejl och automatiska utskick.

 

✔️ Smidig och effektiv drag-and-drop-editor

✔️ Enkel administrering av dina kontakter

✔️ Smart uppföljning

✔️ Stöd för flera redaktörer och/eller konton.

 Skapa nyhetsbrev

Ett uppskattat verktyg för marknadsföring via nyhetsbrev & e-post

Om du vill utveckla företagets marknadsföring via nyhetsbrev och e-post är Paloma perfekt för dig. Du får tillgång till vårt hjälpcenter där du kan hitta allt om verktyget, och fri support.

9 av 10 av våra kunder rekommenderar oss och vi har 97 % supportnöjdhet.
100 % av våra anställda rekommenderar Paloma som arbetsplats. Mer från våra kunder.