Steg fem: Gör en tidsplan

Nu har du grunden klar för din e-postmarknadsföring. Du har ringat in målgrupp, syfte och mål och du har bestämt hur ofta du ska kontakta dina e-postmottagare.

Då är det dags att göra en tidsplan för produktionen av dina utskick. E-marknadsföring bygger i de flesta fall på återkommande kontakt och en tidsplan hjälper dig att avsätta tillräcklig tid för att kunna göra regelbundna utskick.

Exakt hur din tidsplan ska se ut beror naturligtvis på innehållet och frekvensen men här är ett förslag att utgå från.

  1. Skriv ned vilka ämnen och eventuella erbjudanden du vill ta upp i utskicket, fundera på lämpliga bilder, grafiska illustrationer med mera. Det här kan vara bra att göra några dagar innan du börjar det egentliga arbetet med utskicket, så idéerna hinner mogna och kanske kompletteras.

  2. Formulera innehållet i utskicket i form av löpande text, artiklar eller notiser. Hämta hem bilder via eget fotoarkiv, från fotografer eller andra källor. (Obs. Se till att du har rättighet att publicera bilden, att bara hämta en bild på internet utan tillstånd bryter mot upphovsrätten).

  3. Utforma nyhetsbrevet genom att använda professionellt verktyg för e-postmarknadsföring.

  4. Läs igenom det färdiga utskicket och be också någon kollega eller vän läsa det. Det är oftast svårt att se såväl skrivfel som tankefel i det man skrivit själv. Rätta, ändra eller lägg till efter behov. Skicka via e-posten ett testexemplar av nyhetsbrevet till dig själv och någon annan, för att säkerställa att såväl typografi som innehåll är ser ut som du har avsett.

  5. Gör ditt utskick!

Utifrån den här planeringen kan du reservera tid i din kalender för varje utskick. Om du vill fördela punkterna 2-4 över två eller flera dagar bestämmer du själv. Det ska kännas att materialet fortfarande är aktuellt när du gör utskicket, men ha inte alltför bråttom. Slarvfel och faktafel drar ned intrycket av såväl utskicket som det du vill marknadsföra.

Glöm inte att ta hänsyn till helgdagar och semester när du gör din tidsplan. Kanske vill du skicka ut ett extra erbjudande inför julen eller semestern. Undvik däremot att göra utskick när de flesta företag och organisationer har helgstängt. Risken är att ditt nyhetsbrev antingen drunknar i all annan e-post som ska läsas efter ledigheten eller att det känns inaktuellt.

SLUTLIGEN

Tips om innehållet i ditt digitala nyhetsbrev

Att göra ett e-marknadsutskick handlar om att samla information och utforma innehållet på ett sätt som fångar läsarens intresse. Detta skiljer självklart från område till område, från branch till bransch, men här är några tips.

Ha alltid läsaren i fokus

Grundläggande här, liksom i all kommunikation, är att ha läsaren i fokus. Vilken information vill han eller hon ha och i vilken form?

Fundera på vilka e-brev du själv öppnar och vilka du raderar direkt. De brev som du läser med intresse är med största sannolikhet dem där du upplever att du har någon nytta av innehållet. I nyhetsbrev kan det till exempel vara:

  • Företagsnyheter och företagsinformation
  • Frågor och svar
  • Aktuella marknadsundersökningar, nyttiga tips
  • Specialerbjudanden

Om du inte har tillräckligt med underlag själv så utnyttja sökverktygen på internet. Här kan du hitta aktuella företagsnyheter, till exempel på Google News, och också prenumerera på till exempel Google Alerts och Google Reader. Gör det också till en vana att skapa bokmärken till intressanta och relevanta webbsidor.

Skriv kort

I dag bombarderas de flesta av e-post och har varken tid, lust eller möjlighet att läsa allt. Genom att hålla ditt nyhetsbrev kort och koncist är chansen större att det blir läst.

Ibland kanske du ändå vill ta med en längre intervju eller artikel, som du tror kan intressera några i din målgrupp. Det kan du lösa genom att göra en rubrik och en kort presentation i nyhetsbrevet och sedan länka till artikeln. Då kan dina läsare själva bestämma om de vill lägga tid på att läsa detta eller inte.

Skriv personligt

Ingen vill läsa en text som är torr och tråkig. Försök hitta ditt eget tilltal. Ett nyhetsbrev i e-postform är mindre formellt än ett tryckt material. Du kan därför använda en mer personlig ton – som om du talar direkt med din läsare.

Ge dina läsare VIP-behandling.

Dina läsare har aktivt valt att ta emot information från dig, till exempel genom att anmäla sig som mottagare av ditt nyhetsbrev. Ta vara på detta förtroende genom att ge dem VIP-behandling. Det kan vara genom att de är de första som får information om till exempel intressanta branschnyheter, nya produkter eller extrapriser. Det kan också handla om att ge dem specialerbjudanden.