Gör din sändlista mer effektiv

En väl fungerande sändlista för dina e-postutskick är viktig för en effektiv hantering, men också för din trovärdighet som avsändare. Det finns många faror med att hantera stora mängder e-postadresser, men om du lär dig de grundläggande reglerna kan du i stället vinna fördelar. Denna del av utbildningen lär dig att förbättra din sändlista.

Undvik e-post som studsar tillbaka

Du som ofta skickar massutskick med e-post har säkert märkt att inkorgen snabbt fylls med automatiska svar. Det kan gälla att folk är på semester, att mottagarens e-postlåda är full, eller i värsta fall att adressen är fel och inte leder någonstans. Den typ av meddelanden som inte leder någonvart kallas för hårda studsar och sådana ska du försöka undvika. Inte nog med att brevet inte kommer fram, en server som skickar massutskick med för många hårda studsar kan också bli svartlistad så att inga utskick når sina mottagare.

Därför är det mycket viktigt att du ser över och underhåller din e-postlista. Nedan följer tips om hur du på bästa sätt hanterar problemet.

Samla upp och sortera felmeddelandena

De flesta system för e-postutskick har en funktion som gör det möjligt att samla in all data som erhålls från felaktiga adresser. Oftast får du information i felmeddelandet om vad som har orsakat studsen. Sortera felmeddelanden efter vilket typ av fel som anges. Ligger felet hos mottagaren, eller är det något du själv kan åtgärda? Kategorisera informationen i mjuka studsar, hårda studsar och blockerade. Hårda studsar är adresser som inte finns kvar. Mjuka studsar kan vara överfulla e-postboxar eller autosvar om att mottagaren är på semester. Blockerad innebär att mottagaren har svartlistat dig i sitt eget e-postprogram.

Hantera felmeddelandena

När studsarna är sorterade är det lättare att åtgärda dem. Paloma kan automatiskt tvätta bort de hårda studsarna, i annat fall kan man hantera detta själv.

Om du hanterar studsarna på egna servrar så måste du hela tiden vara uppmärksam på förändringar på området. Håll koll på de senaste koderna för felmeddelande så att de kategoriseras som rätt typ av studs. Om du använder en utomstående leverantör av e-postutskick så kan du kräva att denna håller sig uppdaterad på området.

Så underhåller du din e-postlista

Att hantera studsarna är ett viktigt första steg för att komma tillrätta med leveransproblemen. Men det finns mer du kan göra för att upprätthålla en effektiv sändlista med hög leveransbarhet:

  • Ta bort dubbletter. Inte nog med att din lista blir onödigt lång, det irriterar också mottagaren att få två identiska meddelanden.
  • Jämför din sändlista mot kända spamdomäner och ta bort e-post med dåliga domäner.
  • Undersök hur felaktiga adresser hamnade i din lista från början. Har du ett formulär på webbplatsen så kan det handla om att adresserna hanteras felaktigt när de skrivs in i databasen. Se till att mottagaren fyller i sin e-post korrekt från början. Kanske är formuläret otydligt där man fyller i att man vill bli prenumerant.
  • Var försiktigt med generella adresser som till exempel info@, support@ och andra liknande adresser. Ett nyhetsbrev bör gå till en särskild person.
  • Flytta alla inaktiva adresser till en separat e-postlista. Mottagare som aldrig öppnar sin e-post kan i stället hanteras i en separat lista. Sedan anpassar du utskick till dem som gör att de kanske vill aktiveras igen.
  • Var noga med att radera personer som har avanmält sig från listan. Att skicka nyhetsbrev till personer som har avanmält sig brukar ge upphov till irritation och arga svarsbrev. Se till att du eller din leverantör har en fungerande hantering av detta.

Undvik spam-adresser i din lista

Det finns flera faror med att inte underhålla sin sändlista, men den största är förmodligen att bli identifierad som en spam-server. Då kan alla dina utskick blockeras. För att undvika detta bör du se till att inte ha med adresser som innehåller ordet "spam". Att undvika spam-fällor är svårare än så, men detta är ändå ett enkelt sätt att undvika många av problemen. Ytterligare en åtgärd man kan vidta är att jobba med verifiering av e-post.

Låt mottagaren verifiera sin e-postadress

Det är bra att låta mottagaren verifiera sin e-postadress till din lista så den är "äkta" och att personen har medgivit att den vill ta emot utskick. Ett bra sätt att ta reda på detta är att du låter skicka ett bekräftelsemeddelande där mottagaren får verifiera sin adress med ett så kallat Double Opt-in förfarande.