Ju högre grad av medgivande dina prenumeranter ha gett, desto bättre respons får du på dina nyhetsbrev. Tvärtom gäller, att ju lägre grad av medgivande du har, desto sämre respons får du, i värsta fall irritation riktad mot ditt företag.

Tydliga etiska riktlinjer minskar risken för att ditt utskick ska uppfattas som spam. Negativt inställda mottagare rapporterar gärna meddelanden som spam, vilket kan sätta käppar i hjulet i framtiden. Förutom de tekniska svårigheterna med leveransbarhet, så har många väldigt starka känslor kring spam. Man blir irriterad, vissa blir ovilliga överhuvudtaget göra affärer med avsändaren.

Sammanfattningsvis: Skicka inte e-post till folk som inte vill ha den. Gör det tydligt vad man tackar ja till vid prenumerationen och gör det enkelt att avregistrera sig.

För att säkerställa att ni inte bryter mot några lagar - varken skrivna eller oskrivna - är det bra med en nedtecknad policy. Riktlinjer gör lagen mer gripbar i sin tillämpning och kan också fungera som ett underlag för diskussioner kring e-postmarknadsföring.

Man skulle kunna säga att information via e-post endast får sändas om följande förutsättningar är uppfyllda:

  • Information får bara sändas till konsumenter där det redan finns ett etablerat kundförhållande, till exempel om mottagaren har köpt något eller redan abonnerar på befintligt nyhetsbrev
  • Mottagaren får inte ha tackat nej till att sin e-postadress används i marknadsföringssyfte
  • Marknadsföringen måste gälla företagets egna likartade produkter som den mottagaren köpt förut
  • Mottagaren måste få möjlighet att kostnadsfritt och enkelt förhindra att e-postadressen används i marknadsföringssyfte
  • E-postutskicken ska innehålla en giltig adress dit mottagaren kan sända en begäran om att marknadsföringen ska upphöra
  • Informationen i nyhetsbrevet får inte ha innehåll som kan uppfattas som stötande, kränkande eller uppmuntrande till brottslig handling

Adresshanteringen - etisk tillämpning i praktiken

En adresspolicy är givetvis nödvändig. Personuppgiftslagen (PuL) är till för att skydda individens integritet på nätet. Enligt den är det olagligt att lagra personuppgifter utan individens samtycke. Lämna inte heller ut uppgifter till tredje part; det innebär helt enkelt att samtycket inte gäller längre.

Detta säger Personuppgiftslagen (PuL)

Några definitioner av begrepp:
Som personuppgift definieras enligt PUL: All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. Detta inbegriper till exempel en e-postadress som förnamn.efternamn@företag.se, eftersom man kan lista ut vem som döljer sig bakom adressen. Vidare gäller att lagringen av personuppgiften, i det här fallet e-postadresser, i vissa fall namn, företag, etc., måste var ändamålsenlig. Det ska alltså vara tydligt för den som registrerar sig för ett nyhetsbrev vad hon eller han registrerar sig för.

"Med samtycke avses varje slag av frivillig, särskild och otvetydig viljeyttring genom vilken den registrerade, efter att ha fått information, godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne."

För e-postmarknadsförare betyder det här opt-in; vi frågar efter tillåtelse för att spara adresser och skicka nyhetsbrev. Den registrerade kan också ta tillbaka sitt samtycke. Om man avregistrerar sig, så ska adressen försvinna.

Best practice

1. Visa källan för medgivande överallt
Lägg till en länk i nyhetsbrevet med källinformation om prenumerationen, exempelvis: "Genom aktivt medgivande har du blivit prenumerant av Palomas nyhetsbrev genom din e-postadress adress@exempel.se. Medgivande skedde från "URL-adress" den 12 augusti 2006 klockan 14:17."

2. Sätt tydliga riktlinjer för Opt-in och håll fast vid dessa riktlinjer

3. Skicka en konfirmering via e-post
Notera att vi inte menar ett dubbelt medgivande utan helt enkelt ett artigt e-brev där ni tackar mottagaren för att denne vill ta emot information från er.

4. Visa vart utgången är
Ha alltid med en länk för avregistrering i ditt utskick.

Olika grader av medgivande

Double Opt-in

Det finns ingen högre grad av medgivande än dubbel Opt-in. Den skapar good-will genom sin seriositet, men det är få företag som använder den. Enligt en undersökning av Silverpop är det endast ungefär 5% av Fortune 500-företagen som använder dubbel Opt-in.